Hóa đơn điện tử là hóa đơn được tạo lập và lưu trữ trên phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại hóa đơn khác nhau. Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử sẽ bị hủy theo quy định của pháp luật. Vậy theo quy định, Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy với cơ quan thuế có được không? Trường hợp nào phải hủy hóa đơn điện tử? Xử lý thế nào khi bên bán tự hủy hóa đơn đã kê khai thuế mà chưa có sự đồng ý của bên mua? Hủy hóa đơn điện tử đặt in mua của cơ quan thuế thì có bị xử phạt không? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Thế nào là hủy hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có các quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng. Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Trường hợp nào phải hủy hóa đơn điện tử?
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định rõ về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-hóa đơn điện tử đã hủy tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Như vậy, liệu có được Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy không? Chúng ta cùng tìm hiểu câu trả lời qua nội dung tiếp theo.
Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy có được không?
Căn cứ khoản 2 Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn;
b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.”
Như vậy, trường hợp này bên khách hàng của bạn có kê khai sai hóa đơn điện tử mà bên cơ quan bạn đã hủy vậy trong trường hợp này bên họ sẽ có trách nhiệm phải điều chỉnh lại kê khai của mình để làm giảm số thuế điện tử đã được khấu trừ. Trường hợp này bên bạn đã hủy hóa đơn với cơ quan thuế thì không thể khôi phục lại được. Bạn có thể làm 1 thông báo dạng văn bản có chữ ký đóng dấu của công ty bạn để thông báo về việc hóa đơn đã hủy cho phía đối tác để họ biết và biện pháp xử lý và trách nhiệm như thế nào thì bên đối tác sẽ phải tự chịu trách nhiệm vì công ty bạn đã có trách nhiệm thông báo trước thời hạn cơ quan thuế thanh kiểm tra.
Xử lý thế nào khi bên bán tự hủy hóa đơn đã kê khai thuế mà chưa có sự đồng ý của bên mua?
Căn cứ Điều 17 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập như sau:
“1. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).
b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.“
Như vậy, theo quy định thì nếu hóa đơn có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì hai bên lập văn bản ghi rõ sai sót , hủy hóa đơn cũ và bên bán lập hóa đơn mới thay thế. Bạn kiểm tra lại xem có đúng là sai sót theo quy định trên hay không. Sau đó các bên tiến hành nộp hồ sơ khai thuế bổ sung.
Bên bán cần thu hồi lại/ hủy hóa đơn xuất lần 2, muốn chỉnh sửa thì bên bán và bên mua cần xử lý như sau:
– Thứ nhất, lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có 1 chữ ký giữa 1 trong 2 bên (tức phải có sự đồng ý của 2 bên thì mới được coi là hợp lệ);
– Thứ hai, nếu hóa đơn đã thưc hiện kê khai thuế (1 trong 2 bên) thì phải viết hóa đơn điều chỉnh chứ không được xuất hóa đơn thay thế. Trường hợp hai bên chưa kê khai thuế thì mới lập biên bản thu hồi hóa đơn và có chữ ký 2 bên thì bên bán mới xuất hóa đơn thay thế;
Hủy hóa đơn điện tử đặt in mua của cơ quan thuế thì có bị xử phạt không?
Hiện nay, nếu hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp phải hủy thì sẽ không bị xử phạt. Còn các trường hợp hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật sẽ bị xử phạt.
Căn cứ Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức xử phạt của việc hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật như sau:
– Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
+ Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
+ Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
+ Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
+ Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
+ Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
– Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.
Mời bạn xem thêm:
- Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân online
- Cách tính hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy định năm 2022
- Thủ tục miễn thuế thu nhập cá nhân khi bán nhà năm 2022
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như Công việc phải làm báo cáo thuế tháng, quý, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, đăng ký mã thuế số cho công ty… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X.
Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định, nếu hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế nhưng xảy ra sai sót thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh không được phép hủy bỏ. Trường hợp làm trái quy định thì sẽ bị xử phạt theo hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Với hóa đơn điện tử có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh/ thay thế theo quy định tại Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
Người bán phải thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót (theo mẫu) hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào. Thời hạn: Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước, hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó phát sinh việc hủy/ chấm dứt việc cung cấp dịch vụ: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (theo mẫu).