Khi thực hiện các thảo tác trên hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể xảy ra sai sót và muốn hủy số hóa đơn điện tử đó. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thắc mắc rằng liệu hóa đơn điện tử có hủy được không. Việc hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện theo quy định pháp luật. Vậy, đơn điện tử có hủy được không theo quy định hiện nay. Để giải đáp thắc mắc về vấn đề này, hãy tham khảo bài viết dưới đây của Kế toán X nhé, hy vọng có thể giúp đỡ cho bạn khi hủy hóa đơn điện tử.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hủy hóa đơn là gì?
Hủy hóa đơn được quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”.
Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm hủy hóa đơn để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau, có cách thức thực hiện khác nhau.
Có thể thấy hủy và tiêu hủy hóa đơn có sự khác nhau về bản chất như:
– Khi hủy hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng (áp dụng khi hủy đơn có sai sót theo quy định).
– Khi tiêu hủy hóa đơn thì hóa đơn đó không còn “tồn tại” trên hệ thống nếu là hóa đơn điện tử hoặc không còn tồn tại trên thực tế nếu là hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử có hủy được không?
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
Ngoài ra, khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:
“b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”.
Như vậy, hóa đơn diện tử có sai sót sẽ được hủy trong một số trường hợp (thông thường sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn).
Quy định về hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, Người nộp thuế cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử trong 2 trường hợp:
– Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
– Trường hợp Người nộp thuế đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, Người nộp thuế có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi Cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên Cơ quan thuế, Cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của Người nộp thuế.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thực hiện thủ tục huỷ hoá đơn điện tử theo các bước sau:
Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp khi huỷ hoá đơn điện tử phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn điện tử.
Hội đồng hủy hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải có:
- Đại diện của ban lãnh đạo.
- Đại diện bộ phận kế toán.
Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn điện tử có trách nhiệm trước pháp luật và vai trò thực hiện các hoạt động sau:
- Tạo Bảng kiểm kê hóa đơn điện tử cần hủy.
- Thực hiện hủy hóa đơn và tạo biên bản hủy hóa đơn điện tử.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử.
Lập Bảng kiểm kê
Bảng kiểm kê hoá đơn điện tử cần huỷ sẽ do Hội đồng huỷ hoá đơn tạo lập, ký xác nhận và tiến hành kiểm kê số hóa đơn điện tử cần hủy. Theo quy định của pháp luật, Bảng kiểm kê hóa đơn điện tử cần tiêu hủy ghi chi tiết các mục sau:
- Tên hóa đơn
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
- Ký hiệu hóa đơn điện tử
- Số lượng hóa đơn bị hủy (từ số… đến số… hoặc liệt kê chi tiết số của từng hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liền nhau).
Hội đồng ký biên bản hủy hóa đơn điện tử
Sau khi đã kiểm kê các hoá đơn điện tử cần huỷ, doanh nghiệp và khách hàng sẽ phải lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử để Hội đồng xét duyệt và ký xác nhận tiến hành huỷ các hoá đơn điện tử này. Cụ thể:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ thì phát hiện sai sót về thông tin hiển thị trên hóa đơn.
- Biên bản huỷ hóa đơn điện tử phải bao gồm: lý do huỷ hóa đơn, thông tin của hoá đơn, chữ ký, đóng dấu của hai bên mua, bán và của Hội đồng. Hội đồng sẽ xét duyệt và ký biên bản này để tiến hành thực hiện huỷ hoá đơn điện tử.
- Bên bán sẽ lưu trữ hoá đơn lập sai, thực hiện tạo lập hoá đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Yêu cầu hoá đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày… tháng… năm…”.
- Thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử sẽ được thao tác trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử cấp bởi đơn vị bán dịch vụ.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua. Tuy nhiên, người mua và người bán vẫn chưa kê khai thuế.
Trường hợp này lập biên bản và thực hiện huỷ hoá đơn điện tử tương tự như trường hợp 1.
Trường hợp 3: Doanh nghiệp trước khi giải thể, ngừng kinh doanh.
- Trường hợp này doanh nghiệp cần thực hiện huỷ toàn bộ hoá đơn điện tử của công ty. Biên bản huỷ hoá đơn điện tử tương tự các trường hợp trên.
- Thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử sẽ được thao tác trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử cấp bởi đơn vị bán dịch vụ.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử
Sau khi tiến hành huỷ hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần điền thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Thông báo này phải bao gồm: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy,…
Mời bạn xem thêm:
- Quy định hủy hóa đơn điện tử
- Phương pháp hủy hóa đơn điện tử không sử dụng năm 2022
- Cách nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử qua mạng
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết Kế toán X tư vấn về “Hóa đơn điện tử có hủy được không theo quy định 2022?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Đội ngũ luật sư của Công ty Kế toán X luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc liên quan đến báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mã số thuế doanh nghiệp,… của bạn. Nếu có những vấn đề nào chưa rõ cần được tư vấn thêm quý độc giả hãy liên hệ ngay tới hotline 0833102102 để được các chuyên gia pháp lý của Kế toán X tư vấn trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế thì người bán sử dụng mẫu số 04/SS-HDĐT để thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Tuy nhiên, người bán nên thực hiện việc thông báo ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót trong trường hợp phải hủy để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn.
Khi thực hiện huỷ hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:
– Đối với các hoá đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật: Trong trường hợp không có yêu cầu nào khác từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ví dụ: Cơ quan Thuế), người đại diện đơn vị kế toán của doanh nghiệp theo pháp luật được phép ra quyết định tiêu huỷ.
– Mỗi doanh nghiệp sẽ có điều kiện cụ thể để thực hiện tiêu huỷ các hoá đơn điện tử sao cho phù hợp (ví dụ: sử dụng các phần mềm Dịch vụ hoá đơn điện tử riêng).
Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định biện pháp xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn. Theo đó, hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn tùy vào số ngày quá hạn mà mức xử phạt sẽ khác nhau. Cụ thể:
– Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn phải hủy theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ;
– Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng đối với hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc kể từ ngàu hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định;
– Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với:
+ Hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định;
+ Không hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
+ Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót.
Bên cạnh đó, việc hủy hóa đơn không đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật cũng sẽ bị phạt tiền với mức là 4 triệu đến 8 triệu đồng.