Hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng trọng việc chứng minh tài chính của cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh và cũng là chứng từ quan trọng để cơ quan thuế kiểm soát tình hình kinh tế, tránh trường hợp không thực hiện nghĩa vụ thuế không đúng hoặc không đủ. Nhưng nếu trường hợp hóa đơn điện tử bị sai thì có điều chỉnh được không? Điều chỉnh háo đơn điện tử sai nội dung như thế nào? Cùng Kế toán X tìm hiểu chi tiết quy định pháp luật về quyết toán thuế.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định rõ tại điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”.
Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lí hơn. Tương tự như nghĩa chung đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được đặt ra khi có sai sót.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hình thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được xử lý theo những cách sau:
(1) Hủy hóa đơn điện tử
Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
(2) Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
(3) Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Lưu ý: Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
(4) Người bán kiểm tra sai sót
Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.
Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung như thế nào?
Muốn điều chính hóa đơn điện tử sai nội dung thì bạn cần làm các thủ tục theo quy định như sau:
Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số việc cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau:
- Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung như thế nào?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký hóa đơn điện tử, khôi phục mã số thuế doanh nghiệp bị khóa, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mã thuế số cho công ty, quyết toán thuế tncn online, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Các chứng chỉ hành nghề kế toán năm 2022
- Khai thuế, tính thuế trực tiếp của nhà cung cấp ở nước ngoài được quy định thế nào?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
Câu hỏi thường gặp
Các hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ được quy định tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Điều 5. Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ
Đối với công chức thuế
a) Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;
b) Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
c) Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.
Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan
a) Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
c) Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.”
Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế (CQT) chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì:
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót
Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã. Sau đó gửi người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Ví dụ: Công ty Cổ phần Hồng Anh đang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Ngày 02/04/2022, Công ty bán 2 máy chụp ảnh canon cho Công ty TNHH SA và đã xuất hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã. Đồng thời, sau khi xuất xong Công ty Cổ phần Hồng Anh phát hiện đã xuất sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.
Vậy trường hợp trên, Công ty Cổ phần Hồng Anh cần thực hiện gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đồng thời hủy hóa đơn sai sót đã xuất và lập lại hóa đơn với nội dung đúng
