Hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính phát hành dành cho các doanh nghiệp đang kinh doanh hiện nay để thay thế việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Để phát hành hóa đơn điện tử điều quan trọng là phải xử lý các thủ tục, mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Vậy phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng Kế toán X tìm hiểu thông qua bài viết Quy trình phát hành hóa đơn điện tử hóa đơn điện tử năm 2022
Căn cứ pháp lý
- Luật quản lý thuế 2019
- Nghị định 123/2020
Quy định về phát hành hóa đơn điện tử
Khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích định nghĩa về hóa đơn điện tử như sau
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
– Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
– Các loại hóa đơn khác gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Để sử dụng được hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần chuẩn bị điều kiện như sau:
Người nộp thuế theo phương pháp kê khai cần chuẩn bị các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…các thiết bị phải có kết nối mạng internet, chữ ký số và phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng quy định về việc lập hoá đơn theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định số 1450/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế quy định thành phần dữ liệu nghiệp vụ và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.
Người nộp thuế theo phương pháp khoán cần chuẩn bị các thiết bị thông minh như điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính,…có kết nối mạng internet.
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020 và được cơ quan thuế gửi thông báo điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến người nộp thuế về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Lưu ý: người nộp thuế theo phương pháp khoán gửi đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải kê khai, nộp thuế cho phần phát sinh của hóa đơn trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn.
Thời gian phát hành hóa đơn điện tử
Khoản 2 điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
Điều 15. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
“Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.”.
Quy định này được xác định đối với các hóa đơn điện tử có mã.
Với quy định của pháp luật hiện hành. Thì sau 01 ngày làm việc thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử. Thực hiện trong mẫu thông báo do cơ quan thuế phản hồi lại. Trước đó, để thực hiện các nhu cầu. Doanh nghiệp, tổ chức phải chuẩn bị hồ sơ và nộp đến cơ quan thuế theo trình tự, thủ tục pháp luật. Để cơ quan thuế nhận được hồ sơ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Phát hành hóa đơn điện tử là một bước quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy trình, thủ tục pháp luật quy định.
Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
HỒ SƠ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử – (Do giám đốc ký);
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử Mẫu số TB01/AC;
- Hoá đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
Trình tự các bước thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng như sau:
Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK
Doanh nghiệp tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản mới nhất về máy.
Đăng nhập vào phần mềm HTKK
Sau đó điền đầy đủ thông tin vào các trường dưới đây => “Ghi” (Các trường có dấu (*) là bắt buộc phải nhập).
Vào Hóa đơn chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
Xuất hiện Chọn kỳ tính thuế, chọn Đồng ý
Nhập đầy đủ và chính xác thông tin trên tờ khai TB01/AC dưới đây => Ghi (1)=> Kết xuất (2)=> Kết xuất XML (3) => Kết xuất (4)
Lưu ý:
- Mã loại hóa đơn, tên loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, doanh nghiệp in/doanh nghiệp cung cấp phần mềm phải được ghi đúng như trên mẫu hóa đơn doanh nghiệp mua của nhà cung cấp.
- Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn sẽ sau ít nhất 2 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hóa đơn.
Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập:
Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:
“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”
Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.
Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
- Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
- Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn thành nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể tự tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn để chủ động biết được hóa đơn đã được phát hành hay chưa. Cụ thể các bước tra cứu như sau:
Bước 01: Truy cập vào đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa. Nếu đã đầy đủ thông tin tức hóa đơn đã được phép sử dụng.
Bước 02: Chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân;
Sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực và ấn Tìm kiếm.
Bước 03: Di chuyển chuột chọn vào ô bên dưới của Ngày phát hành, doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế.
Bước 04: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu, gồm:
– Mẫu số hóa đơn.
– Ký hiệu hóa đơn.
– Số lượng phát hành (từ số nào đến số nào).
Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục Thông báo phát hành hóa đơn thành sang “ Đã có hiệu lực”, sau đó doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử
Cách phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi lại các thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, chữ ký số, chữ ký điện tử ,cả trường hợp hóa đơn được hình thành từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Phát hành hóa đơn điện tử cần phải đăng ký và thông báo tới cơ quan thuế
Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử
Thứ nhất, Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Mẫu hóa đơn (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
Lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu: phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word
- Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.
- Chữ ký số để ký điện tử.
Thứ hai, Thông báo phát hành hóa đơn
Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử gồm 3 bước dưới đây: (1) Lập thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK; (2) Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng; (3) Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng.
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín. Tất cả các đơn vị này đều phải được cấp giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng Cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hoá đơn điện tử tại website của các cục thuế.
Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:
Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
- Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi
- Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
- Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế
Thông báo phát hành hóa đơn
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung:
- Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
- Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
- Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo;
- Ngày lập Thông báo phát hành;
- Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn
Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
- Thông báo phát hành hóa đơn
Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu
Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Sau 2 ngày kể từ ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu tại “Tham số tra cứu”.
- Nếu doanh nghiệp thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin: Thông báo phát hành hoá đơn thành công, doanh nghiệp được phép sử dụng hoá đơn
- Nếu chưa có kết quả: Thông báo không thành công. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để biết lý do và tiến hành thực hiện lại thủ tục phát hành hoá đơn.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Chi phí phát hành hóa đơn điện tử
Khi mua và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ phải chi ra 2 loại chi phí sau đây:
– Phí khởi tạo: Là loại phí khởi tạo dịch vụ Hóa đơn điện tử. Loại phí khởi tạo này chỉ được chi ra chỉ một lần, đó là lúc doanh nghiệp bắt đầu mua hóa đơn điện tử. Không tốn chi phí duy trì, không thu phát sinh.
– Chi phí gói cước Hóa đơn điện tử: Đây là chi phí mua các gói hóa đơn điện tử để sử dụng. Các gói hóa đơn điện tử là gói cước số lượng hóa đơn. Mua và sử dụng, gói hóa đơn không có thời hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng cho đến khi hết hóa đơn thì mua mới
Theo đó, khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần bỏ ra 2 loại chi phí, trong đó có phí khởi tạo là chi phí tốn một lần duy nhất, và còn lại là chi phí mua gói hóa đơn điện tử.
Dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử của Kế toán X
Hiện nay, việc sử dụng hóa hóa đơn điện tử là bắt buộc. Nhưng việc thực hiện trình tự, thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tương đối là khó. Để thuận tiện hơn cho khách hàng. Kế toán X xin giới thiệu dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử của kế toán X.
Khi sử dụng dịch vụ của Kế toán X. Chúng tôi sẽ thực hiện:
- Tư vấn các điều kiện, thủ tục phát hành hoá đơn điện tử cho khách hàng;
- Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử cho khách hàng;
- Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Ưu điểm dịch vụ của Kết toán X
1.Sử dụng dịch vụ của Kế toán X chúng tôi đảm bảo sẽ giúp bạn thực hiện khâu chuẩn bị hồ sơ hiệu quả, đúng pháp luật. Bạn không cần phải tự thực hiện chuẩn bị giấy tờ.
2. Sử dụng dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử của Kế toán X sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ không phải tốn thời gian để chuẩn bị hồ sơ; nộp hồ sơ hay nhận kết quả thụ lý. Những công đoạn đó, chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện ổn thỏa.
3. Chi phí dịch vụ là điều mà khách hàng quan tâm. Nhưng, bạn đừng lo lắng, vì mức giá mà chúng tôi đưa ra đảm bảo phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Giúp bạn có thể tiết kiệm tối đa chi phí khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Quy trình phát hành hóa đơn điện tử năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng từ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như hủy hóa đơn giấy, bảo hiểm cho người lao động, chốt thuế chuyển quận (thay đổi địa chỉ công ty khác quận),…hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X , Liên hệ hotline: 0833.102.102.
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định hiện hành Đối với hóa đơn điện tử, sau 01 ngày kể từ ngày đăng ký sử dụng hóa đơn hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng hóa đơn đó trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Như vậy, trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng sẽ được coi là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt vi phạm theo quy định. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 23 Nghị định 125/2020 quy định như sau:
3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.
Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.
Trong đó, nếu không thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng mà các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế thì doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế.
Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản sau:
a) Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
b) Tài sản kết cấu hạ tầng;
c) Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
d) Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
đ) Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
e) Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
g) Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.