Mới đây, Bộ tài chính ra ban hành Thông tư 78 về hóa đơn điện tử quy định 1 số điều khoản mới về hóa đơn điện tử. Có thể nhiều người chưa nắm được những quy định mới của Thông tư 78. Vậy, Quy định mới tại Thông tư 78 về hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Kế toán X để nắm rõ hơn về các quy định này nhé.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nghị định 123/2021/NĐ-CP
Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử
Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 1 tháng 7 năm 2022. Theo đó, nó khuyến khích các cá nhân, tổ chức, cơ quan có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng các quy định về chứng từ, hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của Thông tư này và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Tuy vào ngày 01/07/2022 bắt buộc tất cả các tổ chức và cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử nhưng để đẩy mạnh tiến trình phủ sóng của loại hóa đơn này, Tổng cục Thuế đã đưa ra chủ trương để triển khai theo 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 – 3/2022: Triển khai hình thức hóa đơn điện tử ở 6 tỉnh và thành phố gồm Hồ Chí Minh, Hà Nội, Phú Thọ, Bình Định, Hải Phòng và Quảng Ninh.
- Giai đoạn 2 từ tháng 4/2022 đến 7/2022: Triển khai hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh và các thành phố còn lại.
Những điểm mới đáng chú ý của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ là tổ chức hay doanh nghiệp sẽ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử cho các hoạt động mua bán, dịch vụ.
Hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện tên, mã số thuế, địa chỉ của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm Theo đó, việc ủy nhiệm phải được lập thành văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên có đầy đủ các thông tin về:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Thông tin về hóa đơn điện tử gồm ký hiệu hóa đơn, loại hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Thời gian và mục đích ủy nhiệm.
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm cần ghi rõ trách nhiệm thanh toán trên hóa đơn.
Ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số hóa đơn điện tử
Tại Khoản 1, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số hóa đơn như sau.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là những ký tự có một chữ số tự nhiên là 1, 2, 3, 4, 5 và 6, theo đó:
- 1 thể hiện cho hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- 2 thể hiện hóa đơn điện tử bán hàng.
- 3 thể hiện cho hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- 4 thể hiện hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
- 5 thể hiện cho vé điện tử, tem điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
- 6 thể hiện cho phiếu xuất kho kiêm phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử và vận chuyển nội bộ điện tử.
Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử là 6 nhóm ký tự gồm những chữ số và chữ viết thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử. Nó có nhiệm vụ phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ qua thuế hay hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn được sử dụng.
Các ký tự được quy định theo Thông tư 78 như sau:
- Ký tự 1 là C hoặc K, C thể hiện hóa đơn điện tử có mã số của cơ quan thuế và K thể hiện hóa đơn không có mã.
- Ký tự 2 và 3 là hai chữ số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
- Ký tự 4 là một chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn đang được sử dụng.
- Ký tự 5 và 6 sẽ do người bán tự xác định tùy theo nhu cầu quản lý của mình.
Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng
Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn định kỳ sẽ thực hiện theo hợp đồng giữa hai bên có kèm theo chứng từ hoặc bảng kê đã được hai bên xác nhận. Tuy nhiên, thời hạn chậm nhất là vào ngày cuối của tháng có phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.
Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn và có các phát sinh thường xuyên thì doanh nghiệp cần thời gian đối chiếu và soát dữ liệu giữa ngân hàng và bên liên quan. Vì vậy, thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Nhưng thời điểm lập chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
Xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót
Thông tư 78 có hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn điện tử đã gửi nhưng có sai sót trong một số trường hợp:
- Hóa đơn điện tử có sai sót cần phải cấp lại mã hoặc cần điều chỉnh hay thay thế thì người bán sẽ thông báo đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế Giá trị gia tăng.
- Nếu đã điều chỉnh, thay thế nhưng sau đó lại tiếp tục sai sót thì người bán áp dụng như lần đầu.
- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót, người bán sẽ gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai.
- Hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn có sai sót thì bạn chỉ cần thực hiện điều chỉnh mà không cần phải thay thế.
Hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền
Theo quy định tại Thông tư 78, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với các nội dung: tên, mã số thuế, địa chỉ của người mua, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, dịch vụ, giá thanh toán,…
Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ cần ghi rõ giá bán chưa thuế Giá trị gia tăng, tiền thuế Giá trị gia tăng, thuế suất thuế Giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán, mã của cơ quan thuế.
Các văn bản pháp luật, chứng từ về hoá đơn sẽ hết hiệu lực từ 01/7/2022
Trước khi dùng Hóa đơn điện tử của Bộ Tài Chính, các văn bản về chứng từ, hóa đơn sẽ hết hạn từ ngày 1/7/2022. Một số chứng từ và hóa đơn hết hạn bao gồm: Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP, Quyết định số 30/2001/QĐ-BTC, Thông tư số 191/2010/TT-BTC, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Quyết định số 526/QĐ-BTC,…
Hướng dẫn các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP mà các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh cần lưu ý.
Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng hợp đồng điện tử có mã hay không có mã
Đề xác định doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh của mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế, các doanh nghiệp có thể xác định theo cách dưới dây:
– Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định đều được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh). – Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chỉnh tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT. + Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế
Bước 2: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Người nộp thuế lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP) gửi tới Cơ quan Thuế. Lưu ý, có thể nộp trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế (https://www.gdt.gov.vn/wps/portal) hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Sau đó, Cơ quan thuế sẽ phản hồi Người nộp thuế bằng thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB ĐKĐT về việc “Chấp nhận” hoặc “Từ chối” việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của doanh nghiệp.
Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Sau khi được Cơ quan thuế thông báo “Chấp nhận” đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần liên hệ ngay với các đơn vị là Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục thuế lựa chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 để sử dụng.
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũ
Người nộp thuế tiến hành thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thông tư cũ còn tồn theo mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho Cơ quan thuế.
Bước 5: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và gửi cho khách hàng
Người nộp thuế tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử theo đúng Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP để gửi cho khách hàng.
Bước 6: Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26 lần cuối cho hóa đơn giấy và hợp đồng điện tử cũ theo Thông tư 32 khi đến hạn nộp
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Quy định mới tại Thông tư 78 về hóa đơn điện tử như thế nào?”. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Mặc định khi xuất hóa đơn thì tất cả dữ liệu hóa đơn sẽ được truyền lên cơ quan thuế ngay tại thời điểm ký phát hành hóa đơn.
Sau khi đã chuyển hóa đơn theo Thông tư 78 và đã được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải ngừng xuất hóa đơn. Sau đó là thực hiện hủy các hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo Thông tư cũ.
Theo Điểm c, Khoản 3, Điều 13 Nghị định 123/2021/NĐ-CP Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có hoạt động Xuất khẩu (kể cả gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa dịch vụ sử dụng hóa đơn Giá trị gia tăng điện tử.
