Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn giấy năm 2022

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các công ty bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2022. Trước ngày 1 tháng 7 năm 2022, nhà nước khuyến khích các công ty sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy có nhu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải làm thủ tục hủy hóa đơn giấy trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy kế toán X mời bạn tham khảo bài viết Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn giấy năm 2022 nhé

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Khi nào làm thủ tục hủy hóa đơn giấy

Để đảm bảo hủy hóa đơn điện tử đúng loại, tránh sai sót, trước tiên bạn cần nắm rõ những quy định liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử.
Theo đó, cần thực hiện hủy hóa đơn khi phát hiện có sai sót thuộc một trong những trường hợp dưới đây. Đồng thời, các đơn vị, tổ chức kinh doanh cũng phải lập hóa đơn điện tử thay thế. Cụ thể gồm:
– Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ thì phát hiện sai sót về thông tin hiển thị trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng cả người mua lẫn người bán chưa thực hiện kê khai thuế.

Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.
• Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định này trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP 

“Điều 59. Hiệu lực thi hành
Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.[…]
Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020…”

Theo như quy định trên thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2022. Trước thời điểm 01/07/2022 thì doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy, khi muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện việc hủy hóa đơn giấy.

Các phương pháp hủy hóa đơn giấy

Các phương pháp hủy hóa đơn giấy, ghi cắt góc, xé nhỏ,… Ngoài ra:

– Đối với hóa đơn điện tử, ghi: hủy điện tử

– Đối với hóa đơn tự in, ghi: hủy trên phần mềm

Hướng dẫn cách hủy hóa đơn giấy không sử dụng

Hồ sơ hủy hóa đơn giấy

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, hồ sơ bao gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo mẫu.

Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Thủ tục hủy hóa đơn giấy

Thủ tục Hủy hóa đơn giấy không tiếp tục sử dụng gồm 4 bước như sau:

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)

Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục); Hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử

Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bước 4: Doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn

• Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy
• Số lượng: 2 bản (một bản lưu nội bộ tổ chức, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp)
• Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.

Thời hạn hủy hóa đơn giấy không sử dụng

Theo Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.
Trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.

• Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Lưu ý:

• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Hủy hóa đơn giấy qua mạng như thế nào?

Để hủy hóa đơn giấy có thể thực hiện trên phần mềm Hỗ trợ khai thuế của Tổng cục Thuế, lập thông báo hủy hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn.

Các bước lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trên phần mềm HTKK

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Tại màn hình đăng nhập, bạn điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập hệ thống:

Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC).

Bước 2: Điền tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn

Khi điền Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC, bạn lưu ý như sau:

• Điền đầy đủ các thông tin: Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số…đến số…
• Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn.
• Đối với hóa đơn giấy: Ghi “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”. Thông thường, khi hủy hóa đơn giấy, các doanh nghiệp sẽ ghi “cắt góc” (cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị) vì sẽ lưu lại được quyển hóa đơn gốc.
• Đối với hóa đơn điện tử: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên liên hệ với phía nhà cung cấp để được hướng dẫn và giải đáp.

Bước 3: Đăng nhập trang Thuế điện tử

Để nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC qua mạng, bạn cần đăng nhập trang Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.

Trên của trang Thuế điện tử, bạn chọn Doanh nghiệp.

Bước 4: Nộp tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi đăng nhập vào hệ thống của Doanh nghiệp, bạn chọn Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp Tờ khai.

Để nộp tờ khai, cần tải Thông báo kết quả hủy hóa đơn đã lập ở các bước trên lên hệ thống, thực hiện ký điện tử sau đó ấn Nộp tờ khai. Như vậy, tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC đã được nộp cho Cơ quan Thuế.

Mẫu hủy hóa đơn giấy

Tải xuống mẫu biên bản hủy hóa đơn giấy

Dịch vụ hủy hóa đơn giấy của Kế toán X

Từ ngày 01/07/2022, Chính phủ đã ra quyết định bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó các hóa đơn giấy trước đó cần được xử lý theo quy định của pháp luật. Quy trình hủy hóa đơn tương đối phức tạp, cần tuân theo thủ tục trình tự của pháp luật. Vì vậy Kế toán X cung cấp dịch vụ hủy hóa đơn giấy. Nên sử dụng dịch vụ của Kế toán X bởi:

Dịch vụ chuyên nghiệp uy tín: Đội ngũ tư vấn và các chuyên viên tư vấn có kinh nghiệp thực hiện; đảm bảo chuyên môn để hỗ trợ quý khách hàng. Khi sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, khách hàng có thể yên tâm hoàn toàn về thủ tục pháp lý sau khi được thực hiện.

Đúng thời hạn: Chúng tôi đảm bảo dịch vụ luôn được thực hiện đúng thời hạn. Quyền và lợi ích của khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu.

Chi phí: Chi phí dịch vụ của Kế toán X có tính cạnh tranh cao; tùy từng quốc gia cụ thể mà sẽ có mức chi phí khác nhau. Với mong muốn khách có thể trải nghiệm dịch vụ một cách tốt nhất. Chi phí đảm bảo phù hợp, tiết kiệm nhất đối với khách hàng.

Bảo mật thông tin hách hàng: Mọi thông tin cá nhân của khách hàng Kế toán X sẽ bảo mật 100%.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn giấy năm 2022 “. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu thành lập công ty trọn gói, tạm ngừng kinh doanh; Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu; Đăng ký hộ kinh doanh; Bảo hộ quyền tác giả;… của chúng tôi, mời bạn liên hệ: 0833102102

Câu hỏi thường gặp