Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 năm 2022

Hiện nay, theo quy định các doanh nghiệp, công ty đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Viêc tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có hợp lệ, hợp pháp không là vấn đề cần thiết và quan trọng cần phải thực hiện. Vậy việc tra cứu hoá đơn điện tử được thực hiện như thế nào? Cùng Kế toán X tìm hiểu quy định của pháp luật về tra cứu hoá đơn điện tử.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 năm 2022

Tra cứu hóa đơn trên điện tử theo Thông tư 78 trên trang web của Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Nhập các thông tin hóa đơn người bán.

• MST người bán (*): nhập MST người bán, đây là thông tin bắt buộc.
• Loại hóa đơn (*): Có các loại hóa đơn sau: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng/ Hóa đơn bán hàng/Hóa đơn bán tài sản công/Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia/ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ/ Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý. Ở từng loại hóa đơn được quy định chữ số 1, 2 ,3, 4, 5, 6 để thể hiện loại hóa đơn sau:
  • Số 1- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
  • Số 2 – Hóa đơn điện tử bán hàng
  • Số 3- Hóa đơn điện tử bán tài sản công
  • Số 4- Hóa đơn điện tử bán hàng dữ trữ quốc gia
  • Số 5- Hóa đơn điện tử khác: là tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ có tên gọi khác.
  • Số 6- Các chứng từ điện tử được sử dụng như hóa đơn gồm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
  • Do vậy, khi thực hiện tra cứu hóa đơn, kế toán cần chọn ĐÚNG loại hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn (*): Theo TT 78/ 2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm chữ viết và chữ số. Trong đó có phản ánh hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
  • Chỉ tiêu quy định cho ký hiệu hóa đơn điện tử: C 22 T YY
  • Trong đó:
    • C hoặc K: C –có mã của CQT/ K – Không có mã của CQT
    • 22 – Hai số cuối của năm phát hành hóa đơn
    • T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
    • Ngoài ra còn các ký tự khác được quy định như sau:
    • D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
    • L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
    • M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
    • N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
    • B: Áp dụng với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
    • G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ hóa đơn điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng,
    • H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ hóa đơn điện tử là hóa đơn bán hàng.
    • YY: Người bán tự đặt theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thường ký tự viết tắt tên của doanh nghiệp hoặc để YY.
  • Nhập ký hiệu hóa đơn. Ví dụ C22TTP
• Số hóa đơn (*): nhập số hóa đơn cần tra cứu, đây là thông tin bắt buộc. Có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số, ví dụ 1 hoặc 00000001).
• Tổng tiền thuế: thông tin không bắt buộc, kế toán có thể nhập hoặc không nhập.
• Tổng tiền thanh toán (*): nhập số tổng tiền thanh toán trên hóa đơn, thông tin bắt buộc.
• Nhập mã captcha (*): nhập chính xác mã chuỗi captcha hiển thị ô bên trái.

Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn… rồi ấn ”tìm kiếm”

Lưu ý: 

• Chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… .Ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Ký hiệu hóa đơn bỏ chữ số 1, chỉ lấy các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: C22TYY.
• Số hóa đơn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ 1 hoặc 00000001.
• Tổng tiền thành toán: nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
• Mã captcha: nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái màn hình.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu
Nếu nhận được kết quả như nội dùng hình bên dưới thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn.

Nếu kết quả nhận được là ”không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, tức là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác, anh/chị liên hệ bên bán để kiểm tra.

Đăng nhập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ

Đăng nhập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

(Áp dụng với bên bán đã có sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Bước 1: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.

Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.

Để xem thông tin hoá đơn, bạn chọn “Tìm kiếm”. Tại nơi hiển thị kết quả, bạn click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên ứng dụng di động (Mobile App)

• Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng tra cứu hóa đơn điện tử
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản truy cập trên hệ thống Fast e-Invoice (dành cho người bán) hoặc liên hệ với người bán để có thông tin tài khoản đăng nhập (dành cho người mua).
• Bước 3: Trên giao diện ứng dụng, có thể xem các mục như: Danh sách hóa đơn, bản thể hiện hóa đơn (PDF), Tra cứu hóa đơn ở phần báo cáo (dành cho người mua) và Tải tệp hóa đơn gốc (XML) (dành cho người bán).

Tra cứu doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Các bước thực hiện như sau:

• Nhập mã số thuế (*): nhập MST cần tìm.
• Nhập chính xác mã captcha ở ô bên trái.
• Bấm nút Tìm kiếm.

Thông tin kết quả trả về: “Mã số thuế cần tìm đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ- CP”.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đăng ký hóa đơn điện tử, bảo hiểm cho người lao động, khôi phục mã số thuế doanh nghiệp bị khóa, khôi phụ mã số thuế doanh nghiệp bị khóa do không hoạt động tại trụ sở, chốt thuế chuyển quận.… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Mời bạn xem thêm:

• Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử lần đầu năm 2022
• Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2022
• Ngày ký và ngày phát hành hóa đơn điện tử năm 2022

Câu hỏi thường gặp