Xin chào Kế toán X, tôi hiện có giao dịch với một công ty sản xuất, kinh doanh ống nhựa và có nhận được hóa đơn điện tử trong giao dịch gần đây. Tuy nhiên, trong quá trình giao dịch tôi thấy có một vài điểm khả nghi nên muốn kiểm tra xem hóa đơn này hợp lệ, hợp pháp hay không. Vậy xin hỏi có cách nào tra cứu hóa đơn điện tử không? Xin được tư vấn.
Chào bạn, để trả lời câu hỏi trên của bạn và giải đáp những thắc mắc xoay quanh vấn đề các cách tra cứu hóa đơn điện tử. Hãy cùng Kế toán X tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 1, khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì khái niệm của hóa đơn điện tử được ghi nhận đầy đủ như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”
Như vậy ta thấy, trong hóa đơn điện tử còn phân ra hai loại là hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Vì hai loại hóa đơn điện tử mang tính chất khác nhau mà từ đó cũng làm phát sinh hai cách tra cứu hóa đơn điện tử khác nhau, được áp dụng đối với từng loại.
Mục đích tra cứu hóa đơn điện tử
Khi nhận được hóa đơn điện tử, người nhận thường thắc mắc, phân vân không biết liệu đây có phải hóa đơn thật không, có hợp pháp, hợp lệ không. Do đó, tra cứu thông tin hóa đơn ngoài việc kiểm tra tính chất pháp lý và xác thực của hóa đơn, nó còn giúp:
- Nắm bắt thông tin về bên phát hành hóa đơn (bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn).
- Tạo sự minh bạch trong các vấn đề nộp thuế, mua bán.
- Lên phương án xử lý hóa đơn điện tử sau khi đã nắm được thông tin.
Thời điểm cần kiểm tra hóa đơn là: Trong thời gian khoảng 2 ngày bắt đầu từ lúc đơn vị, tổ chức thông báo phát hành hóa đơn điện tử, cần kiểm tra xem hóa đơn đó đã được phép sử dụng hay chưa. Ngoài ra, khi hạch toán và kê khai hóa đơn, cũng cần xác nhận lại tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đã nhận.
Các bước tra cứu hóa đơn điện tử
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn không có mã của Cơ quan thuế
Trước hết muốn tra cứu hóa đơn doanh nghiệp cần áp dụng nguyên tắc của việc tra cứu hóa đơn quy định tại quy định tại Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau khi đã đáp ứng các nguyên tắc tại khoản 1 và khoản 2 Điều 44 như trên, thì người nộp thuế cần làm các bước sau để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Bước 1: Truy cập cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Trước tiên, cần truy cập vào website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn điện tử . Website này được xây dựng nhằm mục đích tra cứu hóa đơn, biên lai bao gồm các thông tin về hóa đơn, biên lai cho Cơ quan Thuế và người nộp thuế phát hành. Tất cả thông tin trên website này đều được tập hợp dựa trên các báo cáo, thông báo của nhiều đơn vị phát hành hoá đơn và biên lai theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, thông tư số 153/2010/TT-BTC và TT số 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Sau khi đã truy cập được vào đường dẫn http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html thì màn hình hiển thị ra như hình minh họa dưới đây.
Bước 2: Nhấn chọn mục “Tra cứu hóa đơn”
Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai” => Chọn “Hóa đơn” => Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu
Nhập đầy đủ các trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Chú ý:
- Đối với tra cứu nhiều hóa đơn thì yêu cầu người tra cứu cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể import lên hệ thống.
- Ngược lại, đối với việc tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì ta tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông
Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử
Sau khi điền đầy đủ các thông tin như mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn,… và tra cứu hóa đơn hiển thị kết quả như sau:
Với kết quả tra cứu hóa đơn điện tử như trên tức là có đầy đủ các thông tin về:
- Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
- Thông tin hóa đơn
Trong trường hợp thiếu một trong hai thông tin về người bán hàng hóa dịch vụ hoặc thông tin hóa đơn thì hóa đơn điện tử đang tra cứu không hợp pháp. Có thể trường hợp đó doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên Cổng thông tin, ngoài ra có thể do trình duyệt web bạn đang sử dụng không phù hợp…
Để giải quyết tình trạng này, các bạn xử lý như sau:
- Liên hệ với người bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì xin bản photo hoặc ảnh chụp của thông báo phát hành hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận.
- Trường hợp đang mở qua trình duyệt Google chrome, Cococ,… các bạn hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
Bước 1: Truy cập vào trang web để xác minh hóa đơn
Trước tiên, cần truy cập trang web xác minh hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục thuế tại https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit.
Hoặc trang web tra cứu hóa đơn điện tử tại đường dẫn http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.
Nhấn chọn “Hóa đơn có mã xác thực” => Chọn “Xác minh hóa đơn”
Bước 2: Điền thông tin của hóa đơn điện tử cần tra cứu
Nhập đầy đủ các tiêu chí thông tin: “Số HĐ xác thực” => “Mã xác thực” => “Mã kiểm tra” => Chọn “Tra cứu”
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn
Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ nếu tiêu chí “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về thuộc một trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi
- Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số …
- Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số …
- Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số …
Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu tiêu chí “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số … ngày….
- Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số … ngày….
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Cách tra cứu hóa đơn điện tử năm 2022″. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như hạch toán thuế độc lập, đăng ký hóa đơn điện tử, Công việc phải làm báo cáo thuế tháng, quý, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đăng ký mã thuế số cho công ty, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Lịch nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hiện nay
- Gửi lại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hiện nay?
- Hiện nay có bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?
Câu hỏi thường gặp
Sau khi đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
– Giải nén file .zip vừa tải về
– Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
– Có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
– Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho người xem.
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
– Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
– Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
+ Tiền mặt
+ Chuyển khoản
+ Thẻ tín dụng
+ Các hình thức khác
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.