Phát hành hóa đơn điện tử là một thủ tục cần có trước khi doanh doanh tiến hành kinh doanh. Phát hành hóa đơn điện tử lần đầu phải tuân thủ theo quy định pháp luật. Có thể, một vài doanh nghiệp chưa nắm rõ được cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu như thế nào? Vì vậy, chúng tôi xin Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế như sau:
- Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn.
- Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Bước 4: Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.
Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Theo quy định về hóa đơn điện tử của pháp luật. Các ổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi hồ sơ thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Để tiếp nhận và xử lý các nhu cầu. Trong đó, phân tích và đánh giá đối với doanh nghiệp và nhu cầu trong hình thức sử dụng, đăng ký.
Hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành bao gồm:
- Mẫu hóa đơn do doanh nghiệp tự chuẩn bị hoặc lấy từ nhà cung cấp. Thể hiện với hình thức và các nội dung được thể hiện khi tiến hành các thanh toán. Thực hiện xác định đối với đơn hàng và các khoản thu. Như đối với giá trị thành tiền đối với giá trị hàng hóa. Để từ đó xác định được nghĩa vụ thuế tương ứng cho doanh thu của đơn hàng. Cũng như xác định với doanh thu thể hiện gắn với các khoảng thời gian quyết toán thuế nhất định.
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC thuộc Thông tư số 26/2015/TT-BTC. Đảm bảo trong hình thức và nội dung bắt buộc. Đảm bảo với các thể hiện để thực hiện xác định thông tin cần thiết. Cũng như ràng buộc quyền và nghĩa vụ phát sinh tương ứng cho các chủ thể.
- Quyết định của cơ quan thuế về việc cho đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn. Gắn với quyền và tiện ích trong sử dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh các nghĩa vụ thuế phải thực hiện trong hoạt động kinh doanh.
Tiến hành thông báo phát hành:
Xác định với bước tiếp theo sau khi hoàn thiện đủ hồ sơ. Đó là phản ánh các nhu cầu đến cơ quan tiếp nhận và giải quyết. Ở đây là cơ quan thuế trong hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực thuế. Doanh nghiệp cần tiến hành thông báo như sau:
Bước 1: Đơn vị cần làm thông báo phát hành trên phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai).
Bước 2: Truy cập website http://nhantokhai.gdt.gov.vn. Thực hiện các thao tác đăng ký nộp thông báo phát hành.
Bước 3: Vào trang web http://nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hóa đơn mẫu qua mạng Internet.
Các thao tác và nhu cầu được thực hiện bằng hình thức trực tuyến. Mang đến các tiện ích cũng như tính hiệu quả của thực hiện. Từ đó mà các nghĩa vụ cũng được tự giác thực hiện hơn trên thực tế. Đảm bảo cho các ý nghĩa trong công tác quản lý.
Sau khi đã tiến hành xong các bước thông báo phát hành hóa đơn. Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần chờ đợi kết quả từ cơ quan quản lý thuế. Nếu như có quyết định đồng ý thì có thể sử dụng hóa đơn. Trong trường hợp không nhận được đồng ý thì thực hiện các điều chỉnh trong nhu cầu cho hợp lý với quy định.
Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu
Các bước thực hiện đối với các đối tượng đăng ký Hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế:
Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế.
Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử cho DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử, trong đó:
- Trường hợp được chấp nhận, Doanh nghiệp tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123.
- Trường hợp không được chấp nhận, Doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
Bên cạnh đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP còn quy định một số nội dung như, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đồng thời, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.
Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123
Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.
Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.
Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng Hóa đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ
Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu Hóa đơn điện tử
Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng
Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng
Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)
Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử lần đầu năm 2022″. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, muốn đăng ký mã số thuế cá nhân , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Sau khi truy cập vào website tra cứu hóa đơn http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn -> Thông báo phát hành hóa đơn -> Hóa đơn -> Tổ chức, cá nhân -> Nhập thông tin vào tham số tra cứu -> Tìm kiếm -> Kết quả để xem chi tiết hơn các bạn có thể click vào cột ngày phát hành hóa đơn.
Có 3 hình thức hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng theo quy định mới mà bạn cần lưu ý, bao gồm:
– Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua;
Mã của cơ quan thuế được thể hiện trên hóa đơn điện tử bao gồm một dãy số giao dịch và chuỗi ký tự, trong đó: Số giao dịch là dãy số duy nhất được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế;
Chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin hóa đơn do người bán lập.
– Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (không phân biệt giá trị từng lần bán/cung cấp hàng hóa, dịch vụ) gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
– Hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Là một dạng hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
