Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử là một thủ tục quan trong khi các doanh nghiệp tiến hành hành kinh doanh. Tuy nhiên, có thể nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ được các thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Vì vậy, Kế toán X xin trình bày thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử qua bài viết dưới đây. Hy vong giúp ích cho các bạn.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Vì sao doanh nghiệp phải đăng ký phát hành hóa đơn điện tử?
Thực hiện thanh toán bằng hóa đơn điện tử cần thông báo, đăng ký. Sau khi có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì đưa vào sử dụng trên thực tế. Đảm bảo mang đến tiện ích thanh toán không dùng tiền mặt. Là nhu cầu của phần lớn người dùng ở các tỉnh, thành phố lớn.
Tại khoản 9 Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính phủ có quy định: “Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;”
Khi đó, không đảm bảo với các nghĩa vụ đóng thuế. Và chính là đang trốn tránh thực hiện các nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước. Các vi phạm nếu bị phát hiện sẽ phải chịu phạt. Do đó mà việc thực hiện hợp pháp trong hoạt động kinh doanh là cần thiết. Vừa thể hiện các ý nghĩa đóng góp trong phát triển nền kinh tế đất nước.
Để sử dụng hóa đơn hợp pháp, cần thực hiện đăng ký. Trước khi sử dụng hóa đơn các tổ chức, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Thực hiện theo đúng quy định và gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Từ đó đảm bảo nghĩa vụ thuế gắn với khoảng thời gian sử dụng hình thức này.
Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử được trình bày sau đây.
Thủ tục cần chuẩn bị khi phát hành hóa đơn điện tử?
Hồ sơ cần chuẩn bị khi phát hành hóa đơn
Theo quy định về hóa đơn điện tử của pháp luật. Các ổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi hồ sơ thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Để tiếp nhận và xử lý các nhu cầu. Trong đó, phân tích và đánh giá đối với doanh nghiệp và nhu cầu trong hình thức sử dụng, đăng ký.
Hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành bao gồm:
– Mẫu hóa đơn do doanh nghiệp tự chuẩn bị hoặc lấy từ nhà cung cấp. Thể hiện với hình thức và các nội dung được thể hiện khi tiến hành các thanh toán. Thực hiện xác định đối với đơn hàng và các khoản thu. Như đối với giá trị thành tiền đối với giá trị hàng hóa. Để từ đó xác định được nghĩa vụ thuế tương ứng cho doanh thu của đơn hàng. Cũng như xác định với doanh thu thể hiện gắn với các khoảng thời gian quyết toán thuế nhất định.
– Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC thuộc Thông tư số 26/2015/TT-BTC. Đảm bảo trong hình thức và nội dung bắt buộc. Đảm bảo với các thể hiện để thực hiện xác định thông tin cần thiết. Cũng như ràng buộc quyền và nghĩa vụ phát sinh tương ứng cho các chủ thể.
– Quyết định của cơ quan thuế về việc cho đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn. Gắn với quyền và tiện ích trong sử dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh các nghĩa vụ thuế phải thực hiện trong hoạt động kinh doanh.
Tiến hành thông báo phát hành phát hành hóa đơn
Xác định với bước tiếp theo sau khi hoàn thiện đủ hồ sơ. Đó là phản ánh các nhu cầu đến cơ quan tiếp nhận và giải quyết. Ở đây là cơ quan thuế trong hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực thuế. Doanh nghiệp cần tiến hành thông báo như sau:
Bước 1: Đơn vị cần làm thông báo phát hành trên phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai).
Bước 2: Truy cập website http://nhantokhai.gdt.gov.vn. Thực hiện các thao tác đăng ký nộp thông báo phát hành.
Bước 3: Vào trang web http://nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hóa đơn mẫu qua mạng Internet.
Các thao tác và nhu cầu được thực hiện bằng hình thức trực tuyến. Mang đến các tiện ích cũng như tính hiệu quả của thực hiện. Từ đó mà các nghĩa vụ cũng được tự giác thực hiện hơn trên thực tế. Đảm bảo cho các ý nghĩa trong công tác quản lý.
Sau khi đã tiến hành xong các bước thông báo phát hành hóa đơn. Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần chờ đợi kết quả từ cơ quan quản lý thuế. Nếu như có quyết định đồng ý thì có thể sử dụng hóa đơn. Trong trường hợp không nhận được đồng ý thì thực hiện các điều chỉnh trong nhu cầu cho hợp lý với quy định.
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 1: Từ tháng 11/2021, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo đến từng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh để Thông báo về thời điểm thực hiện chuyển đổi và các đơn vị phải có có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế hoặc người nộp thuế có thể chủ động nộp tờ khai đăng ký sử dụng.
Bước 2: Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế – Hệ thống hóa đơn điện tử. Việc nộp tờ khai sẽ được thực hiện trực tuyến, NNT không cần nộp bản giấy trực tiếp cho Cơ quan thuế.
Bước 3: Ngay sau khi doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký, Cơ quan Thuế sẽ có phản hồi bằng Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT là tiếp nhận hoặc không tiếp nhận.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kế từ ngày nhận tờ khai đăng ký, cơ quan thuế sẽ phản hồi theo mẫu Thông báo 01/TB-ĐKTĐ là chấp nhận hay không chấp nhận. Cơ quan Thuế sẽ gừi thông báo đến email theo địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Vì vậy người nộp thuế cần rà soát kỹ địa chỉ email để nhận được các thông tin của Cơ quan Thuế.
Bước 4: Kể từ thời điểm Cơ quan Thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 123/2020/NĐ- CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC và phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn).
Đồng thời, người nộp thuế thực hiện hủy hóa đơn theo quy định, gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC và báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26/AC đến Cơ quan Thuế theo hình thức điện tử.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ- CP: Thời điểm ký số trên HĐĐT là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp HĐĐT đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Như vậy ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn không bắt buộc trùng nhau.
Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022), quy định:
“Điều 15. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.“
Như vậy, hiện tại không thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử nữa và phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy đã thộng báo phát hành nhưng chưa sử dụng.
