Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử năm 2022

Trong một số trường hợp các tổ chức kinh tế cần phải chuyển đổi hoá đơn để thuận tiện cho kinh doanh. Từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy và hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử. Vậy hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có được pháp luật cho phép? Thủ tục chuyển đổi hoá đơn được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Kế toán X tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Quy định pháp luật về hoá đơn chuyển đổi?

Khái niệm hoá đơn chuyển đổi:

Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in trực tiếp từ hoá đơn điện tử sang định dạng giấy. Tuỳ mục đích sử dụng của người lập mà có thể chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy nếu đáp ứng các yêu cầu, quy định pháp luật.

Điều kiện chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Hóa đơn chuyển đổi là loại hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Tùy theo yêu cầu và mục đích sử dụng của người lập hóa đơn mà người lập hóa đơn có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang các hình thức hóa đơn giấy khác nhau nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Cụ thể, hóa đơn chuyển đổi được ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Có thông tin ngày thực hiện chuyển đổi.

Hoá đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi tương tự với quy định cũ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ và theo dõi.

Nghĩa là hóa đơn điện tử chuyển đổi không có hiệu lực trong thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Vì không có giá trị pháp lý nên hóa đơn điện tử chuyển đổi không cần đóng dấu và cũng không cần có đầy đủ chữ ký của người bán, người mua.

Khi nào được chuyển đổi từ hoá đơn điện tử?

Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành, Theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, hoặc khi có yêu cầu của các cơ quan nhà nước liên quan như cơ quan Thuế, cơ quan kiểm tra, thanh tra hoặc điều tra.

Như vậy, quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã mở rộng các trường hợp được phép in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể chủ động in chuyển đổi khi có nhu cầu cần sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi.

Thủ tục chuyển đổi hoá đơn từ hoá đơn điện tử.

Đối tượng áp dụng: Hủy hóa đơn của tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…), hộ, cá nhân kinh doanh và trình tự thực hiện như sau:

Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Thành phần Hội đồng hủy hóa đơn:
Phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh
Đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Lưu ý: Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bộ hồ sơ đầy đủ để hủy hóa đơn tự in, bao gồm:
Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết các nội dung sau: Tên hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn; Số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)
Biên bản hủy hóa đơn
Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2019/TT-BTC) phải có các nội dung sau: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; Lý do hủy; Ngày giờ hủy; Phương pháp hủy.
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Có 2 hình thức nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn:
Trực tiếp: Lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại doanh nghiệp, 1 bản nộp cho cơ quan thuế
Nộp thuế qua mạng: Vào phần mềm HTKK thực hiện thông báo kết quả hủy hóa đơn, kết xuất xml rồi nộp qua mạng (tương tự nộp tờ khai thuế GTGT).

Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy?

Hóa đơn giấy là hóa đơn được lập theo quy định của pháp luật về thuế và phát hành sử dụng hóa đơn trong cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa. Hóa đơn giấy sẽ thể hiện đầy đủ thông tin của chủ thể lập hóa đơn bao gồm tên, mã số thuế, thông tin liên quan đến cung ứng dịch vụ, mua bán hàng hóa, chữ ký, con dấu của bên bán và bên mua( nếu có).

Những điểm khác biệt ở hóa đơn chuyển đổi so với hóa đơn giấy:

Đầu tiên về Mẫu: Số liên của hóa đơn điện tử sẽ là 0. Trong khi số liên ở hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9.

– Số seri: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có ký hiệu dạng HM/17E. Số seri trên hóa đơn giấy đặt in có ký hiệu cuối cùng là P, đối với hóa đơn giấy tự in thì có ký hiệu cuối cùng là T.

Chữ ký: Hóa đơn giấy sẽ có chữ ký trực tiếp bằng tay của người lập hóa đơn.

Riêng đối với hóa đơn chuyển đổi sẽ có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và trên hóa đơn sẽ có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

Hình thức: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có ký hiệu thể hiện rõ đó là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và có đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Ngược lại, hóa đơn giấy sẽ do chủ thể lập hóa đơn tự điền thông tin tương ứng với từng lần lập hóa đơn dựa trên khuôn mẫu của hóa đơn đặt in hoặc khuôn mẫu hóa đơn đăng ký do mình tự phát hành.

Mời bạn xem thêm

• Quy định mới tại Thông tư 78 về hóa đơn điện tử như thế nào?
• Doanh nghiệp nhỏ sử dụng hóa đơn điện tử có phải trả tiền không?
• Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành năm 2022

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử năm 2022”. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức hóa đơn điện tử. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân trực tuyến, tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng liên 2 như thế nào, cách phát hành hoá đơn điện tử, báo cáo thuế hàng quý hoặc hàng tháng, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102

Câu hỏi thường gặp