Nhiều người sử dụng hoá đơn điện tử nhung không biết cách xoá hoá đơn khi không sử dung. Bài viết dưới đây của Kế toán X sẽ hướng dẫn bạn đọc cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành năm 2022. Mời bạn đọc cùng tham khảo.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành năm 2022
Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn (nếu hóa đơn cần xóa bỏ đã được lập biên bản hủy hóa đơn thì không cần thực hiện bước này).
Cách 1: Thực hiện trên tab Xử lý hóa đơn.
Vào mục Xử lý hóa đơn, chọn Xóa bỏ hóa đơn.
Nhấn lập biên bản huỷ hoá đơn
Chọn hóa đơn cần lập biên bản.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản hủy.
- Chọn hóa đơn cần lập biên bản hủy trên danh sách, nhấn Đồng ý.
Khai báo thông tin trên biên bản hủy hóa đơn.
- Khai báo lý do hủy hóa đơn.
- Nhấn Ký điện tử để ký biên bản hủy hóa đol theo hình thức ký số đã thiết lập.
- Nhấn Lưu và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng.
- Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
- Để gửi thông tin hóa đơn cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hưởng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên hóa đơn, kế toán có thể sửa lại nếu cần.
- Nhấn Gửi.
Lưu ý. Có thể chỉnh sửa lại biên hủy hóa đơn nếu cần. Xem hướng dẫn tại đây.
Chọn hóa đơn cần xóa bỏ.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần xóa bỏ.
- Chọn hóa đơn cần xóa bỏ trên danh sách, nhấn Đồng ý.
Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.
Lưu ý: Có thể đính kèm biên bản hủy hóa đơn để tiện tra cứu khi cần bằng cách nhấn Chọn tập.
Bước 2: Xóa bỏ hóa đơn sai sót
Nhấn Xóa bỏ hóa đơn.
Chọn hoá đơn cần xoá bỏ
- Chọn hóa đơn cần xóa bỏ trên danh sách, nhấn Đồng ý.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần xóa bỏ.
Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.
Lưu ý: Có thể đính kèm biên bản hủy hóa đơn để tiện tra cứu khi cần bằng cách nhấn Chọn tập.
Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hoá đơn đã bị xoá bỏ, tích chọn gửi thông báo xoá bỏ hoá đơn cho khách hàng.
Cách 2: Thực hiện trên danh sách hoá đơn
Vào mục hoá đơn
Chọn hoá đơn muốn xoá
Nếu hoá đơn được chọn chưa lập biên bản huỷ, nhấn Có để lập biên bản huỷ hoá đơn
Khai báo các thông tin trên iên bản huỷ hoá đơn và thực hiện tiếp các bước như cách 1
Tiêu hủy hóa đơn được quy định như thế nào?
Tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế như sau:
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
d) Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
3. Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế
a) Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
b) Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, tự đăng ký mã số thuế cá nhân online, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính 2 năm liên tiếp..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng như sau:
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.
2. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.
3. Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định này trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Căn cứ Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Theo Khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung hóa đơn như sau:
3. Số hóa đơn
a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.