Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022

Nghiệp vụ kế toán là công việc hết sức nặng nề và phức tạp. Chính vì vậy trong quá trình làm việc không tránh khỏi những sai sót. Rất nhiều công ty gặp lỗi khi phát hành hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử đã phát hành bị sai thì sẽ phải hủy hóa đơn. Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào? thủ tục huỷ hoá đơn điện thử được thực hiện ra sao? hãy cùng Kế toán X tìm hiểu tại bài biết dưới đây nhé.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là gì?

Hủy hóa đơn là gì?

Hủy hóa đơn được quy định rõ tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

Tiêu huỷ hoá đơn là gì?

Tại Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích tiêu hủy hóa đơn như sau:

Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”.

Các trường hợp bắt buộc huỷ hoá đơn

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng

Nếu trong trường hợp doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày, kể từ thời điểm không còn sử dụng. Việc hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng này phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.

Trường hợp hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế và phát hiện có sai sót thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế.

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Sau đó người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.

Trường hợp nào thì huỷ hoá đơn đã phát hành?

Trong một số trường hợp các hóa đơn dù đã phát hành nhưng khi có phát hiện sai sót thì sẽ phải tiến hành hủy bỏ. Cụ thể:

Trường hợp thứ nhất: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.
Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Với cả hai trường hợp trên thì doanh nghiệp đều phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời lập lại một hóa đơn khác thay thế. Tuy nhiên, khi tiến hành hủy hóa đơn phải tuân thủ yêu cầu sau:

Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán; có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.

Thời điểm nào thì thông báo huỷ hoá đơn điện tử, mức xử phạt?

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế thì người bán sử dụng mẫu số 04/SS-HDĐT để thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Trường hợp người bán nên thực hiện việc thông báo ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót trong trường hợp phải hủy để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn.

Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định biện pháp xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn. Theo đó, hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn tùy vào số ngày quá hạn mà mức xử phạt sẽ khác nhau. Cụ thể:

Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn phải hủy theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ;
Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng đối với hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc kể từ ngàu hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định;
Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với:
Hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định;

Không hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót.

Bên cạnh đó, việc hủy hóa đơn không đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật cũng sẽ bị phạt tiền với mức là 4 triệu đến 8 triệu vậy thủ tục huỷ hoá đơn điện tử là gì. Kế toán X sẽ bật mí ngay dưới đây:

Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022

Trình tự, thủ tục huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành

Bước 1: Lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn
Trên nội dung của Biên bản hủy bỏ hóa đơn cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý rằng biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.

Bước 2: Tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập
Thao tác hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Theo đó, bạn cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
Tiếp đó, bạn lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp file này cho cơ quan thuế. Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.

Mời bạn xem thêm

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, báo cáo tài chính 3 năm gần nhất, quyết toán thuế tncn lương tháng 13, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp

Thông báo hủy hóa đơn điện tử không sử dụng như thế nào?

Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:
(1) Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
(2) Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Đối với trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in,… thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

Có bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử không?

Theo quy định tại Điều 151 Luật Quản lý thuế 2019, mặc dù Luật được Quốc hội thông qua từ tháng 6 năm 2019, có hiệu lực thi hành từ 01 tháng 7 năm 2020 nhưng xét thấy việc áp dụng đồng bộ hoá đơn điện tử còn cần thời gian phổ cập cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh và Cơ quan Thuế cũng phải chuẩn bị hoàn thiện cơ sở dữ liệu, cơ sở vật chất nên các quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được lùi hiệu lực thi hành 02 năm tức là tới ngày 01 tháng 7 năm 2022 mới phải áp dụng bắt buộc quy định này. Tuy nhiên, để chuẩn bị cho công tác chuyển đổi sang hoá đơn điện tử, Quốc hội vẫn khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng hoá đơn, chứng từ điện tử từ trước đó cho quen thuộc dần.