Hóa đơn điện tử là một trong những loại chứng từ được doanh nghiệp sử dụng thường xuyên nhất và được lưu trữ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử gồm rất nhiều loại khác nhau, do đó, việc có sai sót trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Vậy theo quy định, Xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào? Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào? Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao lâu? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào?
Xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào?
Tùy các trường hợp hóa đơn điện tử sai sót, doanh nghiệp có những cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78/2021 khác nhau, cụ thể:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế phát hiện sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua
Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
Các bước xử lý:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử sai sót
Doanh nghiệp thực hiện thao tác hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và nhập lý do hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
Vì hóa đơn này chưa gửi cho bên mua nên trong trường hợp này doanh nghiệp không cần thông báo hủy hóa đơn cho bên mua.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan Thuế
Doanh nghiệp làm mẫu thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan Thuế về việc hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Bước 3: Lập hóa đơn mới và gửi cho cơ quan Thuế cấp mã. Sau khi nhận được mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho bên mua.
Lưu ý:
- Thông báo sai sót có thể lập cho 1 hoặc nhiều hóa đơn điện tử sai sót.
- Thời gian lập là bất cứ thời điểm nào nhưng phải trước thời hạn nộp tờ khai GTGT của hóa đơn điều chỉnh.
- Cơ quan thuế phản mỗi kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót, doanh nghiệp kiểu tra trạng thái thông báo sai sót trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua rồi mới phát hiện hóa đơn sai sót về nội dung trên hóa đơn
Phương án xử lý: Bên bán và mua tự thỏa thuận với nhau để đưa ra 1 trong 2 phương án giải quyết, cụ thể:
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót
Các bước xử lý:
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai sót
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Bước 2: Lập thông báo sai sót gửi cơ quan Thuế
Người bán lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái phản hồi của cơ quan Thuế trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Bước 3: Gửi hóa đơn đã điều chỉnh cho người mua
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh sau đó gửi cho người mua. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử thay thế rồi gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã. Khi nhận được mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn cho người mua.
Phương án 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới thay thế
Các bước xử lý:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử có sai sót
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế
Bước 3: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy
Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới cho người mua hàng.
Trường hợp 3: Phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua
Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế và người mua. Trường hợp này bên bán không cần lập lại hóa đơn thay thế hay điều chỉnh.
Bước 1: Lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế.
Bước 2: Thông báo hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ… đến người mua.
Bước 3: Gửi cho người mua kết quả thông báo hóa đơn điện tử sai sót với cơ quan Thuế.
Trường hợp 4: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót và thông báo đến bên bán
Cơ quan thuế gửi thông báo hóa đơn điện tử sai sót theo mẫu số 01/TB-TĐT ban kèm theo Nghị định 123 gửi đến email người bán để người bán kiểm tra hóa đơn sai sót.
Doanh nghiệp nhận được thông báo thực hiện rà soát và gửi lại kết quả theo như thời hạn trong thư thông báo. Trường hợp quá thời hạn mà doanh nghiệp chưa gửi lại kết quả, cơ quan thuế tiếp tục gửi yêu cầu rà soát lần 2. Sau lần thông báo rà soát thứ 2 mà doanh nghiệp vẫn không gửi lại phản hồi, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Bước 1: Doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn cơ quan thuế thông báo rà soát.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi cơ quan thuế.
Bước 3: Hủy/thay thế/ điều chỉnh hóa đơn có sai sót (làm tương tự trường hợp tự phát hiện hóa đơn điện tử sai sót ở các trường hợp trên)
Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh/ thay thế cho bên mua (trường hợp người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đợi cơ quan thuế cấp mã, sau đó gửi cho người mua).
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân 2022
- Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online nhanh chóng năm 2022
- Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết của Kế toán X tư vấn về “Xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào?”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử… thì hãy liên hệ ngay tới Kế toán X để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Mời quý khách liên hệ đến hotline của Kế toán X: 0833.102.102 hoặc liên hệ qua các kênh sau:
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS…”
Theo quy định, đối với các hóa đơn điện tử đã lập mới thay thế cho các hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp kê khai tại kỳ lập hóa đơn.
Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
