Hướng dẫn xóa bỏ hóa đơn điện tử chưa phát hành 2022

Trong quá trình kinh doanh, việc doanh nghiệp có sai sót dẫn đến phải xóa bỏ hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể chưa biết cách xóa bỏ hóa đơn điện tử chưa phát hành. Vì vậy, chúng tôi xin Hướng dẫn xóa bỏ hóa đơn điện tử chưa phát hành qua bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:

• Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Nguyên tắc sử dụng:

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
• Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử

Áp dụng vào thực tế, nếu hóa đơn đã lập có sai sót, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì doanh nghiệp xử lý như sau:

• Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý, xác nhận của cả hai bên.
• Hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thỏa thuận.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….

Cách xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử như sau: Các bước xóa bỏ hóa đơn điện tử bị sai. Vào phân hệ “Quản lý hóa đơn”, chọn “Xoá hoá đơn” (hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm).

Phân biệt hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy

Xóa bỏ hóa đơn Là hóa đơn đã viết/ phát hành bị sai, cần lập biên bản hủy/điều chỉnh/ thu hồi hóa đơn.

Hủy hóa đơn Là hóa đơn không dùng nữa, thông thường khi doanh nghiệp in hóa đơn nhưng thừa khi đóng cửa, sát nhập, v.v… cần lập biên bản hủy, có hội đồng, và gửi cơ quan thuế.

Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có 2 mục là “hóa đơn xóa bỏ” và “hóa đơn hủy”, trong quá trình lập báo cáo có không ít kế toán thuế kê khai sai 2 mục này. Để phân biệt được các trường hợp kê khai hóa đơn như vào mục hóa đơn bị xóa bỏ, khi vào kê khai vào mục hóa đơn hủy kế toán cần lưu ý các trường hợp xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn.

Hướng dẫn xóa hóa đơn điện tử ghi sai thông tin

Vào phân hệ Hóa đơn\tab Hóa đơn xóa bỏ, nhấn Xóa bỏ hóa đơn.

Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn. Hóa đơn xóa bỏ: Tìm kiếm hoá đơn cần xóa:

• Nhấn vào biểu tượng …
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu
• Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý

Thông tin xóa bỏ: Khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn

Biên bản thỏa thuận: Có thể lập trực tiếp trên phần mềm bằng cách:

• Nhấn Biên bản điện tử
• Khai báo thông tin chi tiết trên biên bản
• Nhấn Đóng

Hoặc có thế nhấn vào biểu tượng … để đính kèm biên bản thỏa thuận

Nhấn Xóa bỏ hoặc Xóa và gửi nếu muốn gửi luôn biên bản cho khách hàng. Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Hóa đơn đã gửi cho khách hàng.

• Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;“. Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.

Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ

• Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HÓA ĐƠN XÓA BỎ
• Chương trình không cho phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn

Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

• Vào phân hệ Hóa đơn, chọn Hóa đơn thay thế.
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần lập hóa đơn thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
• Chọn hóa đơn muốn thay thế.
• Nhấn Đồng ý. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.

Lưu ý: Trường hợp chọn nhầm hóa đơn xóa bỏ, có thể chọn lại hóa đơn như sau:

Sửa lại thông tin sai trên hóa đơn. Nhấn Cất.

Nhấn Phát hành HĐ. Việc phát hành hóa đơn thay thế tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. 

Lưu ý:

• Sau khi lập hóa đơn thay thế, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ thay thế trên danh sách Hóa đơn điện tử
• Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Thay thế cho hóa đơn số ….

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn xóa bỏ hóa đơn điện tử chưa phát hành 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, tờ khai quyết toán thuế tncn , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102

Câu hỏi thường gặp