Sử dụng hóa đơn điện tử giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi khởi lập có thể tránh được rất nhiều các sai sót so với khi sử dụng hóa đơn giấy. Tuy nhiên nếu phải hủy hóa đơn điện tử đã lập thì phải làm như thế nào? Bài viết của Kế toán X hôm nay sẽ chia sẻ đến các bạn phương pháp hủy hóa đơn điện tử theo quy định mới năm 2022. Nhằm giúp doanh nghiệp tránh mắc những lỗi sai không đáng có trong quá trình hủy hóa đơn điện tử.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Quyết định 84/QĐ-BTC 2022
Khái niệm hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ pháp lý theo Khoản 10, Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng, được quy định cụ thể như sau:
” 10. Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Theo Khoản 11, Điều 3 Nghị định trên, quy định về Tiêu hủy hóa đơn như sau:
“11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.”
Một điểm cần lưu ý, ta cần phân biệt giữa hủy hóa đơn điện tử với tiêu hủy hóa đơn điện tử, đây là hai hành vi hoàn toàn khác nhau.
- Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.
- Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
– Khi hủy hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng (áp dụng khi hủy đơn có sai sót theo quy định).
– Khi tiêu hủy hóa đơn thì hóa đơn đó không còn “tồn tại” trên hệ thống nếu là hóa đơn điện tử hoặc không còn tồn tại trên thực tế nếu là hóa đơn giấy.
Khi nào thực hiện hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:
“1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.”
Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định rõ về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:
“1. Đối với hóa đơn điện tử:
…
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”
Như vậy, hóa đơn diện tử có sai sót sẽ thực hiện hủy trong một số trường hợp (thông thường sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn).
Lưu ý:
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều kiện để hủy hóa đơn điện tử
Để mục đích đảm bảo phương pháp hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đúng cách, khi hủy cần tuân thủ theo các yêu cầu sau đây:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán, có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
- Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
- Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hủy hóa đơn điện tử như sau:
– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
– Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Hướng dẫn phương pháp hủy hóa đơn điện tử
Các thao tác để hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Bước 1: Truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice chọn hóa đơn cần hủy
+ Thực hiện truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, Chọn mục “Sử dụng hóa đơn” => “Danh sách hóa đơn điện tử”.
+ Muốn tìm kiếm hóa đơn cần hủy, cần nhập mã số hóa đơn hoặc các thông tin như: Tên đối tác, ngày hóa đơn vào ô tương ứng rồi click chọn => ô “Tìm kiếm”
Bước 2: Xử lý hóa đơn cần hủy
+ Trong “Danh sách hóa đơn điện tử” mở mục hóa đơn điện tử có thông tin bị sai, sau đó chọn “Xử lý hóa đơn”.
+ Để hủy bỏ hóa đơn thì nhấn => “Xóa bỏ”, sau đó nhập => “Lý do xóa bỏ” => “Ngày xóa bỏ”. Cuối cùng chọn mục “Xử lý” để hoàn tất.
Bước 3: Lập lại hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh
+ Trong mục “Xử lý hóa đơn” chọn => “Thay thế” nếu muốn thay thế hóa đơn, hoặc chọn “Điều chỉnh” nếu muốn điều chỉnh hóa đơn.
+ Sau khi nhấn chọn => click ô “Xử lý”. Màn hình hóa đơn thay thế sẽ hiện ra ngay sau đó, thông tin trên hóa đơn gốc sẽ được tự động đưa vào hóa đơn điều chỉnh. Kế toán sẽ tiến hành thực hiện các nội dung cần sửa đổi trên hóa đơn ví dụ như hàng hóa dịch vụ, số lượng hàng hóa, số tiền…
+ Sau khi chỉnh sửa hoàn => nhấn “Ghi” và thực hiện thao tác xuất hóa đơn, ký số như hóa đơn thông thường. Thông báo mới sẽ tự động hiện ra với nội dung: “Tạo hóa đơn mới thành công”.
+ Khi đã hoàn tất các bước trên vào lại menu tại mục “Sử dụng hóa đơn” => “Danh sách biên bản hóa đơn” để xem, tải hoặc in biên bản gửi cho khách hàng “Biên bản thu hồi hóa đơn”.
Như vậy các cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp đã vừa có thể thực hiện hủy hóa đơn vừ thực hiện lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh một cách dễ dàng thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Phương pháp hủy hóa đơn điện tử theo quy định mới năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như hạch toán thuế độc lập, hủy hóa đơn giấy không sử dụng, đăng ký hóa đơn điện tử, Công việc phải làm báo cáo thuế tháng, quý, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Quy định mới tại Thông tư 78 về hóa đơn điện tử như thế nào?
- Có nên đăng ký mã số thuế cá nhân hay không năm 2022?
- Có phải nộp hồ sơ khai thuế khi doanh nghiệp tạm dừng hoạt động kinh doanh không?
Câu hỏi thường gặp
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.
– Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
– Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.