Làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định 2022?

Khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cần phải làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Vấn đề này không quá mới lạ những vẫn gây lúng túng cho các doanh nghiệp trong quá trình làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Vậy, làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để nắm rõ hơn về vấn đề này nhé.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Có bắt buộc phải thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử không?

Tại khoản 3 Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.

Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.“

Trong đó, nếu không thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng mà các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế thì doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế.

Như vậy, trước khi khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu không muốn bị xử phạt.

Nội dung thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung:

• Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
• Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
• Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo;
• Ngày lập Thông báo phát hành;
• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Các bước làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành bao gồm:

• Mẫu hóa đơn do doanh nghiệp tự chuẩn bị hoặc lấy từ nhà cung cấp. Thể hiện với hình thức và các nội dung được thể hiện khi tiến hành các thanh toán. Thực hiện xác định đối với đơn hàng và các khoản thu. Như đối với giá trị thành tiền đối với giá trị hàng hóa. Để từ đó xác định được nghĩa vụ thuế tương ứng cho doanh thu của đơn hàng. Cũng như xác định với doanh thu thể hiện gắn với các khoảng thời gian quyết toán thuế nhất định.

• Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC thuộc Thông tư số 26/2015/TT-BTC. Đảm bảo trong hình thức và nội dung bắt buộc. Đảm bảo với các thể hiện để thực hiện xác định thông tin cần thiết. Cũng như ràng buộc quyền và nghĩa vụ phát sinh tương ứng cho các chủ thể.

• Quyết định của cơ quan thuế về việc cho đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn. Gắn với quyền và tiện ích trong sử dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh các nghĩa vụ thuế phải thực hiện trong hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp cần tiến hành thông báo như sau:

Bước 1: Đơn vị cần làm thông báo phát hành trên phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai).

Bước 2: Truy cập website http://nhantokhai.gdt.gov.vn. Thực hiện các thao tác đăng ký nộp thông báo phát hành.

Bước 3: Vào trang web http://nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hóa đơn mẫu qua mạng Internet.

Các thao tác và nhu cầu được thực hiện bằng hình thức trực tuyến. Mang đến các tiện ích cũng như tính hiệu quả của thực hiện. Từ đó mà các nghĩa vụ cũng được tự giác thực hiện hơn trên thực tế. Đảm bảo cho các ý nghĩa trong công tác quản lý.

Sau khi đã tiến hành xong các bước thông báo phát hành hóa đơn. Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần chờ đợi kết quả từ cơ quan quản lý thuế. Nếu như có quyết định đồng ý thì có thể sử dụng hóa đơn. Trong trường hợp không nhận được đồng ý thì thực hiện các điều chỉnh trong nhu cầu cho hợp lý với quy định.

Hướng dẫn tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể tự tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn để chủ động biết được hóa đơn đã được phát hành hay chưa. Cụ thể các bước tra cứu như sau:

Bước 01: Truy cập vào đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa. Nếu đã đầy đủ thông tin tức hóa đơn đã được phép sử dụng.

Bước 02: Chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân;

Sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực và ấn Tìm kiếm.

Bước 03: Click chuột vào ô bên dưới của Ngày phát hành, doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế.

Bước 04: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu, gồm:

• Mẫu số hóa đơn.

• Ký hiệu hóa đơn.

• Số lượng phát hành (từ số nào đến số nào).

Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục Thông báo phát hành hóa đơn thành sang “ Đã có hiệu lực”, sau đó doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định 2022?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, mẫu thông báo hủy hóa đơn giấy , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102

Câu hỏi thường gặp