Hiện nay, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử gây không ít khó khăn và vướng mắc cho doanh nghiệp khi sử dụng trên thực tế. Vì hàng ngày doanh nghiệp phải xuất rất nhiều hóa đơn nên việc có sai sót là điều không thể tránh khỏi. Vậy theo quy định, Hóa đơn điện tử khi phát hiện sai mã số thuế có được điều chỉnh không? Hóa đơn điện tử sai mã số thuế khi nào? Hóa đơn điện tử khi phát hiện sai mã số thuế xử lý như thế nào? Một số kinh nghiệm hạn chế lập hóa đơn điện tử tránh sai sót? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hóa đơn điện tử sai mã số thuế khi nào?
Mã số thuế là một trong những thông tin quan trọng và bắt buộc phải có khi lập hóa đơn cho khách hàng. Bởi thông tin mã số thuế là tiêu chí để phân biệt các đơn vị/doanh nghiệp hoạt động trên thị trường và mỗi đơn vị sẽ có một mã số riêng, không trùng nhau.
Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, mặc dù đã hạn chế được nhiều sai sót khi lập hóa đơn hơn so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nếu có lỗi đánh máy hoặc nhầm sang mã số thuế của công ty khác, sẽ khiến hóa đơn của bạn bị sai thông tin về mã số thuế.
Mã số thuế là thông tin quan trọng, khi lập hóa đơn điện tử sai mã số thuế người dùng phải lập hóa đơn mới thay thế, hoặc điều chỉnh hóa đơn tùy theo từng trường hợp cụ thể. Hãy theo dõi phần tiếp theo sau đây để có cách xử lý phù hợp cho trường hợp lập sai hóa đơn điện tử này.
Hóa đơn điện tử sai mã số thuế có được điều chỉnh không?
Tùy theo từng trường hợp mà việc hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế có được điều chỉnh hay không:
Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót là hóa đơn điện tử theo thông tư 78 đơn vị lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn sai sót. Ngược lại hóa đơn điện tử sai sót là hóa đơn điện tử theo thông tư 32 đơn vị phải làm hóa đơn thay thế.
Ví dụ: Năm 2021, Công ty Cổ phần ABZ sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32 và xuất hóa đơn cho Công ty TNHH Hương Sen. Năm 2022, Công ty Cổ phần ABZ có chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78, cùng thời điểm đó bên mua phát hiện sai mã số thuế. Vậy xử lý:
+ Theo quy định xử lý chuyển tiếp: Bên mua là Công ty Cổ phần ABZ lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót gửi người mua đồng thời gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
+ Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót năm 2021.
Hóa đơn điện tử sai mã số thuế xử lý như thế nào?
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng được phát hiện khi dữ liệu hóa đơn điện tử đã được gửi tới cơ quan thuế thì xử lý như sau:
– Cơ quan thuế gửi Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót
– Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, người bán cần:
- Gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có).
- Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
– Lưu ý: Bên bán và mua cũng cần điều chỉnh kê khai thuế nếu hóa đơn đó đã được kê khai trước đó. Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế về sai sót mã số thuế trên hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
Đối với hóa đơn không có mã, Bộ Tài chính sẽ hướng dẫn chi tiết về việc xử lý sai sót.
Trường hợp phát hiện sai sót khi người bán chưa gửi cho người mua
Nếu như doanh nghiệp bạn đang gặp phải lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng hóa đơn chưa được gửi cho bên mua thì có thể xử lý theo cách sau:
- Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, rồi gửi tới cho bên mua. Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/ tháng/ năm”.
- Bên bán tiến hành lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ rồi gửi dữ liệu hóa đơn tới Cơ quan thuế.
Lưu ý rằng, với những trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế thì đơn vị kinh doanh này phải gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới Cơ quan thuế rồi chờ Cơ quan thuế cấp mã mới thay thế cho hóa đơn đã lập rồi mới lập hóa đơn thay thế và gửi cho bên mua.
Trường hợp phát hiện sai sót khi người bán đã gửi cho người mua
Với các trường hợp bên bán phát hiện ra lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng hóa đơn đã được gửi cho người mua thì cần xử lý như sau:
- Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về thông tin mã số thuế.
- Bên bán phải lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, rồi gửi tới cho bên mua. Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.
Với trường hợp này, cũng cần lưu ý rằng:
- Nếu doanh nghiệp đang dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần lập và gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước để được cấp lại mã số mới cho hóa đơn rồi mới lập hóa đơn thay thế có đầy đủ tiêu thức ký số như quy định.
- Trường hợp hóa đơn có sai mã số thuế đã được gửi cho bên mua và bên mua đã tiến hành kê khai hóa đơn này thì sau khi đã lập hóa đơn thay thế, bên mua cần điều chỉnh lại hóa đơn sai sót đã kê khai đúng theo quy định pháp luật.
Cách xử lý hóa đơn không có mã số thuế
Trường hợp hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế
Trường hợp hóa đơn ghi thiếu hoặc sai mã số thuế (MST) của đơn vị mua hàng (những chỉ tiêu khác đầy đủ theo quy định) đã được lập và giao cho người mua hàng nhưng chưa kê khai thuế thì phải hủy bỏ hóa đơn đó.
Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải nêu rõ nguyên nhân thu hồi hóa đơn và được lưu giữ lại. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành lập lại hóa đơn mới theo đúng quy định.
Trường hợp hóa đơn đầu vào đã được kê khai thuế
Đối với trường hợp hóa đơn đầu vào sai mã số thuế nhưng đã kê khai xử lý như sau:
“Nếu phát hiện sai sót sau khi hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh sai sót cần ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số,…, ký hiệu,…
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số bán, mua, thuế đầu ra – vào”.
Kinh nghiệm hạn chế lập hóa đơn điện tử sai mã số thuế
- Kiểm tra lại thông tin trước khi ký và gửi cho khách: Nên kiểm tra lại một loạt các thông tin trên hóa đơn vừa lập, trong đó có thông tin về mã số thuế để chỉnh sửa thông tin sai kịp thời trước khi ký hóa đơn.
- Nên lập hóa đơn nháp gửi cho khách hàng để họ kiểm tra: Khi bên mua hàng đã xác nhận và đồng ý với nội dung hóa đơn thì mới tiến hành ký hóa đơn. Điều này giúp bạn hạn chế được lập hóa đơn sai mã số thuế hoặc sai các thông tin khác.
- Sử dụng chức năng nhập mã số thuế để tự động hiển thị các thông tin khác của bên mua: Một số ứng dụng cho phép nhập mã số thuế sau đó bạn nhấn tìm kiếm thì sẽ hiển thị các thông tin về tên, địa chỉ,…bên mua. Khi đó, bạn nên kiểm tra kỹ lại thông tin của bên mua nhằm hạn chế nhầm lẫn với đơn vị khác.
- Ưu tiên lựa chọn hóa đơn điện tử dễ sử dụng: Chọn ứng dụng hóa đơn điện tử giao diện thân thiện, giúp bạn lập và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn dễ dàng.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân 2022
- Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online nhanh chóng năm 2022
- Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết của Kế toán X tư vấn về “Hóa đơn điện tử sai mã số thuế”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới đăng ký tạo chữ ký số, token, chữ ký điện tử, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, hạch toán thuế phụ thuộc, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn… thì hãy liên hệ ngay tới Kế toán X để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Mời quý khách liên hệ đến hotline của Kế toán X: 0833.102.102 hoặc liên hệ qua các kênh sau:
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót phải xử lý như sau:
– Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
– Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Trường hợp hóa đơn điện tử sai mã số thuế là hóa đơn điện tử theo thông tư 78 đơn vị lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn sai sót. Ngược lại hóa đơn điện tử sai mã số thuế là hóa đơn điện tử theo thông tư 32 đơn vị phải làm hóa đơn thay thế.
Căn cứ Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập, trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
