Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2022

Trong quá trình thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới của pháp luật, cụ thể là thông tư 78/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP . Có rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân có cùng thắc mắc về việc có phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử nữa hay không? Vì vậy hãy cùng kế toán X tìm hiểu quy định về Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2022 như thế nào nhé

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Có cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định mới không?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2022) đã thay đổi các quy định về việc lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Theo đó, việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

“Điều 29. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ

1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.”

Như vậy, trong trường hợp người bán xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (không thuộc trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế) thì không cần phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Ngoài ra, cần lưu ý:

– Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì người bán nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.

– Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì người bán không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:

• Sau khi người bán lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho người mua, người bán sẽ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế (có thể chuyển trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
• Tùy trường hợp quy định để người bán chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn cho cơ quan Thuế nhưng chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua, hoặc chuyển theo hình thức Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT) theo thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT. Riêng với người bán xăng dầu thì Bảng tổng hợp phải chuyển trong ngày.

Theo 2 trường hợp nêu trên thì tất cả các hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đều đã được gửi dữ liệu đến cơ quan Thuế và được lưu trữ dữ liệu tại cơ quan Thuế.Vì vậy, người nộp thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý (BC26/AC) như trước đây.

Một số đối tượng vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định mới một số tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HDG) và bản hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Theo Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan Thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được:
“Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”
Một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh. Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi:

• Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
• Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
• Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo tháng:

Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Bước 1: Mở phần mềm Hỗ trợ kê khai

Đăng nhập vào HTKK → Chọn trong mục “Hóa đơn” → Chọn mẫu “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC” → Chọn kỳ kê khai “Tờ khai quý” đối với doanh nghiệp nộp thuế theo quý → Chọn kỳ muốn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn → Đồng ý.

Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/AC) chỉ dành cho những Hóa đơn bao gồm: Hóa đơn cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các của ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Bước 2: Điền đầy đủ các chỉ tiêu ở các cột trên báo cáo

Bước 3: Chọn “Ghi”, nếu có lỗi phần mềm sẽ tự động thông báo.

Bước 4: Nếu thành công, chọn “Kết xuất XML” để kết xuất Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ

Lưu ý khi lập mẫu BC26 lần cuối cùng:

• Mặc dù khi chuyển lên sử dụng hóa đơn điện tử, hầu hết doanh nghiệp không phải báo tình hình sử dụng hóa đơn nhưng khi đang chuyển giao giữa hóa đơn cũ và hóa đơn mới, doanh nghiệp nên báo cáo nhằm tránh rắc rối khi bị thanh tra, kiểm tra.
• Mẫu BC26 lần cuối cùng nhằm mục đích quyết toán, chốt lại thời điểm chuyển đổi lên hóa đơn kiểu mới nên còn tồn những hóa đơn nào, kế toán nên chọn ngày đầu là đầu quý tới là ngày muốn chốt chuyển lên hóa đơn điện tử.

Tới hạn nộp báo cáo tháng/quý, doanh nghiệp lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng cho hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ, chính thức chia tay hóa đơn giấy.
Trên đây là hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Từ 1/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử nên cần lưu ý báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng để tránh bị phạt.

Thời gian nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Với các đối tượng này thì thời hạn nộp báo cáo theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý có phát sinh việc sử dụng hóa đơn. Đây là thời hạn chậm nhất mà người nộp thuế cần lưu ý để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Cụ thể thời gian nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong năm 2022 như sau:

• Quý I: Hạn cuối là ngày 30/4/2022
• Quý II: Hạn cuối là ngày 30/7/2022
• Quý III: Hạn cuối là ngày 30/10/2022
• Quý IV: Hạn cuối là ngày 30/01/2023

Trong quá trình lập hóa đơn theo thông tư 78 các đơn vị cần lưu ý các vấn đề sau:

• Khi chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác và thay đổi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, Người nộp thuế cần nộp BC 26 và bảng kê cho cơ quan Thuế nơi chuyển đi.
• Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khi hệ thống cấp mã của CQT gặp sự cố, không thể cấp mã cho người bán, trong thời gian chờ khắc phục, CQT có giải pháp bán hóa đơn do CQT đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống được khắc phục, CQT thông báo cho các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn tử. Sau tối đa 02 ngày làm việc kể từ thời hạn theo thông báo của CQT, NNT gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy của CQT.
• Người nộp thuế cần thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 theo lộ trình của cơ quan Thuế.

Dịch vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của Kế toán X

 Hiện tại, nhiều đơn vị đã chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, do vậy các trường hợp sử dụng hóa đơn này cũng không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng vẫn còn một số trường hợp phải báo cáo tình tình sử dụng hóa đơn. Báo cáo sử dụng hóa đơn tương đối phức tạp và khó. Nếu báo cáo không đúng nội dung hoặc không đúng thời hạn thì có thể bị xử phạt. Vì vậy nên sử dụng dịch vụ kế toán vừa tiết kiệm thời gian mà lại đạt hiệu quả. Hiểu được những vấn đề đó Kế toán X xin giới thiệu dịch vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của Kế toán X.

Lợi ích khi dịch vụ Kết toán X

1.Sử dụng dịch vụ của Kế toán X chúng tôi đảm bảo sẽ giúp bạn thực hiện khâu chuẩn bị hồ sơ hiệu quả, đúng pháp luật. Bạn không cần phải tự thực hiện chuẩn bị giấy tờ.

2. Sử dụng dịch vụ của Kế toán X sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ không phải tốn thời gian để chuẩn bị hồ sơ; nộp hồ sơ hay nhận kết quả thụ lý. Những công đoạn đó, chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện ổn thỏa.

3. Chi phí dịch vụ là điều mà khách hàng quan tâm. Nhưng, bạn đừng lo lắng, vì mức giá mà chúng tôi đưa ra đảm bảo phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Giúp bạn có thể tiết kiệm tối đa chi phí khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, hồ sơ hủy hóa đơn giấy, cách phát hành hoá đơn điện tử, tự đăng ký mã số thuế cá nhân online, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, tel: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp