Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, thì việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Đồng thời là bước tiến để bắt kịp so với sự phát triển của thế giới. Với những lợi ích thiết thực bền vững mà hóa đơn điện tử đem đến như tiết kiệm thời gian, kinh phí, hỗ trợ thủ tục hành chính Thuế thì hóa đơn điện tử còn tạo ra quy trình thanh toán hiện đại cho khách hàng, góp phần nâng cao thương hiệu doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra: hóa đơn điện tử là gì? Hãy để Kế toán X giúp bạn trả lời câu hỏi, tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn điện tử và những quy định pháp luật liên quan nhé!
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử là gì?
Để hiểu kĩ hơn về khái niệm và nội dung pháp lý của hóa đơn điện tử ta cần nghiên cứu Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ theo Điều 3, quy định về hóa đơn điện tử như sau:
” Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”
Như vậy, hiểu một cách đơn giản hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
Có 2 hình thức, đó là:
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Mã của cơ quan thuế sẽ bao gồm 2 thành phần:
+ Số giao dịch: Là một dãy số duy nhất do hệ thống của CQT tạo ra.
+ Một chuỗi ký tự (34 ký tự) được CQT mã hóa từ thông tin người bán lập trên hóa đơn.
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, trong khái niệm theo quy định mới cũng có đề cập đến trường hợp người bán sử dụng máy tính tiền, sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền này, kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế thì cũng được xem là hóa đơn điện tử và cũng sẽ bao gồm một trong hai trường hợp là hóa đơn có mã hoặc hóa đơn không mã.
Ngoài ra, đối với một hóa đơn được xem là hợp lệ, có giá trị pháp lý phải đáp ứng đủ những điều kiện dưới đây:
- Hóa đơn hợp lệ là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ được quy định bởi pháp luật. Theo đó, nội dung của hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo được lập theo nguyên tắc hóa đơn.
- Thứ hai, hóa đơn hợp lệ cần xuất đúng thời điểm theo quy định của pháp luật.
- Thứ ba, hóa đơn hợp lệ cần phải có đầy đủ các tiêu thức hóa đơn.
Lưu ý rằng, các hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định được chi phí có bị trừ đi hay không khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các loại hóa đơn điện tử
Nhìn chung, hóa đơn giấy được phân thành bao nhiêu loại thì hóa đơn điện tử sẽ có bấy nhiêu loại. Cụ thể theo các quy định trong các thông tư, nghị định liên quan mà cốt lõi là căn cứ theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các loại hóa đơn điện tử được liệt ra thành các loại như sau:
” Điều 8. Loại hóa đơn
Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
Hoạt động vận tải quốc tế;
Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài,trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản sau:
a) Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
b) Tài sản kết cấu hạ tầng;
c) Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
d) Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
đ) Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
e) Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
g) Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.
4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.”
5. Các loại hóa đơn khác, gồm:
a) Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;
b) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Theo quy định thì chúng ta sẽ có 6 loại:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công
- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia. (Trong đó, hóa đơn điện tử bán tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia là 2 hóa đơn mới theo Nghị định 123)
- Các loại hóa đơn khác: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử.
- Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử gồm những ai?
Theo Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về đối tượng được áp dụng hóa đơn điện tử hay nói dễ hiểu hơn là người sử dụng hóa đơn điện tử, được liệt kê chi tiết các chủ thể dưới đây:
” Điều 2. Đối tượng áp dụng
1.Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
a) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
b) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
c) Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
d) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
đ) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
3. Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.
4. Người nộp thuế, phí và lệ phí.
5. Tổ chức có trách nhiệmkhấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
6. Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
7. Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực).
8. Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.
9. Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.”
Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
Căn cứ pháp lý dựa theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm:
“Điều 10. Nội dung của hóa đơn điện tử
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:
a) Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như:hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, tem, vé, thẻ, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Số hóa đơn
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
b) Đối với hóa đơn điện tử:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”
Những tiện ích của hóa đơn điện tử
– Tiết kiệm tiền bạc
Hóa đơn điện tử có chi phí sử dụng thấp hơn nhiều so với các chi phí vận chuyển và bảo quản của hóa đơn giấy. Chính vì vậy sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức giúp tiết kiệm chi phí nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay.
– Tiết kiệm thời gian, tối giản các thủ tục hành chính
Tất cả các thao tác đối với hóa đơn điện tử đều có thể thực hiện tại chỗ, mọi lúc, mọi nơi, thông qua máy tính hay thiết bị có kết nối mạng internet. Tiết kiệm thời gian và công sức đi lại, giảm bớt phiền toái so với việc sử dụng hóa đơn giấy, phải đi lại giữa công ty và cơ quan thuế.
– Tính bảo mật cao
Bảo mật là một trong những vấn đề chủ chốt đối với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo và quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo các vấn đề về hỏng hóc hay cháy nổ hoặc đánh cắp thông tin.
– Giảm thiểu và chống hành vi làm giả hóa đơn, chứng từ
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ với sự tồn tại của các loại công nghệ hiện đại hỗ trợ kỹ thuật phân biệt hóa đơn thật, giả.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hóa đơn điện tử là gì theo quy định mới năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như hạch toán thuế độc lập, đăng ký hóa đơn điện tử, Công việc phải làm báo cáo thuế tháng, quý, chi phí phát hành hóa đơn điện tử, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân theo quy định năm 2022
- Làm quyết toán thuế TNCN ở đâu theo quy định năm 2022?
- Quyết toán thuế để làm gì?
Câu hỏi thường gặp
Việc áp dụng HĐĐT mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng như:
– Nhanh chóng nhận hóa đơn sau khi đã thanh toán;
– Đa dạng hình thức tiếp nhận hóa đơn: Email, Website, thuận tiện tra cứu online;
– Không lo sợ mất hóa đơn (đã được lưu trên web của đơn vị phát hành);
– Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng HĐĐT vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành.
– Có. Theo luật kế toán, bên bán phải lưu trữ HĐĐT trong vòng 10 năm giống như hóa đơn giấy.
– Dữ liệu lưu trữ rất ít, mỗi HĐĐT khoảng 10kb định dạng file .xml
