Hiện nay, pháp luật đã có quy định mới huỷ hoá đơn giấy thay vào đó sẽ sử dụng hoá đơn điện tử bắt đầu thừ ngày 01/07/2022. Vậy thì những hoá đơn giấy còn lại sẽ phải sử lý như thế nào? Để tìm hiểu rõ hơn về việc huỷ bỏ hoá đơn giấy, mời bạn đọc tham khảo bài viết “Hướng dẫn cách xóa hóa đơn điện tử chưa phát hành” dưới đây của Kế Toán X.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Hóa đơn giấy là gì?
Hóa đơn giấy có thể hiểu là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm các loại cơ bản: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in.
Thế nào là hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn?
Để thực hiện thủ tục hủy hoặc tiêu hóa hóa đơn cần phải hiểu rõ thế nào là hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy.
Hủy hóa đơn là gì?
Hủy hóa đơn được quy định rõ tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”.
Tiêu hủy hóa đơn là gì?
Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích tiêu hủy hóa đơn như sau:
“11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”.
Từ quy định như trên có thể thấy hủy và tiêu hủy hóa đơn có sự khác nhau về bản chất, đó là:
– Khi hủy hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng (áp dụng khi hủy đơn có sai sót theo quy định).
– Khi tiêu hủy hóa đơn thì hóa đơn đó không còn “tồn tại” trên hệ thống nếu là hóa đơn điện tử hoặc không còn tồn tại trên thực tế nếu là hóa đơn giấy.
Thời hạn sử dụng hóa đơn giấy đến bao giờ?
Trước đây, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 86/2020/TT-BTC, các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Điều này đồng nghĩa rằng thời hạn sử dụng hóa đơn giấy phải chấm dứt muộn nhất vào ngày 31/10/2020.
Tuy nhiên, ngày 19/20/2020, khi Chính Phủ cho ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử và chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy cũng có sự thay đổi.
Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã được chuyển từ ngày 01/11/2020 sang ngày 01/7/2022. Theo đó, các doanh nghiệp cũng phải chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy muộn nhất từ ngày 30/6/2022.
Doanh nghiệp được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến 30/06/2022
Hiện nay, không ít người dùng thắc mắc: Doanh nghiệp có được phép sử dụng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hay không? Thời hạn sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến bao giờ?
Để giải đáp những thắc mắc trên, bạn và doanh nghiệp có thể tham khảo Công văn số 48825/CT-TTHT, được Tổng cục Thuế ban hành ngày 24/06/2019, quy định về việc dùng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.
Trong nội dung Công văn 48825/CT-TTHT, Tổng Cục Thuế khẳng định: Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020 thì Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực nên trong khoảng thời gian này, các đơn vị kinh doanh có thể được cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau: Hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in. Trong đó, Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.
Như vậy, với quy định như trên thì việc doanh nghiệp sử dụng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là hợp pháp.
Tuy nhiên, tại Khoản 2, Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mới ban hành gần đây nhất, Chính Phủ đã quy định sẽ tiếp tục duy trì hiệu lực thi hành của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP đến ngày 30/06/2022. Thay đổi này đồng nghĩa rằng: Các doanh nghiệp được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022.
Các phương pháp hủy hóa đơn giấy không sử dụng năm 2022
Phương pháp hủy hóa đơn
- Hóa đơn đặt in: Cắt góc
- Hóa đơn tự in: Hủy trên phần mềm
Nếu có nhiều hóa đơn, chứng từ cần hủy thì thủ tục hủy hóa đơn được thực hiện cùng lúc và làm cùng trên một thông báo kết quả hủy hóa đơn luôn. Hoặc có thể làm tách từng lần cho từng loại hóa đơn, chứng từ.
Hồ sơ thủ tục hủy hóa đơn
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh; (lưu)
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy (lưu)
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn; (lưu)
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (nộp CQT)
Hạn nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn và hạn hủy hóa đơn
- Hạn nộp thông báo tiêu hủy hóa đơn: Sau khi nhận được thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC của CQT, nhưng phải trước khi lập hóa đơn theo thông tư 78/2021.
- Thời gian tiêu hủy: Chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho lượng hóa đơn cũ kỳ cuối cùng
Hạn nộp báo cáo sử dụng hóa đơn: Chọn một trong 2 trường hợp sau:
- Nộp ngay sau khi gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn thành công
- Hoặc nộp theo thời hạn quy định:
- Nếu kê khai theo tháng: chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng sau tháng báo cáo
- Nếu kê khai theo quý: chậm nhất là ngày thứ 30 của tháng sau quý báo cáo.
Lưu ý:
- Không chọn phụ lục 3.12 – Kỳ báo cáo cuối cùng
- Khi dùng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021 thì không phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn nữa
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Các phương pháp hủy hóa đơn giấy không sử dụng năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Nếu xảy ra trường hợp trên thì cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Hình phạt chính đối với hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử này là phạt tiền, mức tiền phạt sẽ tăng dần trên cơ sở số ngày quá thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định. Mức phạt tiền thấp nhất là 2 triệu đồng đến 5 triệu đồng và cao nhất là 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng. Đây là mức xử phạt áp dụng đối với cá nhân vi phạm, trường hợp là tổ chức thì mức phạt gấp đôi (điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Đồng thời sẽ bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hành vi vi phạm:
(i) chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ và
(ii) không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
Xét về tính hiệu lực của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tại Điều 59 của Nghị định này quy định:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
….
3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020”
Như vậy, thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử là 1/7/2022. Quy định này thể hiện sự nhất quán với Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14 có hiệu lực từ 1/7/2020 về thời hạn áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử.
