Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của chính phủ về sử dụng hóa đơn thì sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử, từ ngày 1 tháng 7 năm 2022. Trước ngày 1 tháng 7 năm 2022, thì sẽ khuyến khích các công ty sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với công ty sử dụng hóa đơn giấy có nhu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải làm thủ tục để hủy hóa đơn giấy trước. Vậy thủ tục hủy hóa đơn giấy như thế nào và Thời hạn hủy hóa đơn giấy là bao lâu? Hãy cùng kế toán X đi tìm hiểu nhé.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thủ tục hủy hóa đơn giấy
Thủ tục Hủy hóa đơn giấy không tiếp tục sử dụng gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)
Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục); Hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4: Doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy
- Số lượng: 2 bản (một bản lưu nội bộ tổ chức, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp)
- Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.
Thời hạn hủy hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật năm 2022
Theo Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.
Trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.
Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Lưu ý:
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Các trường hợp hủy hóa đơn
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng người bán chưa gửi cho người mua.
Bên bán thực hiện thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HDDT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót.
Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bên bán gửi lại hóa đơn điện tử thay thế đã được cấp mã cho người mua.
Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn gửi bên mua khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
Trường hợp này người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập bằng cách thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HDDT
Sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn, đơn vị đồng thời hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm.
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử được phát hiện sai sót sau khi đã gửi cho người mua (sai sót về tên, địa chỉ của người mua)
Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán không phải lập lại hóa đơn điện tử
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HDDT
Người bán gửi cho người mua kết quả của thông báo đã gửi cho cơ quan thuế về sai sót
Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử được phát hiện sai sót sau khi đã gửi cho người mua (sai sót các nội dung quan trọng như mã số thuế, tiền thuế, thành tiền, tổng tiền, hàng hóa dịch vụ…)
Người bán và người mua có thể thỏa thuận chọn 1 trong 2 cách xử lý như sau:
– Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai sót. Ở cách này người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót (nội dung văn bản điều chỉnh cần ghi rõ nội dung sai sót trước và sau khi điều chỉnh), sau khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh có dòng chữ “điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số hóa đơn…ngày…tháng…năm”.
– Cách 2: Kế toán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Đối với trường hợp này thì người bán và người mua lập văn bản thoả thuận hủy hóa đơn sai sót (nội dung ghi rõ sai sót), sau đó người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai sót. Hóa đơn mới sẽ có dòng chữ” Thay thế cho hóa đơn hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số hóa đơn…ngày…tháng…năm”
Sau khi thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn đã được cấp mã có sai sót bằng mẫu 04/SS-HDDT. Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn đã được cấp mã sai sót.
+ Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn
+ Người bán gửi hóa đơn điện tử vừa lập cho người mua.
Dịch vụ hủy hóa đơn giấy của Kế toán X
Từ ngày 01/07/2022, Chính phủ đã ra quyết định bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó các hóa đơn giấy trước đó cần được xử lý theo quy định của pháp luật. Quy trình hủy hóa đơn tương đối phức tạp, cần tuân theo thủ tục trình tự của pháp luật. Vì vậy Kế toán X cung cấp dịch vụ hủy hóa đơn giấy. Nên sử dụng dịch vụ của Kế toán X bởi:
Dịch vụ chuyên nghiệp uy tín: Đội ngũ tư vấn và các chuyên viên tư vấn có kinh nghiệp thực hiện; đảm bảo chuyên môn để hỗ trợ quý khách hàng. Khi sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, khách hàng có thể yên tâm hoàn toàn về thủ tục pháp lý sau khi được thực hiện.
Đúng thời hạn: Chúng tôi đảm bảo dịch vụ luôn được thực hiện đúng thời hạn. Quyền và lợi ích của khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu.
Chi phí: Chi phí dịch vụ của Kế toán X có tính cạnh tranh cao; tùy từng quốc gia cụ thể mà sẽ có mức chi phí khác nhau. Với mong muốn khách có thể trải nghiệm dịch vụ một cách tốt nhất. Chi phí đảm bảo phù hợp, tiết kiệm nhất đối với khách hàng.
Bảo mật thông tin hách hàng: Mọi thông tin cá nhân của khách hàng Kế toán X sẽ bảo mật 100%.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Thời hạn hủy hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật năm 2022. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký hóa đơn điện tử các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, tel: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định tại Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
“Điều 59. Hiệu lực thi hành
Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.[…]
Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020…”
Theo như quy định trên thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2022. Trước thời điểm 01/07/2022 thì doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy, khi muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện việc hủy hóa đơn giấy.
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì:
“Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn
Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.”
Đối với những hành vi vi phạm về việc thông báo hủy hóa đơn, tùy vào từng mức độ cụ thể sẽ có những khung hình phạt khác nhau theo quy định của pháp luật.
