Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay là gì?

Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến và dần thay thế cho hóa đơn giất. Tuy nhiên, để một hóa đơn điện tử trở nên hợp lệ thì phải đáp tuân thủ theo quy định về nội dung, thời điểm lập, định đạng của hóa đơn,.. Vậy cụ thể quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay là gì? Cùng Kế toán X tìm hiểu chi tiết quy định pháp luật về quyết toán thuế.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành là gì?

Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực ngày 01/07/2022) như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn thể hiện các thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử, do bên người bán hàng hóa, dịch vụ phụ trách việc tạo lập. Mục đích lập hóa đơn điện tử là để ghi nhận các thông tin đầu vào (thông tin hàng hóa, dịch vụ; ký số; ký điện tử;…) của một nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử.

Nội dung của hóa đơn

Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các thông tin sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính (Khoản này được hướng dẫn bởi Khoản 2, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC);

Số hóa đơn;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;

Thời điểm lập hóa đơn;

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;

Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có);

Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Ngoài ra, các đơn vị cần lưu ý về nội dung để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử. Một số lỗi sai thường gặp ở các doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử:

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. (Theo điểm a khoản 6 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán khi khởi tạo và phát hành hóa đơn: hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Thời điểm lập hóa đơn

Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay là gì?

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử của một số trường hợp phổ biến sau đây:

Trường hợp 1: Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia)

Thời điểm lập hóa đơn: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp 2: Cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Lưu ý: Nếu người bán có thu tiền trước hoặc thu trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Trường hợp 3: giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Định dạng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử được định nghĩa là một tiêu chuẩn kỹ thuật dùng để quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin, nhằm mục đích truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Ngôn ngữ định dạng văn bản của hóa đơn điện tử được quy định là ngôn ngữ XML (eXtensible Markup Language).

Vậy định dạng hóa đơn điện tử gồm những thành phần nào? Có 02 thành phần bắt buộc mà mọi hóa đơn điện tử cần tuân thủ để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn:

Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử;

Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Ngoài ra, nếu đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ thêm 01 thành phần định dạng hóa đơn điện tử, đó là: thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Các bước để kiểm tra tính pháp lý của các thông tin trên hóa đơn điện tử

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin hóa đơn lên tệp dữ liệu và gửi đến cục thuế để xin mã xác thực, các doanh nghiệp sẽ tiến hành lưu trữ hóa đơn theo quy định của Tổng cục thuế.

Khi cần kê khai, nộp thuế thì những đối tượng kiểm tra tính xác thực của thông tin trên hóa đơn điện tử bằng các cách sau:

Bước 1: Truy cập vào trang điện tử của Tổng cục thuế: http:/tracuuhoadon.dgt.gov.vn.
Bước 2: Tiến hành chọn mục “Hóa đơn có mã xác thực”, nhập các thông tin về mã số xác thực và 5 số ký tự đầu của mã xác thực trên hóa đơn vào ô tương ứng rồi chọn xác minh hóa đơn để tra cứu thông tin. Hóa đơn có mã xác thực và đảm bảo tính pháp lý phải có đầy đủ các thông tin về đơn vị bán háng, thông tin của khách hàng cũng như các thông tin của chứng từ, giao dịch… Hóa đơn có giá trị pháp lý để sử dụng vào mục đích kê khai, nộp thuế phải đảm bảo còn giá trị sử dụng, hóa đơn thuộc một trong những trường hợp sau đây:
Hóa đơn gốc còn giá trị sử dụng và nội dung không bị thay đổi torng suốt quá trình lưu trữ.
Hóa đơn đã được điều chỉnh và có kèm mã số xác thực gồm 11 chữ số.
Hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã được xác thực chứa mã xác thực gồm 11 chữ số.

Trong trường hợp hóa đơn không còn giá trị pháp lý sẽ bị xóa bỏ hoàn toàn và không có giá trị dể kê khai, nộp thuế.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay là gì?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký hóa đơn điện tử, hủy hóa đơn giấy không sử dụng, tự quyết toán thuế tncn, giấy ủy quyền quyết toán thuế tncn, quyết toán thuế tncn online, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Mời bạn xem thêm:

Câu hỏi thường gặp

Các lỗi về hóa đơn bị xử phạt cảnh cáo là gì?

1. Báo cáo về việc nhận in hóa đơn quá thời hạn theo quy định từ 01 đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định (điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 125).
2. Báo cáo về việc nhận in hóa đơn quá thời hạn theo quy định từ 06 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ (điểm b khoản 1 Điều 21 Nghị định 125).
3. Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ (điểm a khoản 1 Điều 24 Nghị định 125).
4. Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyền (dùng quyền có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyền hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn (điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định 125).
5. Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kế khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế (điểm c khoản 1 Điều 24 Nghị định 125).
6. Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ (khoản 1 Điều 25 Nghị định 125).
7. Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ (điểm a khoản 1 Điều 26 Nghị định 125).
8. Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này (điểm b khoản 1 Điều 26 Nghị định 125).
9. Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ (khoản 1 Điều 27 Nghị định 125).
10. Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ (khoản 1 Điều 29 Nghị định 125).

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn hợp lệ đối với cơ quan thuế và cơ quan khác của Nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý?

– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn;
– Cơ quan thuế và các cơ quan quản lý không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay;
– Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.