Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó sẽ còn tồn tại hóa đơn giấy không còn sử dụng nữa. Những hóa đơn giấy không còn sử dụng nữa sẽ phải tiêu hủy. Vậy Cách hủy hóa đơn giấy không sử dụng nữa như thế nào? Hãy cùng kế toán X tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/NĐ-CP
Hủy hóa đơn giấy khi nào?
Theo quy định tại khoản 3, Điều 15 Nghị định 123/NĐ-CP có nêu:
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.
Như vậy theo quy định trên, kể từ thời điểm doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được cơ quan thuế chấp nhận thì doanh nghiệp sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ và thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn (nếu có).
Quy định về hủy hóa đơn giấy không còn sử dụng
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ:
“Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”
Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngay sau khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được Cơ quan thuế chấp thuận thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định cũ trước đây và hủy hóa đơn giấy còn tồn.
Cách hủy hóa đơn giấy không sử dụng nữa như thế nào?
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện theo Điều 27 Nghị định 123/NĐ-CP như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử cũ đang sử dụng, doanh nghiệp thực hiện liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử của mình để hỗ trợ thủ tục ngừng trên phần mềm để tránh việc phát sinh việc vẫn phát hành xuất hóa đơn sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Thủ tục hủy hóa đơn giấy qua mạng năm 2022
Bước 1: Đầu tiên chúng ta cần lập thông báo kết quả hủy hóa đơn bằng phần mềm HTKK. Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK. Sau đó chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC).
Bước 2: Lúc này màn hình hiện ra tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn. Các bạn tiến hành nhập các chỉ tiêu như mã hóa đơn, tên hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, từ số đến số, người lập biểu, người đại diện theo pháp luật… Cuối cùng các bạn nhấn Ghi rồi Kết xuất file XML.
Bước 3: Tiếp theo, các bạn mở trình duyệt web và đăng nhập vào địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn
Sau đó các bạn chọn mục DOANH NGHIỆP rồi đăng nhập vào hệ thống.
Bước 4: Sau khi đăng nhập vào hệ thống, các bạn chọn mục Khai Thuế => chọn tiếp Nộp tờ khai XML. Sau khi giao diện chuyển vào mục Nộp tờ khai XML, các bạn chọn mục Chọn tệp tờ khai.
Bước 5: Lúc này, hộp thoại Open hiện ra.
Các bạn tiến hành tìm tới vị trí lưu của tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn tạo bên trên rồi nhấn Open.
Bước 6: Bây giờ tờ khai đã được upload lên hệ thống. Các bạn chỉ cần cắm USB chữ ký số của đơn vị mình vào máy tính rồi nhấn Ký điện tử. Sau đó nhấn tiếp Nộp tờ khai. Chỉ cần như vậy là tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn đã được nộp cho Cơ quan Thuế.
Thời hạn hủy hóa đơn giấy không sử dụng
Theo Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.
Trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.
- Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Cách hủy hóa đơn giấy không sử dụng nữa như thế nào?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, mua hóa đơn điện tử, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Khi hủy hóa đơn giấy chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lưu ý lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũ (mẫu BC26/AC), lưu ý:
Nộp ngay mẫu BC26/AC cùng thời điểm hủy hóa đơn.
Hoặc nộp mẫu mẫu BC26/AC chậm nhất là ngày 30/7/2022.
Chọn ngày hiện tại khi lập mẫu BC26/AC cùng thời điểm chuyển đổi sang hóa đơn mới.
Không chọn kỳ báo cáo cuối cùng.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, hồ sơ bao gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo mẫu.
Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
