Hiện nay, Nhà nước đang khuyến khích các doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn bộ các tỉnh thành. Trong đó, có một vài tỉnh thành đã bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Cụ thể, vấn đề sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như thế nào? Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử? Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử năm 2022 như thế nào? Pháp luật quy định Đối tượng nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử? Trường hợp nào không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.
Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Tại Khoản 2, Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2018: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.”
Tuy nhiên mới đây, Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử đến ngày 1/7/2022. Cụ thể tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.
Chính thức bãi bỏ thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Vậy, thời hạn sử dụng hóa đơn giấy đến khi nào? Chính xác ngày cuối cùng sử dụng hóa đơn giấy là ngày 30/06/2022.
Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022. Tuy nhiên, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Có thể thấy, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019 có phần khác nhau về thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, xét về tổng thể, các thông tư/ nghị định này lại không hề chồng chéo nhau. Pháp luật tại Luật Quản lý thuế 2019 được hiểu là nội dung chung dành cho hóa đơn, chứng từ điện tử nói chung, bao gồm: hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng.
Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử năm 2022
Dựa theo các thông tin của pháp luật về hóa đơn điện tử, việc áp dụng tại Việt Nam được tiến hành theo lộ trình hiện tại là 12 năm (tính đến hết năm 2022). Ban Cán sự Bộ Tài Chính đã ra nghị quyết về lộ trình áp dung hóa đơn điện tử theo 2 giai đoạn cụ thể như sau:
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
| Trước ngày 1/7/2022: | Chỉ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử với các cơ sở kinh doanh mà cơ quan thuế thông báo chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử mà đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin. |
| Từ ngày 1/7/2022: | Bắt bộ áp dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp như doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử,… |
Thông tư 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn
- Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng về hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 1/7/2022.
- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1/7/2022.
Lưu ý: Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kết toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng.
Thời gian tối đa 12 tháng được tính từ một lần kể từ ngày 1/7/2022, đối với hộ kinh doanh/ cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước ngày 1/7/2022. Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 1/7/2022 là kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Doanh nghiệp vẫn được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022. Nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự tin, hóa đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022: Đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử. Theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì cơ sở kinh doanh trên địa bàn có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử tại Thông tư 78/2021/TT-BTC theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế. Trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
- Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Đối tượng nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Ngoại trừ doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đáp ứng 02 điều kiện không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thì tất cả doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh còn lại phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, gồm:
(1) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
(2) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
(4) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
(5) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Từ ngày 01/7/2022, những đối tượng trên phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Lưu ý: Từ ngày 21/11/2021, Bộ Tài chính đã công bố triển khai và chính thức sử dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh thành phố giai đoạn 1, gồm Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ (những địa phương này triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trước).
Trường hợp nào không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo quy định Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1-7-2022, cơ sở kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, vẫn có trường hợp ngoại lệ không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Nội dung này được nêu rõ tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30-6-2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12-9-2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC và Thông tư này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17-01-2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này.
Theo đó, doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1-7-2022 nếu đáp ứng đủ 2 điều kiện sau:
- Thành lập trong thời gian từ ngày 17-9-2021 đến hết ngày 30-6-2022.
- Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Đối với trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in,… thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Mời bạn xem thêm:
- Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân online
- Cách tính hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy định năm 2022
- Thủ tục miễn thuế thu nhập cá nhân khi bán nhà năm 2022
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, phát hành hóa đơn điện tử… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X.
Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Tại Hà Nội là thủ đô nước Việt Nam, chính vì thế quy trình thực hiện các quy tắc của Chính Phủ cũng sẽ thường sớm hơn. Cụ thể, 100% doanh nghiệp tại Hà Nội phải chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 31/12/2021 (theo dự kiến của Tổng Cục Thuế).
Theo nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Tổng Cục Thuế, dự kiến có 6 tỉnh bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 31/12/2021 bao gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định.
Doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1-7-2022 nếu đáp ứng đủ 2 điều kiện sau:
Thành lập trong thời gian từ ngày 17-9-2021 đến hết ngày 30-6-2022.
Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Đối với trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in,… thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Đối với cơ sở kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mà bị phát hiện có thể bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài việc bị phạt tiền người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, đó là buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
