Hiện nay, theo Thông tư 78 các doanh nghiệp sẽ hủy hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang lúng túng và khó khăn trong quá trình hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Kế toán X xin Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 dưới bài viết sau đây. Hy vọng giúp đỡ cho bạn trong quá trình hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Quy định về việc hủy hóa đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Hủy hóa đơn được quy định rõ tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: “10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”.
Theo quy định tại Nghị định 123, Người nộp thuế cần thực hiện hủy hóa đơn trong 2 trường hợp:
– Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
– Trường hợp Người nộp thuế đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, Người nộp thuế có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lên cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.
Quy trình tiến hành cách hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:
– Người bán thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế;
– Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua;
– Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt:
– Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập;
– Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
Thời hạn thực hiện: Bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử bị hủy.
Cách hủy hóa đơn điện tử chưa ký số (chưa phát hành)
Hủy hóa đơn điện tử chưa ký số (chưa phát hành hay hóa đơn nháp) khá đơn giản. Bạn sẽ phải hủy hóa đơn nháp này mà không thể chỉnh sửa trong trường hợp: hóa đơn đã lập nháp nhưng do doanh nghiệp thay đổi thông tin như: địa chỉ, tên… (do thay đổi giấy phép kinh doanh) mà bạn chưa cập nhật lại thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử. Khi đó, bạn phải hủy hóa đơn nháp và cập nhật thông tin mới trên phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó, xuất hóa đơn mới thay thế để các thông tin trên hóa đơn đúng theo giấy phép kinh doanh mới.
Để hủy hóa đơn trong trường hợp này, người lập thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Người dùng mở phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Sau đó, chọn vào hóa đơn điện tử chờ ký và chọn “Xóa bỏ” để hủy tất cả những hóa đơn chưa thay đổi thông tin là hoàn thành.
Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành (đã ký số) và gửi cho bên mua hàng
Trong trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và đã gửi cho bên mua hàng thì cần thực hiện nhiều thủ tục hơn so với hóa đơn nháp. Đồng thời, cần xem xét từng trường hợp hóa đơn đã kê khai hay chưa để thực hiện hủy cho đúng quy định.
Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa và chưa kê khai
Đây là trường hợp: bên bán đã lập hóa đơn, đã ký số và gửi qua cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa/dịch vụ và cả 2 bên chưa kê khai. Khi đó mới phát hiện sai sót về thông tin đơn vị mua hàng, số lượng hàng, đơn giá hàng hóa.
Các bước hủy hóa đơn trong trường hợp này như sau:
Bước 1: Xóa bỏ hóa đơn điện tử lập sai trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế
Người dùng vào danh mục “Hóa đơn” chọn “Lập hóa đơn” và chọn dải hóa đơn cần lập.
Sau đó chọn “Thêm (F4)” và tiến hành các bước lập như: điền thông tin công ty, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất…để lập hóa đơn thay thế.
Bước 3: Lập biên bản xác nhận xóa bỏ hóa đơn. Trong biên bản cần thể hiện được số hóa đơn xóa bỏ, lý do xóa bỏ.
Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa/dịch và 2 bên đã thực hiện kê khai
Trường hợp này bên lập hóa đơn không thể thực hiện thao tác hủy hóa đơn cũ và thay thế hóa đơn mới mà bắt buộc phải thực hiện “Điều chỉnh hóa đơn”.
- Trường hợp 1: Điều chỉnh tăng – Điều chỉnh tăng số lượng, đơn giá hàng hóa
Bước 1: Vào phân hệ “Chức năng” chọn “Điều chỉnh tăng” sau đó chọn hóa đơn cần điều chỉnh
Bước 2: Chọn hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh tăng.
Bước 3: Điền thông tin về văn bản điều chỉnh, nêu ngắn gọn lý do điều chỉnh và thông tin về đơn giá, số lượng cần tăng.
Cuối cùng bạn ấn “Lưu” và hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn mới ở trạng thái “Điều chỉnh tăng”, hóa đơn cũ là “Bị điều chỉnh” là hoàn thiện.
- Trường hợp 2: Điều chỉnh giảm – Điều chỉnh giảm số lượng, đơn giá hàng hóa
Bước 1: Vào phân hệ “Chức năng” chọn “Điều chỉnh giảm” sau đó chọn hóa đơn cần điều chỉnh
Bước 2: Chọn hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh giảm
Bước 3: Điền thông tin về văn bản điều chỉnh, nêu ngắn gọn lý do điều chỉnh giảm và thông tin về đơn giá, số lượng cần giảm. Rồi bấm “Lưu” là hoàn thành
- Trường hợp 3: Sai các thông tin khác như đơn vị mua hàng, tên hàng hóa
Bước 1: Vào phân hệ “Chức năng” chọn “Điều chỉnh khác” sau đó chọn hóa đơn cần điều chỉnh.
Bước 2: Điền các thông tin về văn bản, lý do điều chỉnh chi tiết rồi bấm “Lưu” là hoàn thành
Cách hủy hóa đơn theo Thông tư cũ còn tồn hoặc doanh nghiệp giải thể hoặc ngừng hoạt động
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Theo khoản 3, Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể như sau: “Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này”.
Như vậy, các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP) đều phải hủy bỏ toàn bộ hóa đơn cũ và sử dụng sang hóa đơn mới theo Thông tư 78.
Các bước hủy hóa đơn theo Thông tư cũ còn tồn
Bước 1: Vào ứng dụng hóa đơn điện tử (ứng dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng) chọn mục “Đăng ký phát hành hóa đơn” và chọn “Thông báo hủy”.
Bước 2: Chọn phương pháp hủy hóa đơn bằng phương pháp điện tử.
Bước 3: Lựa chọn số hóa đơn cần hủy (lưu ý cần chọn toàn bộ số hóa đơn còn lại chưa sử dụng).
Bước 4: Đính kèm quyết định hủy và biên bản hủy.
Bước 5: Lưu lại thông báo hủy hóa đơn điện tử dưới dạng file XML.
Bước 6: Sau đó, người dùng vào trang Thuế điện tử để gửi thông báo tới cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp như việc nộp các tờ khai thông thường là hoàn thành.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78″. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, bảo hiểm cho người lao động , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 thì trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế thì người bán sử dụng mẫu số 04/SS-HDĐT để thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Tuy nhiên, người bán nên thực hiện việc thông báo ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót trong trường hợp phải hủy để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn.
Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định biện pháp xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn. Theo đó, hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn tùy vào số ngày quá hạn mà mức xử phạt sẽ khác nhau. Cụ thể:
– Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn phải hủy theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ;
– Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng đối với hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định;
– Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với:
+ Hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định;
+ Không hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
+ Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót.
Bên cạnh đó, việc hủy hóa đơn không đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật cũng sẽ bị phạt tiền với mức là 4 triệu đến 8 triệu đồng.