Việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26 là nghiệp vụ quen thuộc đối với tất cả kế toán khi sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, cùng với sự ra đời và có hiệu lực của nhiều văn bản quy phạm pháp luật mới, mà trong quá trình công tác nhiều kế toán hay doanh nghiệp còn gặp phải nhiều vướng mắc trong vấn đề này. Vậy quy định cụ thể cho phạm trù này là như thế nào và những điều luật được áp dụng vào thực tế ra sao? Hãy cùng Kế toán X tìm hiểu chi tiết quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhé!
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là loại báo cáo đối với cá loại hóa đơn được phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp hoặc khách hàng. Các cá nhân, tổ chức, hộ kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ (không áp dụng với các đối tượng được Cơ quan thuế cấp hóa đơn) phải có trách nhiệm nộp lên Cơ quan thuế hàng quý. Điều này giúp Cơ quan thuế nắm rõ số liệu nhằm dễ kiểm soát, ngăn chặn các hành vi gian lận, trốn thuế của doanh nghiệp.
Những đối tượng nào phải nộp báo cáo?
Căn cứ pháp lý theo khoản 1, khoản 3 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể, người nộp thuế bao gồm:
- Là tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thì cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Đồng thời, Người nộp thuế cũng cần lập bảng kê hóa đơn được sử dụng trong kỳ tính thuế cho CQT trực tiếp quản lý.
- Là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có nhu cầu chuyển địa điểm kinh doanh thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
“Điều 29. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ
1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.”
Khi nào cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?
Nhằm tránh những sai phạm, hay nộp chậm trong quá trình nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá nhân cần nắm rõ thời hạn nộp báo cáo và bảng kê đi kèm mà pháp luật quy định. Căn cứ theo khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
” Điều 29. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ
1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Mặt khác, dựa vào những quy định về thời hạn được ghi nhận trong Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì còn có một hình thức khác được áp dụng riêng đối với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
“Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.“
Như vậy có nói, có 2 thời hạn nộp báo cáo là nộp báo cao theo quý và nộp báo cáo theo tháng:
Nộp báo cáo theo quý
Trong trường hợp nộp theo quý, các tổ chức và cá nhân kinh doanh cần biết thời hạn nộp báo cáo chậm nhất của từng quý là:
- Quý 1: Doanh nghiệp nộp chậm nhất là vào ngày 30/4.
- Quý 2: Doanh nghiệp nộp chậm nhất là vào ngày 30/7
- Quý 3: Doanh nghiệp nộp chậm nhất là vào ngày 30/10.
- Quý 4: Doanh nghiệp nộp chậm nhất là vào ngày 30/01 của năm sau.
Nộp báo cáo theo tháng
Những trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo theo tháng, thì thời hạn là từ ngày 20 của tháng sau tháng phát sinh việc sử dụng hóa đơn là thời hạn muộn nhất để nộp báo cáo.
Chú ý: Đối với các tổ chức và cá nhân kinh doanh sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nếu chưa thông báo phát hành hóa đơn, cụ thể là các trường hợp được nêu tại khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.”
Nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có bị phạt không?
Như đã đề cập ở phía trên, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là nghĩa vụ cũng đồng thời là trách nhiệm của các tổ chức và cá nhân kinh doanh. Vì lẽ đó mà căn cứ theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định nếu đến thời hạn mà doanh nghiệp không nộp báo cáo, tổ chức và cá nhân đó sẽ phải chịu hình phạt tương ứng mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm.
“Điều 29. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
b) Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.
6. Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định này thì không áp dụng Điều này khi xử phạt vi phạm hành chính.
7. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 5 Điều này.”
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cập nhật mới nhất“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như dịch vụ báo cáo tài chính năm, đăng ký hóa đơn điện tử, bảo hiểm cho người lao động, khôi phục mã số thuế doanh nghiệp bị khóa, quyết toán thuế doanh nghiệp, khôi phụ mã số thuế doanh nghiệp bị khóa do không hoạt động tại trụ sở, … hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Có được xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán không?
- Hướng dẫn kê khai thuế môn bài online năm 2022
- Quyết toán thuế khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp năm 2022?
Câu hỏi thường gặp
– Trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì người bán có thể phát hành một hóa đơn có nhiều trang và các trang hóa đơn đảm bảo các nguyên tắc sau:
– Cùng một số hóa đơn, cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn.
– Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua và người bán.
– Có ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y”.
Khi có thay đổi các thông tin bắt buộc trên hóa đơn (tham khảo các thông tin bắt buộc khi viết hóa đơn điện tử) thì doanh nghiệp cần thực hiện:
– Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế (nếu bắt buộc phải thay đổi mã số thuế hoặc cơ quan quản lý thuế trực tiếp thì gửi cho cơ quan thuế cũ, nếu không thì gửi cho cơ quan thuế hiện tại)
– Lập Mẫu 01 – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP đến cơ quan thuế (nơi chuyển đến hoặc cơ quan thuế quản lý hiện tại)
– Thông báo với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để thay đổi.
Khi thay đổi các thông tin không bắt buộc như tài khoản ngân hàng, số điện thoại, người đại diện, … thì doanh nghiệp không cần thông báo cho cơ quan thuế mà có thể nhờ nhà cung cấp hóa đơn điện tử thay đổi trực tiếp trên hệ thống.