Quy định ngày ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2022

Hóa đơn điện tử được nhiều công ty tin dùng bởi những gì mà nó mang lại không chỉ nâng cao hiệu quả công việc, giảm chi phí, đáp ứng mọi nhu cầu về hóa đơn của công ty mà còn góp phần số hóa quy trình quản lý và thủ tục hành chính về hóa đơn. Mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây của Kế toán X quy định ngày ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2022.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Ngày ký hóa đơn điện tử là gì?

Tại khoản 9 điều 10, nghị định 123 quy định: “Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.”

Quy định pháp luật về thời điểm lập hoá đơn

Căn cứ tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022), quy định về các thời điểm lập hóa đơn, như sau:

– Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia): là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

-Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Thời điểm lập hóa đơn của một số trường hợp cụ thể:

+ Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

+ Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

+ Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Quy định ngày ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2022

Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn có được khác nhau không?

Theo như khoản 9 điều 10 Nghị định 123 quy định về thời điểm ký số hóa đơn điện tử thì ngày lập và ngày ký số hóa đơn không bắt buộc trùng nhau. Tuy nhiên, cũng có quy định xử phạt nếu doanh nghiệp không chuyển hoặc chậm chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Hóa đơn với Ngày hóa đơn khác với Ngày ký số hóa đơn vẫn hợp lệ thì căn cứ để tính thời điểm chuyển dữ liệu chậm là dựa vào Ngày ký số hóa đơn.

Vấn đề xuất cách số, lùi ngày đã có từ trước do nhiều vấn đề chủ quan lẫn khách quan của doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo quy định mới về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123 và thông tư 78 thì doanh nghiệp không được xuất hóa đơn cách số, lùi ngày nữa. Cụ thể:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: Sau khi nhập dữ liệu, xuất hóa đơn, dN sẽ thực hiện ký số và kết nối gửi lên cơ quan Thuế để thực hiện cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua. Như vậy, ngay tại thời điểm xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải lập tức gửi hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế để đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: DN sẽ thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế bằng hai hình thức là Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT (áp dụng với một số doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đặc thù) hoặc chuyển đầy đủ nội dụng hóa đơn (trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ).

DN vẫn có thể ghi Ngày hóa đơn là ngày trong quá khứ (lùi ngày) và thực hiện gửi lên cơ quan thuế để cấp mã bình thường, tuy nhiên trong trường hợp này CQT sẽ có hệ thống rà soát và gửi thông báo qua email, văn bản hay số điện thoại đề nghị đơn vị giải trình.

DN và kế toán cần lưu ý để áp dụng đúng, tránh nhầm lẫn để không bị phạt vì vi phạm khi xuất hóa đơn.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử qua trang Tổng cục Thuế như thế nào?

Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử qua trang Tổng cục thuế.

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào đường dẫn: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Bước 2: Chọn hình thức tra cứu sau đó điền đầy đủ thông tin như bắt buộc như:

• Mã số thuế
• Ký hiệu hóa đơn
• Mẫu số
• Số hóa đơn
• Mã xác thực

Bước 3: Sau đó bấm “Tìm kiếm” và xem thông tin sau khi tra cứu thành công.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Ngày ký và ngày phát hành hóa đơn điện tử theo quy định năm 2022?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, tự đăng ký mã số thuế cá nhân online, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử,..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp