Có rất nhiều trường hợp khi ký xác nhận chứng từ kế toán nhiều người sử dụng. Quy định của pháp luật về chữ ký như thế nào? Và ký chứng từ kế toán bằng chữ ký khắc sẵn được không? Hãy cùng Kế toán X tìm hiểu quy định về chữ ký chứng từ kế toán ở bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
- Luật kế toán 2015
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP
- Nghị định 41/2018/NĐ-CP
Con dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?
Về nguyên tắc, chữ ký phải ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ những trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật).
Theo khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh, được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
Theo 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Vì vậy, có thể khẳng định, con dấu chữ ký khắc sẵn không được pháp luật công nhận, không có giá trị pháp lý.
3 lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký
– Dấu chữ ký khắc sẵn có thể bị sử dụng không đúng mục đích. Khi giao cho người khác sử dụng con dấu chữ ký, cần có văn bản ủy quyền quy định rõ phạm vi được đóng dấu chữ ký;
– Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn dạng con dấu đóng vào chứng từ kế toán. Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị phạt từ 3 – 5 triệu đồng (điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực kế toán)
– Chỉ nên sử dụng con dấu chữ ký trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp để tránh bị từ chối giao dịch.
Ký chứng từ kế toán bằng chữ ký khắc sẵn được không?
Căn cứ Điều 19 Luật kế toán 2015 quy định về ký chứng từ kế toán như sau:
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Theo quy định sẽ không được sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn để ký trên chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có chữ ký của những ai?
Theo Khoản 1 Điều 16 Luật này chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán sẽ phải có chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn bị xử phạt như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại điểm d, khoản 1, điều 8, Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, nội dung này được quy định cụ thể như sau:
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn
Vậy Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị xử phạt hành chính từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng (từ ba triệu đồng đến năm triệu đồng).
Bên cạnh đó, với mức xử phạt này còn áp dụng đối với các hành vi sau:
- Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
- Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
- Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
- Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
Có được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hay không?
Căn cứ Điều 19 Luật kế toán 2015 quy định về ký chứng từ kế toán như sau:
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
hữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai và không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Bạn kế toán của doanh nghiệp bạn ký bút đỏ như vậy là trái với quy định pháp luật.v
Theo quy định chữ ký trên chứng từ kế toán không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Ký chứng từ kế toán bằng chữ ký khắc sẵn được không?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất,thành lập công ty; đăng ký bảo hộ nhãn hiệu; ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chỉ và kế toán trưởng hoặc người được ủy – quyển kỳ trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ băng giấy.
Theo Khoản 5 Điều 18 Luật kế toán 2015 quy định về lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau: ” Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán”
Vì vậy, toàn bộ nội dung được lập trong chứng từ kế toán sẽ do người lập ký tên chịu trách nhiệm.
Chữ ký điện tử trên chứng từ kế toán được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện dưới đây:
– Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
– Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
– Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
– Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.
