Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Thông thường hóa đơn điện tử được người bán lập và giao cho người mua khi người bán bàn giao xong hàng hóa cho bên mua cho dù đó là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong một số trường hợp kế toán viên quên hoặc nhập sai thời điểm xuất hóa đơn. Vậy hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không là câu hỏi được mọi người quan tâm đến, bài viết dưới đây của Kế toán X sẽ giúp bạn đọc và doanh nghiệp có câu trả lời về vấn đề này. Mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết rõ hơn về vấn đề đang quan tâm.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Quyết định 1450/QĐ-TCT

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
HĐĐT phải đáp ứng các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Quy trình Lập hóa đơn điện tử

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 về thành phần chứa dữ liệu HĐĐT và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế:
- Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KCT” áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.
  Theo đó các phần mềm lập HĐĐT có thiết kế phần thuế suất giá trị KCT – NNT sẽ lựa chọn mục “KCT” tại Phần thuế suất thuế GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Ngoài ra tại phần tiền thuế thì NNT không nhập dữ liệu vào mục này.
- Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải kê khai, nộp thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KKKNT”.
- Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng mức thuế suất 8% hoặc thuế nhà thầu thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KHAC:AB.CD%” .
- Trường hợp người mua không có mã số thuế (MST) hoặc có MST nhưng không theo pháp luật quản lý thuế Việt Nam thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua, vì định dạng HĐĐT quy định trường dữ liệu MST người mua áp dụng đối với người mua là cơ sở kinh doanh tại Việt Nam và có mã số thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế là mã 10 hoặc 13 số.
  Do đó đối với HĐĐT xuất khẩu hàng hóa mà người mua có MST theo quy định của pháp luật nước khác thì người bán không phải nhập thông tin MST người mua trên hóa đơn.
- Trường hợp người bán đã lập các hóa đơn từ số thứ tự 1 đến số 3, đã gửi cơ quan thuế để được cấp mã. Khi nhận kết quả các hóa đơn số 1 và 3 được cấp mã, hóa đơn số 2 không được cấp mã do sai định dạng dữ liệu thì người bán lập hóa đơn mới gửi cơ quan thuế để cấp mã thay cho hóa đơn (số thứ tự 2) có lỗi chưa được cấp mã. Hóa đơn mới trường hợp này không phải là hóa đơn thay thế nên không cần ghi dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn….”.

Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không

Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì:
- Trường hợp Người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn, thì khi trả lại hàng hóa người mua lập hóa đơn giao cho người bán. Trên hóa đơn ghi số lượng hàng hóa trả lại, tiền thuế, thuế suất trả lại và thuế GTGT.
  Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hóa, người mua và người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
- Trường hợp người mua ko phải là cơ sở kinh doanh, người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập, người bán thông báo với cơ quan thuế việc hủy HĐĐT đã lập và thực hiện khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra tại thời điểm nhận lại hàng hóa.
- Trường hợp xuất khẩu hàng hóa thì khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.
  Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử cho hàng hóa xuất khẩu.
- Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn.
Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
- Trường hợp người bán lập riêng 01 (một) HĐĐT đối với khoản chiết khấu thương mại vào cuối mỗi kỳ bán hàng thì về nguyên tắc không ghi số âm đối với giá trị chiết khấu thương mại nêu trên.
- Trường hợp HĐĐT của lần mua cuối cùng chưa giảm khoản chiết khấu thương mại của hàng hóa đã bán thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chiết khấu thương mại (ghi dấu âm).

Quy Định Pháp Luật về Thời Điểm Lập Hóa Đơn Điện Tử

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:

Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng).

Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không ?

Từ những phân tích trên, không thể xuất hóa đơn điện tử lùi ngày bởi vì: Với cả hóa đơn điện tử có mã và không có mã, doanh nghiệp đều phải chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế cùng ngày với ngày ký hóa đơn. Do đó, ngày ký số hóa đơn (phát hành) không thể là một thời điểm trong quá khứ vì cơ quan thuế dễ dàng phát hiện sự sai lệch giữa ngày lập hóa đơn, ngày ký hóa đơn và ngày chuyển dữ liệu.

Ngoài ra, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã không còn cho phép xuất hóa đơn lùi ngày.

Mẹo xuất hóa đơn điện tử lùi ngày trong một số trường hợp
Hiện nay, có một số mẹo xuất hóa đơn điện tử lùi ngày được chia sẻ trên một số cộng đồng kế toán như: điều chỉnh cài đặt ngày/giờ trên máy tính hoặc trên phần mềm xuất hóa đơn.

Tuy nhiên, cách này thực chất không có tác dụng bởi ngày ký hóa đơn, ngày chuyển dữ liệu vẫn được thể hiện ngay trên bản xml của hóa đơn. Mẹo điều chỉnh cài đặt thời gian chỉ thay đổi được bản thể hiện PDF của hóa đơn. Nếu bị cơ quan thuế phát hiện, doanh nghiệp có thể bị coi là cố ý xuất sai ngày hóa đơn và bị xử phạt không nhỏ.

Mặc dù vậy, theo quy định tại nghị định 123, bên bán sẽ kê khai theo ngày lập hóa đơn, ngày lập và ngày ký hóa đơn có thể khác nhau. Do đó, kế toán viên có thể lập sẵn hóa đơn tại thời điểm mong muốn, đến ngày có số chính xác thì ký và gửi cơ quan thuế, gửi bên mua. Kế toán viên nên cố gắng sắp xếp thời gian để xuất hóa đơn đúng thời hạn, tránh các khoản phạt không đáng có cho doanh nghiệp .

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? “. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức và vận dụng những kiến thức đã tìm hiểu để áp dụng vào thực tế đời sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký hóa đơn điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, nộp thuế tndn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc, thủ tục miễn thuế thu nhập cá nhân khi bán nhà, hạch toán thuế phụ thuộc, hạch toán thuế độc lập, bảo hiểm cho người lao động, nộp thuế tndn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc, thủ tục hoàn thuế giá trị gia tăng, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833.102.102.

Mời bạn xem thêm:

Câu hỏi thường gặp

Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?

– Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
– Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của Hóa đơn điện tử giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.
– Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
– Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
Chống từ chối bởi người ký.
Đảm bảo tính toàn vẹn của Hóa đơn điện tử trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.
– Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

Đâu là các trường hợp bị ngừng cấp mã xác thực hóa đơn điện tử?

– Đối tượng chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
– Đối tượng thuộc trường hợp Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
– Đối tượng đã thông báo với Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
– Đối tượng đã có thông báo của Cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
– Sử dụng hóa đơn điện tử có mã để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị phát hiện và thông báo tới Cơ quan thuế.
– Lập hóa đơn điện tử có mã để bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân khác bị phát hiện và báo cho Cơ quan thuế.
– Các doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh khi bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và yêu cầu tạm ngừng kinh doanh.
Doanh nghiệp bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát. Dựa vào kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế nhận thấy doanh nghiệp thành lập với mục đích mua bán và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì sẽ xử phạt vi phạm hành chính theo quy định và ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
Tiếp đến là thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế.
Thực tế thì thủ tục này cũng khá giống như hóa đơn có mã, chỉ khác ở đối tượng áp dụng mà thôi.

Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?

Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
• Giải nén file .zip vừa tải về
• Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
• Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem