Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. Vậy có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không? Cùng Kế toán X tìm hiểu chi tiết quy định pháp luật về quyết toán thuế.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
Căn cứ khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa như sau:
- Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.
Như vậy, như Kế Toán X đã trình bày thì hiện nay không có quy định nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế và hóa đơn ddienj tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Vậy cụ thể là gì thì sau đây Kế Toán X sẽ trình bày cho bạn
Đối với doanh nghiệp:
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn…);
- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế;
- Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra;
- Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.
Đối với cơ quan thuế và cơ quan khác của Nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý:
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn;
- Cơ quan thuế và các cơ quan quản lý không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay;
- Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
Đối với xã hội:
- Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần khắc phục được tình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên), tình trạng làm giả hóa đơn;
- Góp phần tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp;
- Giúp việc triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn từ đặt hàng trên mạng, giao hóa đơn điện tử qua mạng, thanh toán qua mạng;
- Sử dụng hóa đơn điện tử giảm tối đa việc sử dụng giấy in góp phần bảo vệ môi trường.
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có độ chính xác và tính bảo mật cao. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và nhân lực;
- Tổ chức, doanh nghiệp không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Tránh được việc nộp chậm, không nộp báo cáo dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
- Mã số xác thực có trên mỗi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp tăng độ uy tín khi giao dịch với khách hàng. Bằng cách tra mã xác thực trên hóa đơn tại website của cơ quan thuế, doanh nghiệp và khách hàng có thể biết được nguồn gốc hóa đơn. Hơn nữa, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực giúp ngăn chặn gian lận hóa đơn trong công tác quản lý thuế.
Hướng xử lý đối với hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã?
Căn cứ Công văn 2299/CTBNI-TTHT năm 2022 hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã như sau:
- Để tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế, người nộp thuế đăng nhập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu được cơ quan thuế cấp để thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế xem đã được tiếp nhận và cấp mã chưa.
- Trường hợp đã được cấp mã: người nộp thuế liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ đồng bộ từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế về phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- Trường hợp tra cứu không có dữ liệu: người nộp thuế liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ chuyển dữ liệu hóa đơn lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để được cấp mã.
Nếu trường hợp bạn đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng vẫn chưa được cấp mã thì có thể làm theo hướng dẫn trên của Kế Toán X để có mã sớm nhất nhé.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký hóa đơn điện tử, chốt thuế chuyển quận, tự quyết toán thuế tncn, giấy ủy quyền quyết toán thuế tncn, quyết toán thuế tncn online, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Các chứng chỉ hành nghề kế toán năm 2022
- Khai thuế, tính thuế trực tiếp của nhà cung cấp ở nước ngoài được quy định thế nào?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ Công văn 2299/CTBNI-TTHT năm 2022 trả lời nguyên nhân tại sao hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã là vì:
– Thông tin hóa đơn người nộp thuế đã lập gửi cấp mã chưa được truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để cấp mã.
– Hoặc hóa đơn đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa đồng bộ dữ liệu về phần mềm TVAN của doanh nghiệp đang sử dụng.
– Lỗi truyền nhận dữ liệu của Tổ chức truyền nhận dữ liệu.
Căn cứ Công văn 2299/CTBNI-TTHT năm 2022 lưu ý khi gặp hóa đơn sai sót như sau:
Người nộp thuế không tự ý vào chức năng hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ (TVAN) trước khi lập mẫu 04/SS-HĐĐT (trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu 04/SS-HĐĐT thì liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ).
Người nộp thuế có thể lập mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Đối với hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót: nếu điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương (+), nếu điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm (-) đúng với thực tế điều chỉnh.
Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của – pháp luật về quản lý thuế.