Trong quá trình hoạt động, kinh doanh, các doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản các tài liệu cẩn thận theo quy định pháp luật. Đặc biệt là các tài liệu kế toán như chứng từ, hoá đơn, doanh thu, hợp đồng, báo cáo tài chính… Đó là với các doanh nghiệp đang còn hoạt đông bình thường vậy với doanh nghiệp phá sản, giải thể thì sao? Doanh nghiệp đã phá sản rồi có cần lưu trữ sổ sách kế toán hay không? Hiện nay, doanh nghiệp phá sản thì tài liệu kế toán lưu trữ ở chỗ nào? Cùng Kế toán X đi tìm hiểu, khám phá những quy định pháp luật về vấn đề này.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP
Tài liệu kế toán cần lưu trữ bao gồm những giấy tờ nào?
Theo quy định về các loại tài liệu phải lưu trữ được trong Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
- Chứng từ kế toán
- Sổ kế toán: chi tiết và tổng hợp
- Các loại báo cáo tài chính của doanh nghiệp
- Các loại hợp đồng
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án đã hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia
- Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản
- Các tài liệu liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Như giải thể, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu…
Quy định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán
Thông thường, tài liệu của đơn vị nào thì sẽ được lưu trữ tại đơn vị đó. Với điều kiện đơn vị đó phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, an toàn trong quá trình lưu trữ. Đối với các doanh nghiệp không có kho lưu trữ thì có thể thuê một tổ chức, cơ quan lưu trữ khác.
Một số trường hợp đặc thù được quy định cụ thể theo Pháp luật như sau:
Với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ở đây cũng có thể là những công ty có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam. Trong thời gian hoạt động tại Việt Nam thì tài liệu cần được lưu trữ tại đơn vị nằm ở Việt Nam. Hoặc cũng có thể thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam để thực hiện chức năng lưu trữ.
Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, nơi lưu trữ sẽ do người đại diện theo Pháp luật của công ty quyết định. Trường hợp ngoại lệ sẽ có những quy định riêng.
Với đơn giản giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động kinh doanh
Tài liệu kế toán của những đơn vị này bao gồm:
- Tài liệu kế toán các kỳ trong năm vẫn trong thời hạn lưu trữ
- Tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể hay phá sản, chấm dứt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Những tài liệu này được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo quy định của Pháp luật quyết định. Hoặc theo quyết định của các cơ quan có thẩm quyền.
Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Với công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
Tài liệu kế toán của những công ty này sẽ được lưu trữ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Với công ty được chia, tách
- Nếu tài liệu phân chia được cho đơn vị mới thì lưu trữ tại đơn vị mới
- Nếu tài liệu không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị bị chia, bị tách.
- Tài liệu liên quan đến việc chia đơn vị thì lưu trữ tại đơn vị mới
- Tài liệu liên quan đến việc tách đơn vị thì lưu trữ tại đơn vị bị tách.
Với công ty được sáp nhập
Tài liệu của các đơn vị này sẽ được lưu trữ tại công ty nhận sáp nhập hoặc đơn vị mới nhất.
Trên đây là một số những thông tin bổ ích về việc lưu trữ tài liệu kế toán cho công ty. Đặc biệt là những công ty đặc thù như công ty nước ngoài, công ty sáp nhập, chia tách…
Doanh nghiệp phá sản thì tài liệu kế toán lưu trữ ở chỗ nào năm 2022?
Căn cứ Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
4. Tài liệu kế toán của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.
5. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách: Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định. Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
6. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.
7. Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan.
Trong trường hợp, doanh nghiệp của bạn đã làm thủ tục phá sản thì tài liệu kế toán đang còn thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động sẽ được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
Mời bạn xem thêm:
- Chức trách và nhiệm vụ của kế toán viên cao cấp?
- Chức trách và nhiệm vụ của kế toán viên cao cấp?
- Cơ quan nào quy định thủ tục cấp và thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán
Thông tin liên hệ
Trên đây là những vấn đề liên quan đến “Doanh nghiệp phá sản thì tài liệu kế toán lưu trữ ở chỗ nào năm 2022?”. Kế toán X tự hào sẽ là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề cho khách hàng liên quan đến tư vấn pháp lý, thủ tục giấy tờ liên quan đến đăng ký tạo chữ ký số, token, chữ ký điện tử, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, nộp thuế tndn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc,… Nếu quy khách hàng còn phân vân, hãy đặt câu hỏi cho Kế toán X thông qua số hotline 0833102102 chúng tôi sẽ tiếp nhận thông tin và phản hồi nhanh chóng.
Câu hỏi thường gặp
Theo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm như sau:
1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
3. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Luật Kế toán 2015 đã quy định rõ ràng về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
Đối với tài liệu dùng cho việc quản lý, điều hành của đơn vị kế toán: tối thiểu 5 năm. Trong đó gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ.
Đối với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập BCTC: tối thiểu 10 năm.
Với tài liệu mang tính sử liệu cao, có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế, an ninh: vĩnh viễn.
