Hiện nay xuất hóa đơn trước hay sau khi thanh toán?

Trong quá trình sản xuất kinh doanh việc xuất hoá đơn là công việc thường xuyên diễn ra và rất quan trọng. Xuất hoá đơn giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được quá trình kinh doanh của mình cũng như ghi nhận lại quá trình giao dịch hàng hoá trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp chưa biết về thời điểm xuất hoá đơn. Hiện nay công việc xuất hoá đơn được thực hiện như thế nào? Xuất hóa đơn trước hay sau khi thanh toán? hãy cùng Kế toán X tìm hiểu về vấn đề này nhé.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Thông tư 39/2014/TT-BTC

Hoá đơn là gì? Xuất hoá đơn được quy định như thế nào?

Hóa đơn chính là chứng từ do người bán lập ra. Trong đó có chứa các thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Có thể hiểu hóa đơn được chia làm 3 loại chính như sau:

Hóa đơn hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Các loại hóa đơn khác, gồm: Vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác…

Những lưu ý khi xuất hoá đơn như sau:

Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;

Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.

Các nguyên tắc khi xuất hoá đơn

Về nội dung hoá đơn hàng hoá cung ứng dịch vụ:

Theo nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 1 năm 2014 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh phải lập và giao hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ và cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích biếu tặng, quảng cáo, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.

Hóa đơn được thể hiện dưới hình thức:

Hóa đơn tự in
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn đặt in
Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Các loại hóa đơn bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền,…
Phiếu thu tiền cước hàng không, vận chuyển, kho bãi,…

Nội dung trên hóa đơn đầu ra cần đảm bảo:

Đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Không tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn.
Không sử dụng mực đỏ, dùng một loại màu mực, mực không phai
Gạch chéo phần còn trống. Nếu hóa đơn tự in thì không phải gạch chéo phần trống.
Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè.
Kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn” trong trường hợp người mua không có nhu cầu lấy hóa đơn.
Nội dung giữa các liên của hóa đơn phải trùng khớp

Nội dung trên hóa đơn đầu ra phải được thông nhất cùng một con số giữa các liên đối với các hóa đơn được lập một lần thành nhiều lần. Các liên có thể được thay thế bằng một bảng kê hái các chi tiết hóa đơn tực đã lập đối với các hóa đơn tiền điện nước, thu phí ngân hàng, vé vận tải, cước dịch vụ viễn thông, các loại thêm – vé -thẻ,…

Trong trường hợp nội dung các liên không khớp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật theo điểm c, khoản 1 Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT -TBC.

Hiện nay xuất hóa đơn trước hay sau khi thanh toán?

Thời điểm xuất hóa đơn trước hay sau khi thanh toán?

Theo nội dung quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP về thời điểm xuất hóa đơn điện tử như sau:

Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/ quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (Không phân biệt hàng hóa đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).
Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ (Không phân biệt dịch vụ đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc tiến hành bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng trong mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao, cung ứng dịch vụ.

Như vậy, không thể căn cứ vào thời điểm thanh toán để làm căn cứ để xuất hoá đơn mà phải căn cứ vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng hàng hoá hay thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ theo quy định trên.

Mức xử phạt khi xuất hoá đơn không đúng thời điểm?

Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính về hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm, cụ thể như sau:

“Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;
Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;
Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;
Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;
Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;
Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 4, khoản 5 Điều này khi người mua có yêu cầu”.

Như vậy tùy từng mức độ vi phạm về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm mà các cá nhân, tổ chức có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nhẹ nhất từ cảnh cáo và cao nhất có thể bị phạt tiền đến 8 triệu đồng.

Mời bạn xem thêm

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Hiện nay xuất hóa đơn trước hay sau khi thanh toán?”. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về hoá đơn. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất, báo cáo thuế hàng quý hoặc hàng tháng; Quyết toán thuế ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Câu hỏi thường gặp

xuất hoá đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hoá đơn như thế nào?

nếu đơn hàng có giá trị < 200.000, việc lập phải lập hóa đơn từng lần là không bắt buộc. Tuy nhiên, người bán vẫn phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người mua (khách lẻ). Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT sẽ vào cuối mỗi ngày.

Giải pháp nào cho doanh nghiệp có nhiều người cùng xuất hóa đơn?

Ở thời điểm hiện tại, đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về việc quản lý số lượng nhân viên xuất hóa đơn điện tử cũng như kiểm tra khối lương công việc hoàn thành thông qua các chức năng quản lý nhân viên và người sử dụng được cài đặt sẵn trong danh mục quản trị. Với phần mềm hóa đơn điện tử

Việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với HĐĐT thì như thế nào?

Hầu hết những hóa đơn hàng hóa dịch vụ xuất ra mà danh mục hàng hóa dịch vụ chứa đựng nhiều dòng sản phẩm dịch vụ thì đa phần các kế toán công ty sẽ đính kèm thêm bảng kê, vậy việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với hóa đơn điện tử thì như thế nào?
Hiện nay, hóa đơn điện tử được sử dụng ngày càng phổ biến, việc nhập số lượng danh sách hàng hóa dịch vụ không còn gói gọn trên 8-10 dòng như hóa đơn giấy trước đây, và nếu nhập sai thì khó tránh khỏi việc tốn thời gian viết lại thông tin khách hàng, hàng hóa dịch vụ từ đầu và các rắc rối phát sinh khác nữa.