Lỗi không phát hành được hóa đơn điện tử là điều mà không doanh nghiệp nào muốn xảy ra. Tuy nhiên, việc xảy ra sự cố là điều khó tránh khỏi trong cuộc sống. Vậy, Xử lý lỗi không phát hành được hóa đơn điện tử như thế nào? Hay theo dõi bài viết dưới đây của kế toán X để biết cách khắc phục lỗi nhé.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Một số lỗi thường gặp dẫn đến không phát hành được hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có một số sự cố phát sinh trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Trường hợp 1: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Trường hợp 2: Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố.
- Trường hợp 3: Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
- Trường hợp 4: Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã.
Khi gặp các sự cố nêu trên, cách xử lý đối với hóa đơn điện tử theo trong từng trường hợp như sau:
Không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo quy định tại khoản 1, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.“
Như vậy, khi người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan Thuế, nếu gặp phải các sự cố dẫn điến việc không thể sử dụng hóa đơn, người nộp thuế có thể xử lý theo các hướng sau:
- Liên hệ với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan Thuế. Thông báo về sự cố đang gặp phải để được xử lý sự cố trong quá trình sử dụng hóa đơn.
- Trong thời gian chờ xử lý sự cố, người xuất hóa đơn có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì có thể đến Cơ quan Thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.
Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố
Theo quy định tại khoản 2, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.“
Nếu xảy ra sự cố trong quá trình cấp mã tại hệ thống của cơ quan Thuế, Tổng Cục Thuế cần:
- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật để chuyển sang hệ thống dự phòng. Đồng thời, tiến hành thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế để người nộp thuế nắm được tình hình.
- Lựa chọn một số đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng các điều kiện theo quy định để cấp mã thay thế trong thời gian hệ thống của CQT gặp sự cố.
- Trong trường hợp chưa khắc phục được sự cố, cơ quan Thuế có thể bán hóa đơn đặt in cho Người nộp thuế để sử dụng tạm thời.
Sau khi xử lý thành công hệ thống cấp mã hóa đơn, cơ quan Thuế cần tiến hành công báo tới người nộp thuế để tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Thời gian thực hiện chậm nhất là 2 ngày làm việc kể từ thời hạn được ghi trên thông báo của cơ quan Thuế.
Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Theo quy định tại khoản 3, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.“
Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm:
- Thông báo cho người bán (doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử) được biết.
- Phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố và có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.
Như vậy, nếu trường hợp trong quá trình sử dụng mà có lỗi do hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì bên nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho các bạn sẽ phải có trách nhiệm thông báo để doanh nghiệp các bạn biết và phối hợp cùng cơ quan thuế hỗ trợ kịp thời.
Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật
Theo quy định tại khoản 4, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.“
Trường hợp cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã thì:
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường thì:
- Tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
- Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.
Như vậy, nếu trường hợp doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà được Tổng cục Thuế thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về trường hợp “Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã” thì đơn vị yên tâm sử dụng hóa đơn bình thường.
Việc xử lý sự cố sẽ do nhà cung cấp hóa đơn cho đơn vị phối hợp thực hiện với cơ quan thuế. Và trong trường hợp này nếu làm gián đoạn dẫn đến việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho Tổng cục Thuế thì không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử và sẽ không bị xử phạt theo quy định.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Xử lý lỗi không phát hành được hóa đơn điện tử như thế nào?”. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, chốt thuế chuyển quận , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế đối với 02 trường hợp như sau:
– Người nộp thuế đang sử dụng HĐĐT không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã.
Để thực hiện việc chuyển đổi thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng HĐĐT có mã.
– Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu, bảo hiểm, điện lực,…) nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã.
Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:
– Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
