Xóa hóa đơn điện tử đã phát hành giúp kế toán ghi nhận việc xoá hoá đơn trong trường hợp hoá đơn đã được ký điện tử nhưng kế toán có phát hiện sai sót trên hoá đơn như thông tin đơn vị, số tiền… Tuy nhiên, trong vài trường có nhiều kế toán quên cách xóa hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào? Vì vậy, hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết cách xóa hóa đơn điện tử đã phát hành nhé.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 123/2020/NĐ-CP
Quy định về Xóa hóa đơn điện tử
Xóa bỏ hóa đơn là hóa đơn đã viết/ phát hành bị sai, cần lập biên bản hủy/điều chỉnh/ thu hồi hóa đơn.
Cách xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử như sau:
Áp dụng vào thực tế, nếu hóa đơn đã lập có sai sót, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì doanh nghiệp xử lý như sau:
• Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý, xác nhận của cả hai bên.
• Hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thỏa thuận.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….
Các bước xóa bỏ hóa đơn điện tử bị sai. Vào phân hệ “Quản lý hóa đơn”, chọn “Xoá hoá đơn” (hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm).
Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.
Biên bản thỏa thuận: Khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.
Khai các thông tin về hoá đơn bị xóa:
- Nhấn vào biểu tượng
- Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
- Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.
Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
- Nhấn Gửi thông báo cho KH.
- Tên người nhận và Email:
Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”
- Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.
Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ
- Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ trên các danh sách:
- Phân hệ Bán hàng tab Xuất hóa đơn
- Phân hệ Kho tab Chuyển kho
- Phân hệ Hóa đơn điện tử
- Chương trình không được phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn trong trường hợp xóa hóa đơn điện tử.
Xóa hóa đơn điện tử đã phát hành trên phần mềm meInvoice
Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn trên phần mềm meInvoice
1, Đăng nhập vào phần mềm meInvoice, vào mục Xử lý hóa đơn chọn Lập biên bản hủy hóa đơn.
2, Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản.
- Nhấn biểu tượng Bánh răng.
- Chọn tiêu chí tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản hủy.
- Nhập giá trị tìm kiếm theo tiêu chí đã chọn (VD: tìm kiếm theo số hóa đơn thì nhập số hóa đơn của hóa đơn cần xóa bỏ)
- Nhấn Tìm kiếm.
- Chọn hóa đơn cần lập biên bản hủy trên danh sách, nhấn Đồng ý.
- Lưu ý: Có thể xóa bỏ cùng lúc nhiều hóa đơn.
3, Khai báo thông tin trên biên bản hủy hóa đơn.
- Khai báo lý do hủy hóa đơn.
- Nhấn Ký điện tử để ký biên bản hủy hóa đơn theo hình thức ký số đã thiết lập.
Lưu ý: Để phục vụ cho việc ký số cần:
+ Nếu đơn vị sử dụng hình thức ký số trực tiếp qua USB thì kế toán phải cắm USB Token của đơn vị vào máy tính (Chữ ký số trên USB Token phải còn hạn và không bị thu hồi).
+ Nếu đơn vị sử dụng các hình thức ký số khác thì phải thiết lập chữ ký số.
4, Nhấn Lưu hoặc Lưu và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng.
Bước 2: Xóa bỏ hóa đơn sai sót
1, Vào Hóa đơn điện tử Hóa đơn xóa bỏ. Tại đây, phần mềm hiển thị danh sách hóa đơn mà anh/chị thực hiện xóa.
2, Nhấn Thêm hóa đơn xóa bỏ Thêm hóa đơn muốn xóa bỏ, phần mềm tự động lấy lên danh sách hóa đơn có trạng thái Hóa đơn gốc hoặc Đã phát hành
3, Tích chọn xóa đơn muốn xóa bỏ, nhấn Xác nhận
4, Nhập Lí do xóa bỏ, Ngày xóa bỏ
5, Nhấn vào Chọn tệp để đính kèm biên bản hủy hóa đơn, nhấn Xác nhận
Lưu ý:
- Sau khi xóa bỏ trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ xóa bỏ trên danh sách Hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ.
Lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
Trường hợp 1: Hóa đơn bị xóa bỏ là hóa đơn đi kèm với một trong số các loại chứng từ sau: Chứng từ bán hàng, chứng từ giảm giá hàng bán, chứng từ trả lại hàng mua: sau khi xóa hóa đơn chương trình sẽ tự động sinh hóa đơn thay thế lập kèm với chứng từ gốc. Kế toán cần sửa lại chứng từ cho đúng và phát hành lại hóa đơn điện tử.
Ví dụ: Trường hợp lập kèm với chứng từ bán hàng:
1. Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng.
2. Chọn chứng từ bán hàng cần sửa và phát hành lại HĐĐT. Nhấn Xem (hoặc nhấn đúp chuột vào chứng từ).
3. Nhấn Bỏ ghi, sau đó nhấn Sửa và sửa lại thông tin sai trên chứng từ bán hàng.
4. Nhấn Cất.
5. Nhấn Phát hành HĐ điện tử và thực hiện các bước phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trên tab Khác của chứng từ bán hàng sẽ hiển thị thông tin thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.
Trường hợp 2: Hóa đơn bị xóa bỏ là chứng từ chuyển kho nội bộ, gửi bán đại lý, xuất hàng cho chi nhánh khác hoặc là hóa đơn độc lập. Với trường hợp này, Kế toán cần lập chứng từ hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.
Ví dụ: Lập hóa đơn độc lập thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn Hóa đơn.
2. Khai báo các thông tin của hóa đơn.
- Tại tab Khác: tích chọn ô Thay thế cho hóa đơn.
- Nhấn vào biểu tượng kính lúp
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
- Chọn hóa đơn trên danh sách và nhấn Đồng ý.
3. Nhấn Cất.
4. Nhấn Phát hành HĐ điện tử và thực hiện các bước phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý:
- Các hóa đơn thay thế sau khi được lập sẽ có trạng thái là HĐ thay thế trên các danh sách:
- Phân hệ Bán hàng\tab Xuất hóa đơn
- Phân hệ Kho\tab Chuyển kho
- Phân hệ Hóa đơn điện tử
- Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.
Hướng dẫn Xóa bỏ Hóa đơn điện tử đã phát hành trên hệ thống Bkav eHoadon
Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số vào máy tính.
Bước 2: Truy cập và đăng nhập vào hệ thống Bkav eHoadon tại địa chỉ https://van.ehoadon.vn
Bước 3: Tại tab Hóa đơn đầu ra dòng Hóa đơn muốn xóa bỏ, bạn bấm Xem Hóa đơn.
Bước 4: Cửa sổ “Chi tiết Hóa đơn” hiển thị, bạn bấm vào mũi tên xuống, sau đó chọn Xóa bỏ Hóa đơn.
Bước 5: Cửa số “Xóa bỏ Hóa đơn” hiển thị, Bạn nhập lý do xóa bỏ Hóa đơn sau đó bấm Tiếp tục
Bước 6: Hệ thống hiển thị Popup “Bạn có chắc chắn muốn Xóa bỏ Hóa đơn này không?”. Bạn bấm Đồng ý để tiếp tục.
Bước 7: Cửa sổ “Nhập mã PIN của USB Token” hiển thị, bạn nhập mã PIN Chữ ký số, sau đó bấm Xác nhận
Hóa đơn sau khi được Xóa có trạng thái ĐH – Hóa đơn đã hủy.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Xóa hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào năm 2022?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, gửi file đăng ký mã số thuế cá nhân , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
– Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
– Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT
– Người mua sau khi nhận được Hóa đơn điện tử từ bên bán. có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu. của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán. thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.
Người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. HĐĐT chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Phản ánh toàn vẹn nội dung của Hóa đơn điện tử gốc;
– Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
– Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán
