Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2 mới năm 2022

Phát hành hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó việc phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Vậy Trình tự, thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2 theo quy định hiện nay như thế nào? hãy cùng kế toán X tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử là gì?

Khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích định nghĩa về hóa đơn điện tử như sau

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần 2

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu cần phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 5 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Doanh nghiệp chỉ cần gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước 1 ngày trước khi sử dụng.

     Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần 2 bao gồm:

• Mẫu thông báo phát hành hóa đơn
• Hóa đơn mẫu

Doanh nghiệp chỉ gửi kèm hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế nếu hóa đơn lần 2 khác về nội dung và hình thức so với lần đầu; trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

Trình tự, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2

 Thủ tục đặt in, thông báo phát hành hóa đơn lần 2 cũng tương tự thủ tục đặt in, thông báo phát hành hóa đơn lần đầu, chỉ khác ở điểm doanh nghiệp không phải gửi đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in. Cụ thể:

 Một là, liên hệ đặt in hóa đơn:

 Để liên hệ đặt in hóa đơn, doanh nghiêp cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao CMND của người đại diện theo pháp luật;
• Bản photo thông báo chấp nhận đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in;
• Giấy giới thiệu và bản sao CMND của người liên hệ đặt in (trường hợp người đại diện không tự mình liên hệ đặt in)
• Sau khi chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ trên, doanh nghiệp liên hệ tổ chức in hóa đơn và ký hợp đồng đặt in hóa đơn của doanh nghiệp.

 Hai là, thông báo phát hành hóa đơn lần 2:

 Khi đã hoàn tất việc liên hệ đặt in hóa đơn, nghĩa là doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn đặt in từ tổ chức đặt in, doanh nghiệp nộp   thông báo phát hành hóa đơn lần 2 đến chi cục thuế quản lý.

– Nội dung ghi trên thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:

+) Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số…đến số…)

+) Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn được đặt in)

+) Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu của đơn vị.

Hướng dẫn tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn

Sau khi hoàn thành nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể tự tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn để chủ động biết được hóa đơn đã được phát hành hay chưa. Cụ thể các bước tra cứu như sau:

Bước 01: Truy cập vào đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa. Nếu đã đầy đủ thông tin tức hóa đơn đã được phép sử dụng.

Bước 02: Chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân;

Sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực và ấn Tìm kiếm.

Bước 03: Click chuột vào ô bên dưới của Ngày phát hành, doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế.

Bước 04: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu, gồm:

– Mẫu số hóa đơn.

– Ký hiệu hóa đơn.

– Số lượng phát hành (từ số nào đến số nào).

Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục Thông báo phát hành hóa đơn thành sang “ Đã có hiệu lực”, sau đó doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2 mới năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính cuối năm, hồ sơ hủy hóa đơn giấy, cách phát hành hoá đơn điện tử, tự đăng ký mã số thuế cá nhân online, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X. Liên hệ hotline:  0833.102.102.

Câu hỏi thường gặp