Thời hạn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng đến gần. Mọi doanh nghiệp nên thay đổi dần dần để tránh ảnh hưởng đến kế toán cũng như công việc kinh doanh. Vậy hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử cần những gì? Cùng Kế toán X tìm hiểu về thủ tục hủy hóa đơn giấy không sử dụng năm 2022.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/NĐ-CP
Các trường hợp hủy hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng người bán chưa gửi cho người mua.
Bên bán thực hiện thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HDDT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót.
Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bên bán gửi lại hóa đơn điện tử thay thế đã được cấp mã cho người mua.
Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn gửi bên mua khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
Trường hợp này người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập bằng cách thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HDDT
Sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn, đơn vị đồng thời hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm.
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử được phát hiện sai sót sau khi đã gửi cho người mua (sai sót về tên, địa chỉ của người mua)
Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán không phải lập lại hóa đơn điện tử
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HDDT
Người bán gửi cho người mua kết quả của thông báo đã gửi cho cơ quan thuế về sai sót
Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử được phát hiện sai sót sau khi đã gửi cho người mua (sai sót các nội dung quan trọng như mã số thuế, tiền thuế, thành tiền, tổng tiền, hàng hóa dịch vụ…)
Người bán và người mua có thể thỏa thuận chọn 1 trong 2 cách xử lý như sau:
– Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai sót. Ở cách này người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót (nội dung văn bản điều chỉnh cần ghi rõ nội dung sai sót trước và sau khi điều chỉnh), sau khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh có dòng chữ “điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số hóa đơn…ngày…tháng…năm”.
– Cách 2: Kế toán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Đối với trường hợp này thì người bán và người mua lập văn bản thoả thuận hủy hóa đơn sai sót (nội dung ghi rõ sai sót), sau đó người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai sót. Hóa đơn mới sẽ có dòng chữ” Thay thế cho hóa đơn hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số hóa đơn…ngày…tháng…năm”
Sau khi thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn đã được cấp mã có sai sót bằng mẫu 04/SS-HDDT. Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn đã được cấp mã sai sót.
+ Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn
+ Người bán gửi hóa đơn điện tử vừa lập cho người mua.
Thủ tục hủy hóa đơn giấy không sử dụng năm 2022
Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp/cá nhân. Theo đó, các bạn cần nắm vững một số nội dung, bao gồm:
– Trình tự tiêu hủy hóa đơn đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh:
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Tiến hành hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn. Trong trường hợp có sai sót, các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
– Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy:
Quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy căn cứ theo Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC có nội dung như sau:
“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số…đến số…hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).”
– Thực hiện việc hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn:
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn, biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như sau:
- Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ quyển… đến quyển…, từ số… đến số…
- Hình thức hủy hóa đơn: cắt góc/xé góc/đốt
- Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn:
Doanh nghiệp/cá nhân sau khi hủy hóa đơn phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định tại Điều 27 khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau: Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HDG (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định).
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được thành lập thành 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi hủy hóa đơn giấy chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lưu ý lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũ (mẫu BC26/AC), lưu ý:
Nộp ngay mẫu BC26/AC cùng thời điểm hủy hóa đơn.
Hoặc nộp mẫu mẫu BC26/AC chậm nhất là ngày 30/7/2022.
Chọn ngày hiện tại khi lập mẫu BC26/AC cùng thời điểm chuyển đổi sang hóa đơn mới.
Không chọn kỳ báo cáo cuối cùng.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Thủ tục hủy hóa đơn giấy không sử dụng năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, tự đăng ký mã số thuế cá nhân online, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Nghị quyết 406 quy định một loạt các hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT từ 01/11/2021 đến 31/12/2021, bao gồm:
– Dịch vụ vận tải (vận tải đường sắt, vận tải đường thủy, vận tải hàng không, vận tải đường bộ khác);
– Dịch vụ lưu trú; dịch vụ ăn uống; dịch vụ của các đại lý du lịch, kinh doanh tua du lịch và các dịch vụ hỗ trợ, liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch;
– Sản phẩm và dịch vụ xuất bản;
– Dịch vụ điện ảnh, sản xuất chương trình truyền hình, ghi âm và xuất bản âm nhạc; tác phẩm nghệ thuật và dịch vụ sáng tác, nghệ thuật, giải trí;
– Dịch vụ của thư viện, lưu trữ, bảo tàng và các hoạt động văn hóa khác; dịch vụ thể thao, vui chơi và giải trí.
*Không bao gồm phần mềm xuất bản và các hàng hóa, dịch vụ sản xuất, kinh doanh theo hình thức trực tuyến.
Theo khoản 4 Điều 3 của Nghị định 92 hướng dẫn Nghị quyết 406, trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh nhiều hàng hóa, dịch vụ thì khi lập hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức lập hóa đơn riêng cho hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT.
Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
– Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.
– Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
– Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hóa đơn
– Biên bản hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
