Thủ tục hủy hóa đơn điện tử hiện nay được quy định như thế nào?

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế để tiến hành làm các thủ tục hủy hóa đơn. Vậy cụ thể thủ tục hủy hóa đơn điện tử hiện nay được quy định như thế nào? Cùng Kế toán X tìm hiểu chi tiết quy định pháp luật về quyết toán thuế.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Khái quát về vấn đề hủy hóa đơn điện tử hiện nay

Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng.

Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.

Như Kế toán X đã trình bày cho bạn khái niệm hóa đơn là gì vậy khi nào hủy hóa đơn điện tử theo quy định 78? Để giải đáp thắc mắc này mời bạn xem tiếp nội dung tiếp theo.

Khi nào hủy hóa đơn điện tử theo quy định 78?

* Khi nào thực hiện hủy hóa đơn điện tử?

Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định rõ về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:

“…

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”.

Như vậy, hóa đơn diện tử có sai sót sẽ thực hiện hủy trong một số trường hợp (thông thường sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn).

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử hiện nay được quy định như thế nào?

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn điện tử gồm những gì?

Để có thể hủy hóa đơn điện tử chưa qua sử dụng bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, vậy hồ sơ hủy hóa đơn điện tử gồm những gì?

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, hồ sơ bao gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo mẫu.

Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Trình tự, thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. 

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
• Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn

Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:

• Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
• Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
• Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định sau: 

“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”

Thời hạn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo

Theo khoản 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp thông báo 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

Doanh nghiệp gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế

Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế

Nếu doanh nghiệp nhận được thông báo rà soát hóa đơn Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế, do cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải kiểm tra lại và gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong thông báo 01/TB-RSĐT.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Thủ tục hủy hóa đơn điện tử hiện nay được quy định như thế nào?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký hóa đơn điện tử, chốt thuế chuyển quận, hạch toán thuế độc lập, giấy ủy quyền quyết toán thuế tncn, quyết toán thuế tncn online, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Mời bạn xem thêm:

• Các chứng chỉ hành nghề kế toán năm 2022
• Khai thuế, tính thuế trực tiếp của nhà cung cấp ở nước ngoài được quy định thế nào?
• Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
• Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?

Câu hỏi thường gặp