Sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử có hợp pháp?

Doanh nghiệp thường có nhu cầu sử dụng kết hợp hai mẫu hóa đơn điện tử. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết việc sử dụng song song hai hình thức hóa đơn điện tử này có hợp pháp hay không theo quy định của pháp luật hiện hành. Vậy theo quy định hiện nay có sử dụng song song hai mẫu hoá đơn điện tử được không? Những lưu ý khi sử dụng cùng lúc hai mẫu hóa đơn điện tử, nếu chủ đề này bạn quan tâm thì đừng bỏ qua những bài viết “Sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử có hợp pháp?” sau của Kế toán X nhé.

Căn cứ pháp lý

Thông tư 78/2021/TT-BTC

Sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử có hợp pháp?

Khoản 1 Điều 4 tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành quy định về hoá đơn điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

“1C22TAA” – là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
“2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
“1C23LBB” – là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
“1K23TYY” – là hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2023 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
“1K22DAA” – là hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2022 và là HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
“6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
“6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Cùng với đó, quy định về hóa đơn do Cục Thuế đặt in tại Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 78 có nội dung như sau:

“Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu)”.

Đồng thời, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 5, Điều 5, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, các tổ chức, đơn vị kinh doanh được phép sử dụng nhiều hình thức hóa đơn song song tùy thuộc theo nhu cầu sử dụng: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử”.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song cùng lúc miễn sao ký hiệu, mẫu số đảm bảo đáp ứng đúng theo quy định tại TT78/2021/TT-BTC.

Sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử có hợp pháp?

Các bước chuyển đổi sang HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Bước 1: Đăng ký sử dụng HĐĐT theo mẫu quy định

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi đến CQT. Thông tin tờ khai được tiếp nhận và gửi thông báo về cho doanh nghiệp qua cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Đợi kết quả phản hồi từ Tổng cục Thuế

Thời gian phản hồi về việc đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp sẽ có kết quả trong 1 ngày kể từ ngày nhận được đăng ký. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về cho doanh nghiệp theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT:

Trường hợp tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp xuất HĐĐT theo Thông tư 78.
Trường hợp tờ khai bị từ chối, doanh nghiệp cần xem xét lại thông tin và điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định và thực hiện các bước trên.

Bước 3: Hủy bỏ hình thức hóa đơn giấy và toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng theo TT32

Doanh nghiệp nhận được thông báo chấp nhận việc sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78 từ Tổng cục Thuế, cần thao tác hủy hóa đơn giấy và toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng theo TT32.

Bước 4: Tạo lập, phát hành, lưu trữ HĐĐT

Thủ tục đăng ký sử dụng thông báo phát hành HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Việc sử dụng cùng lúc nhiều mẫu hóa đơn điện tử là được phép song cần đảm bảo đáp ứng đúng thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử được hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Lưu ý, chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

Về hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần dùng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định).

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ:

Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế:
Đăng ký thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Thời hạn giải quyết hồ sơ

Về thời hạn giải quyết hồ sơ, trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo điện tử bằng Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế: thời hạn sẽ là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB nếu được chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật thì chậm nhất trong thời gian.
Lưu ý, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

Mời bạn xem thêm:

Thông tin liên hệ

Trên đây là bài viết Kế toán X tư vấn về “Sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử có hợp pháp?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Đội ngũ luật sư của Công ty Kế toán X luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc liên quan đến đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mã số thuế doanh nghiệp,… của bạn. Nếu có những vấn đề nào chưa rõ cần được tư vấn thêm quý độc giả hãy liên hệ ngay tới hotline 0833102102 để được các chuyên gia pháp lý của Kế toán X tư vấn trực tiếp.

Câu hỏi thường gặp

Thời điểm áp dụng hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp trên cả nước?

Theo Quyết định số 206/QĐ-BTC ngày 24/02/2022 của Bộ Tài chính, việc áp dụng HĐĐT đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong giai đoạn 2 sẽ được triển khai trên cả nước, cụ thể là 57 tỉnh, thành phố. Theo quy định này, kể từ tháng 04/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên cả nước phải chuyển sang sử dụng HĐĐT.
Với hình thức chuyển đổi số, áp dụng HĐĐT, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập HĐĐT để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật.

Khai khống hóa đơn điện tử giúp người khác thì có bị ngừng sử dụng hóa đơn không?

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngừng sử dụng hóa đơn như sau:
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
đ) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
e) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;