Sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?

Một trong những lỗi thường gặp khi khởi tạo, lập hóa đơn điện tử là ghi sai địa chỉ trên hóa đơn. Sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kế toán X nhận được thắc mắc của nhiều khách hàng về cách sửa hóa đơn sai địa chỉ. Vậy Sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào? Cùng Kết toán X tìm hiểu nhé!

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?

Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót phải xử lý như sau:

– Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

– Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Hóa đơn được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua?

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.”

“b) Trường hợp có sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

• Người bản lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chia cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… sổ… ngày … tháng… năm”.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người ta có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… sổ… ngày … tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”

Theo đó, căn cứ điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý hóa đơn có sai địa chỉ thì người lập hóa đơn thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ người mua

Căn cứ Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

“Điều 26. Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

1. Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

4. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.”

Căn cứ khoản 2 Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh được quy định như trên.

Thủ tục thực hiện khi có hóa đơn sai địa chỉ

Cách thực hiện chi tiết như sau:

Bước 1: Khi bên bán phát hiện lỗi sai, ngay lập tức gửi thông báo hoá đơn sai cho bên mua thông qua email. Sau khi bên mua đã xác nhận, bên bán tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoá đơn

Bước 2: Bên bán lập thông báo hoá đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo mẫu 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Bước 3: Sau khi cơ quan thuế đã phê duyệt và xác nhận, bên bán gửi cho bên mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót trong hoá đơn. 

Nội dung điều chỉnh trên hóa đơn điện tử

Theo Mục 3 Thông báo 8625/TB-CTTPHCM năm 2022 về việc hướng dẫn đăng ký, sử dụng và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử trong một số trường hợp như sau:

– Đối với nội dung điều chỉnh về giá trị trên hóa đơn thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

– Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

– Trường hợp người bán lập hóa đơn điện tử khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

– Đối với hóa đơn điện tử không có mã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo phương thức chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp Mẫu 01/TH-HĐĐT thì người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

– Điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn).

– Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp (Chọn ô “sửa đổi” trên mẫu 01/TH-HĐĐT);

– Trường hợp Hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

+ Người bán lập và gửi cho người mua hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

– Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

– Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về kế toán.

Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, khôi phục mã số thuế doanh nghiệp bị khóa, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Mời bạn xem thêm

• Hướng dẫn nộp thuế môn bài 2022 mới
• Quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2022
• Cách tính hoàn thuế giá trị gia tăng với hàng hóa xuất khẩu 2022

Câu hỏi thường gặp