Quyết toán thuế là một thủ tục quan trọng của doanh nghiệp đối với cơ quan thuế. Đây là lúc kế toán sẽ đảm nhân số lượng công việc lớn và phức tạp. Vậy, để chuẩn bị một ký quyết toán thuế một cách suôn sẻ, cần chuẩn bị những gì? Hãy theo dõi bài viết Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì theo quy định dưới đây của Kế toán X nhé.
Các bước cần chuẩn bị khi quyết toán thuế
Khi quyết toán thuế cần chuẩn bị 10 bước sau:
- Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
- Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;
- Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
- Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
- Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
- Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
- Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.
Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì?
1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc
– Chuẩn bị đi quyết toán thuế chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế
– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,…
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
– Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ
2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
– Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung) khi quy
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký chi tiền
– Số nhật ký thu tiền
– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ khấu hao tài sản cố định
– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
5. Hồ sơ pháp lý
– Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6. Kiểm tra chi tiết khác:
– Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
– Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
– Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
– Kiểm tra các khoản phải trả
– Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
– Đầu vào và đầu ra có cân đối
– Kiểm tra ký tá có đầy đủ
– Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
– Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ.
Hồ sơ quyết toán thuế gồm những gì?
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều phải quyết toán thuế. Để hoàn thiện được hồ sơ quyết toán thuế lại là một thách thức với doanh nghiệp. Vậy cần chuẩn bị hồ sơ gì để quá trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi nhất?
Hồ sơ quyết toán thuế sổ kế toán File excel
Để chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, đầu tiện bạn cần xuất tất cả sổ cái từ loại 1 đến 9. Doanh nghiệp cần cân đối phát sinh công nợ, chi phí năm kiểm tra thuế ra excel rồi gửi lại mail bên thuế. Bước này là bước tổng hợp nên các kế toán viên cần cực kỳ cẩn thận. Chỉ một vài sơ sót nhỏ cũng có thể gây ra rất nhiều tổn thất cho doanh nghiệp trong tương lai.
In toàn bộ sổ sách đóng quyển rồi xếp chúng vào một chỗ đem đi lưu trữ. Đây là tài liệu khai báo cho các cơ quan thuế. Cũng như là chứng từ khi kiểm toán viên thi hành kiểm tra tại doanh nghiệp. Các giấy tờ trên rất quan trọng trong việc chuẩn bị cũng như hoàn thiện hồ sơ.
File excel sao kê trao đổi hàng hóa
Các hàng hóa được mua vào bán ra từ khoảng thời gian thanh kiểm cần được gộp vào 1 file excel. Gộp file sẽ tránh được việc nhầm lẫn hồ sơ đã quyết toán và hồ sơ chưa quyết toán.
Chọn lọc hóa đơn có giá trị trên 20 triệu, ghi chú rõ ngày thanh toán cũng như số tiền thanh toán. Một lời khuyên cho các kế toán viên là nên lưu riêng bộ hồ sơ công nợ và ủy nhiệm chi photo hoặc lưu trữ bản gốc thành bộ.
Bộ hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và Báo cáo tài chính
In bản mềm 1 bản lưu trữ sổ sách là việc quan trọng. Nhờ việc lưu trữ này, doanh nghiệp chuẩn bị được đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế để giải trình với cán bộ thuế khi kiểm tra đột xuất. Doanh nghiệp nên lưu trữ cả bản gốc và bản KHBS (nếu có). Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần in một bản quyết toán thuế TNDN, TNCN, BCTC các năm. Sau đó gửi đến cơ quan thuế.
Hồ sơ hóa đơn mua vào, bán ra và tờ khai hồ sơ quyết toán thuế hàng kỳ
Hóa đơn sẽ được kẹp theo tờ khai hàng tháng/ quý và theo chứng từ như phiếu thu, chi, hạch toán…. . Một lưu ý dành cho bộ phận kế toán là nên sắp xếp hồ sơ theo từng tháng/ quý.
Thói quen này giúp dễ dàng tìm hồ sơ khi cần thiết. Việc sắp xếp hồ sơ theo từng tháng là không đủ mà còn cần sắp xếp theo thứ tự đã kê khai quyết toán thuế. Trong quá trình sắp xếp, kế toán viên cần chú ý bổ sung những giấy tờ khai thuế bị mất hoặc thất lạc.
Hợp đồng lao động và bảng lương
Hợp đồng lao động luôn đi kèm với cmt, bảng chấm công đầy đủ. Hồ sơ còn bao gồm quyết định tăng lương hay phụ lục hợp đồng lao động, quyết toán thuế TNCN có đủ chữ ký. Các khoản chi lương hay phụ cấp không có trong văn bản: hợp đồng lao động; thoả ước lao động tập thể; quy chế tài chính của Công ty, tổng công ty, Tập đoàn; quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, tổng công ty thì không được tính là chi phí hợp lý.
Hợp đồng kinh tế
Hợp đồng kinh tế có phần quyết định rất lớn đến khoản thuế các doanh nghiệp phải chi trả. Có thể thấy đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất khi chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế. Chính vì lẽ đó, kế toán viên nên lưu trữ theo bìa còng, công ty nào phát sinh nhiều có thể lưu riêng 1 bìa còng, nếu ít thì lưu chung nhưng có ghi chú bằng giấy note. Trong trường hợp mất hợp đồng, cần liên hệ khách hàng rồi bổ sung hoàn thiện ngay lập tức.
Quy chế tài chính
Có phải chuẩn bị quy chế tài chính không? Quyết toán thuế cần cả quy chế tài chính.
Quy chế tài chính doanh nghiệp là văn bản quan trọng xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra. Quy chế tài chính có mối liên hệ mật thiết đến chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Ngoài quy chế tài chính, còn có những hồ sơ cần thiết khác như đăng ký mẫu dấu, điều lệ công ty,… Bộ phận kế toán cần kiểm tra thật kỹ chi phí doanh nghiệp rồi soạn ra quy chế phù hợp với chi phí phát sinh.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì theo quy định năm 2022?”. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, chốt thuế chuyển quận , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử,, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp phải có:
– Giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế
– Nội quy, điều lệ hoạt động của doanh nghiệp
– Quy chế hoạt động của những đơn vị phụ thuộc áp dụng cho các: chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc xưởng sản xuất và kho hàng…
– Quy chế tài chính công ty gồm quy chế, lương nhân viên, tiền lương
Khi tới doanh nghiệp quyết toán thuế cơ quan chức năng phải làm những việc sau:
– Kiểm tra, rà soát toàn bộ những tờ khai thuế do doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế trước đó
– Kiểm tra lại toàn bộ những chứng từ nộp thuế do doanh nghiệp gửi lên
– Xem lại toàn bộ sổ sách chứng từ thật tai doanh nghiệp để xem có sự chênh lệch về số liệu với tờ khai mà doanh nghiệp tự quyết toán thuế để thực hiện điều chỉnh tăng – giảm số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp.
– Sử dụng luật thuế để kiểm tra lại niên độ kế toán của doanh nghiệp xem đã chính xác chưa
– Doanh nghiệp phải giải trình toàn bộ những sai phạm của mình trước yêu cầu của cơ quan thuế nếu không giải trình được thì sẽ bị xử phạt các tội liên quan đến thuế.
