Quy định về xuất hóa đơn điện tử hiện nay như thế nào?

Để có thể tránh các rủi ro về pháp lý khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cần phải nắm rõ các quy định về xuất hóa đơn điện tử hiện nay như thế nào? Quy định về xuất hóa đơn điện tử hiện nay được quy định trong các văn bản pháp luật. Hãy cùng Kế toán X tìm hiểu về các quy định về xuất hóa đơn điện tử nhé.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Các nguyên tắc khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử

Khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, 3 nguyên tắc quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý, đó là:

• Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng
• Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
• Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai

Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Trong quá trình sản xuất, phân phối và cung ứng hàng hóa, dịch vụ, phần thuế làm tăng thêm giá trị sản phẩm sẽ được ghi vào loại hóa đơn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng và đóng vào Ngân sách Nhà nước.

Những nguyên tắc cần phải tuân thủ khi thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng, đó là:

• Phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên nội dung hóa đơn;
• Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng đã được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền;
• Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn;
• Phải ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn;
• Phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung trong hóa đơn điện tử: danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu,…

Các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ những thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
3. Số hóa đơn;
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
8. Thời điểm lập hóa đơn;
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có);
12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Cách xử lý các hóa đơn điện tử bị xuất sai

Có 3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện có sai sót: 

• Hủy bỏ hóa đơn
• Điều chỉnh hóa đơn
• Thay thế hóa đơn

Người dùng sẽ thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử bị xuất sai, đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao hàng nhưng chưa kê khai thuế. Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy.

Lưu ý: Trên hóa đơn được xuất lại, phải có dòng chữ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi.

Với trường hợp điều chỉnh hóa đơn, cách này sẽ được áp dụng khi hóa đơn điện tử bị xuất sai, đã gửi cho người mua và thực hiện kê khai thuế. Cả hai bên tiến hành làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót và ký.

Những quy định về xuất hóa đơn điện tử

Khi giao dịch mua bán, kinh doanh hàng hóa, các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải đáp ứng được những điều kiện sau để có thể xuất hóa đơn điện tử hợp lệ.

• Các thông tin xuất hiện trên hóa đơn được trình bày đúng theo quy định (Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Cơ quan Thuế chỉ chấp nhận xử lý quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.
• Hóa đơn điện tử phải có chữ ký, họ tên và đóng dấu trên văn bản.
• Bên bán phải tiến hành xuất hóa đơn đầy đủ dù bên mua không yêu cầu hoặc không có nhu cầu.
• Đối với những hàng hóa chưa được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền sẽ không được xuất hóa đơn.
• Thuế GTGT phải được nhập chính xác theo quy định của Bộ Tài chính.
• Các thông tin được ghi trên hóa đơn cần đảm bảo đúng quy định, câu từ rõ nghĩa.

Thời gian lập hóa đơn điện tử

Trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần lưu ý về thời gian lập hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

• Đối với việc bán hàng hóa: Ngày tạo lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hóa sang bên mua.
• Đối với việc cung cấp dịch vụ: Ngày lập hóa đơn chính là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
• Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong quá trình bán hàng/cung cấp dịch vụ thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.
• Đối với ngành xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là ngày thực hiện việc nghiệm thu và bàn giao công trình cho chủ dự án.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày đã được thỏa thuận của đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu.

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thể:

• Xuất hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
• Hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tăng tính tin cậy cho khách hàng.
• Phục cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
• Phục vụ cho cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.

Ngoài ra, khi xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Để đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy được đúng theo quy định, quy trình xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo 5 bước cơ bản dưới đây:

• Bước 1: Bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
• Bước 2: Bạn tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
• Bước 3: Bạn nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
• Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
• Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Quy định về xuất hóa đơn điện tử hiện nay như thế nào?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như quyết toán thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế doanh nghiệp, quyết toán thuế online, tờ khai quyết toán thuế tncn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, phát hành hóa đơn điện tử, hủy hóa đơn giấy, đăng ký tạo chữ ký số, token, chữ ký điện tử… Hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X. Liên hệ hotline: 0833 102 102.

Mời bạn xem thêm:

• Quy định về xuất hóa đơn giá trị gia tăng mới năm 2022
• Hiện nay xuất hóa đơn trước hay sau khi thanh toán?
• Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Câu hỏi thường gặp