Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang dần thay thế cho hóa đơn giấy trước đây. Theo đó, khi sử dụng loại hóa đơn này thì việc chỉnh sửa sai sót cũng có phần khó khăn hơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy. Vậy pháp luật Quy định hủy hóa đơn điện tử năm 2022 như thế nào? Lập thông báo hủy hóa đơn như thế nào theo quy định hủy hóa đơn điện tử? Theo quy định, Thời hạn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử là bao lâu theo quy định hủy hóa đơn điện tử? Hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật bị xử phạt như thế nào? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
Khái niệm hủy hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có các quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng. Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Quy định hủy hóa đơn điện tử năm 2022 như thế nào?
Theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP., Người nộp thuế cần thực hiện hủy hóa đơn trong 2 trường hợp:
– Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
– Trường hợp NNT đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, NNT có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.
Lập thông báo hủy hóa đơn như thế nào theo quy định hủy hóa đơn điện tử?
Để hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện trên phần mềm Hỗ trợ khai thuế của Tổng cục Thuế, lập thông báo hủy hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn.
Các bước lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trên phần mềm HTKK
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Tại màn hình đăng nhập, bạn điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập hệ thống: Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC).
Bước 2: Điền tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn
Khi điền Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC, bạn lưu ý như sau:
- Điền đầy đủ các thông tin: Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số…đến số…
- Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn.
- Đối với hóa đơn giấy: Ghi “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”. Thông thường, khi hủy hóa đơn giấy, các doanh nghiệp sẽ ghi “cắt góc” (cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị) vì sẽ lưu lại được quyển hóa đơn gốc.
- Đối với hóa đơn điện tử: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên liên hệ với phía nhà cung cấp để được hướng dẫn và giải đáp.
Bước 3: Đăng nhập trang Thuế điện tử
Để nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC qua mạng, bạn cần đăng nhập trang Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Trên của trang Thuế điện tử, bạn chọn Doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi đăng nhập vào hệ thống của Doanh nghiệp, bạn chọn Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp Tờ khai.
Để nộp tờ khai, bạn upload Thông báo kết quả hủy hóa đơn đã lập ở các bước trên lên hệ thống, thực hiện ký điện tử sau đó ấn Nộp tờ khai. Như vậy, tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC đã được nộp cho Cơ quan Thuế.
Thời hạn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử là bao lâu theo quy định hủy hóa đơn điện tử?
Trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo
Theo khoản 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp thông báo 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
Ví dụ: Ngày 1/7, công ty X phát hành 1 hóa đơn và đã được cơ quan thuế cấp mã. Đến 10/08/2022, công ty X phát hiện hóa đơn có sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh.
===> Doanh nghiệp gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế muộn nhật là ngày 30/09 (nếu kê khai quý) hoặc ngày 31/08 (nếu kê khai tháng).
Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế
Nếu doanh nghiệp nhận được thông báo rà soát hóa đơn Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế, do cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải kiểm tra lại và gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong thông báo 01/TB-RSĐT.
Hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật bị xử phạt như thế nào?
Hiện nay, nếu hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp phải hủy thì sẽ không bị xử phạt. Còn các trường hợp hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật sẽ bị xử phạt.
Căn cứ Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức xử phạt của việc hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật như sau:
– Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
+ Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
+ Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
+ Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
+ Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
+ Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
– Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân 2022
- Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online nhanh chóng năm 2022
- Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết của Kế toán X tư vấn về “Quy định hủy hóa đơn điện tử”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới đăng ký tạo chữ ký số, token, chữ ký điện tử, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Công việc phải làm báo cáo thuế tháng, quý… thì hãy liên hệ ngay tới Kế toán X để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Mời quý khách liên hệ đến hotline của Kế toán X: 0833.102.102 hoặc liên hệ qua các kênh sau:
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Khi đã hủy hóa đơn với cơ quan thuế thì không thể khôi phục lại được. Bạn có thể làm 1 thông báo dạng văn bản có chữ ký đóng dấu của công ty bạn để thông báo về việc hóa đơn đã hủy cho phía đối tác để họ biết và biện pháp xử lý và trách nhiệm như thế nào thì bên đối tác sẽ phải tự chịu trách nhiệm vì công ty bạn đã có trách nhiệm thông báo trước thời hạn cơ quan thuế thanh kiểm tra.
Theo quy định, nếu hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế nhưng xảy ra sai sót thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh không được phép hủy bỏ. Trường hợp làm trái quy định thì sẽ bị xử phạt theo hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Bên bán cần thu hồi lại/ hủy hóa đơn xuất lần 2, muốn chỉnh sửa thì bên bán và bên mua cần xử lý như sau:
– Thứ nhất, lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có 1 chữ ký giữa 1 trong 2 bên (tức phải có sự đồng ý của 2 bên thì mới được coi là hợp lệ);
– Thứ hai, nếu hóa đơn đã thưc hiện kê khai thuế (1 trong 2 bên) thì phải viết hóa đơn điều chỉnh chứ không được xuất hóa đơn thay thế. Trường hợp hai bên chưa kê khai thuế thì mới lập biên bản thu hồi hóa đơn và có chữ ký 2 bên thì bên bán mới xuất hóa đơn thay thế.
