Tính công khai, minh bạch trong hoạt động quản lý tài chính, kế toán của công ty doanh nghiệp vô cùng rất quan trọng. Chính vì vậy, nên những người làm ở vị trí công tác kế toán đóng vai trò chủ yếu trong công việc quản lý các vấn đề về tài chính, thuế, kế toán cho những doanh nghiệp. Các văn bản pháp luật chuyên ngành của kế toán đã quy định rất rõ ràng về điều kiện, chức năng, nhiệm vụ của người hoạt động kế toán. Hiểu được tầm quan trọng của công việc kế tóa Nhà nước đã đặt ra những quy định về những đối tượng không được phép làm song song với công việc của một kế toán trong công ty. Cùng theo dõi bài viết “Thủ kho được kiêm làm kế toán công ty không?” dưới đây của Kế toán X để nắm rõ được những quy định pháp luật và giúp bạn độc giả hiểu sâu hơn về những vấn đề đó.
Căn cứ pháp lý
- Luật Kế toán 2015
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP
- Thông tư 41/2018/NĐ-CP
Định nghĩa về thủ kho và kế toán kho
Thủ kho
Là người đảm nhận vai trò quản lý hàng hóa trong kho và theo dõi, ghi chép vào sổ sách. Thủ kho nhằm bảo các số liệu trên các khâu từ nhập hàng, xuất hàng ra khỏi kho thực tế chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa cụ thể và từng đối tượng sử dụng. Thống kê số liệu hàng tồn kho. Lập các chứng từ nhập/xuất kho và chuyển lên bộ phận kế toán kho.
Kế toán
Làm việc tại kho chứa hàng hóa của doanh nghiệp. Người này sẽ phải chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện các công việc liên quan tới kho như theo dõi hàng hóa, nhập – xuất – tồn hàng hóa trong kho. Chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn và chứng từ, đối chiếu hóa đơn, chứng từ với số liệu thực tế do thủ kho trình lên.
Phân biệt giữa kế toán và thủ kho
| Nội dung | Thủ kho | Kế toán kho |
| Xuất – nhập hàng hóa | – Thực hiện xuất-nhập hàng hóa, tài sản, nguyên vật liệu,… khi có yêu cầu từ các bộ phận khác.– Ghi nhận và luân chuyển đến các bộ phận liên quan các loại giấy tờ theo đúng quy định như phiếu xuất – nhập kho, chứng từ giao hàng | – Lập phiếu xuất-nhập,… khoKiểm tra tính hợp lệ (theo quy định hiện hành hoặc của công ty) các loại hóa đơn, chứng từ trước khi xuất/nhập kho– Nhận và lưu trữ các chứng từ liên quan từ thủ kho |
| Theo dõi hàng tồn kho | – Lập thẻ kho theo dõi hàng tồn kho và báo cáo theo yêu cầu– Trực tiếp kiểm, đếm, giao nhận hàng hóa trong quá trình xuất – nhập kho; theo dõi quá trình, báo cáo, tìm nguyên nhân và đề xuất giải pháp khi có sai lệch– Lập các phiếu mua hàng theo quy định của công ty | – Kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, định kỳ cùng thủ kho kiểm kê, đối chiếu số lượng trên sổ sách và tại kho– Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán– Lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý khi có chênh lệch, sai sót, thiếu hụt,… |
| Công việc khác | – Chịu trách nhiệm sắp xếp kho hàng ngăn nắp, gọn gàng theo chủng loại, quy cách,… đảm bảo thuận tiện cho quá trình xuất-nhập-kiểm tra– Thực hiện công tác vệ sinh, bảo quản các loại hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho– Đảm bảo quy tắc phòng cháy chữa cháy và an toàn trong kho | – Hạch toán việc xuất – nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư; đảm bảo sự chính xác và phù hợp của các khoản mục chi phí– Theo dõi, lập biên bản xác minh công nợ xuất-nhập định kỳ theo quy định, phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu, xử lý số liệu khi có phát sinh– Lập báo cáo xuất-nhập-tồn kho và các báo cáo liên quan khác theo yêu cầu, quy định. |
Thủ kho được kiêm làm kế toán công ty không?
Theo quy định tại Điều 52 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:
“Điều 52. Những người không được làm kế toán
1. Người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc.
2. Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.
3. Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc, tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc, phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính – kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán, trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định.
4. Người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trong doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định.”
Căn cứ Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những người không được làm kế toán như sau:
“Điều 19. Những người không được làm kế toán
1. Các trường hợp quy định tại khoản 1, 2 Điều 52 Luật kế toán.
2. Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc hoặc tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc hoặc phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính – kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán, trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
3. Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.”
Như vậy, người làm thủ kho công ty sẽ không được kiêm nhiệm làm kế toán công ty trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Thời hạn phản bố trí người phụ trách khi không có kế toán trưởng
Theo Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định kế toán trưởng, phụ trách kế toán như sau:
“Điều 20. Kế toán trưởng, phụ trách kế toán
1. Đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng trừ các đơn vị quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp đơn vị chưa bổ nhiệm được ngay kế toán trưởng thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định. Thời gian bố trí người phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng, sau thời gian này đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng.
2. Phụ trách kế toán:
a) Các đơn vị kế toán trong lĩnh vực nhà nước bao gồm: Đơn vị kế toán chỉ có một người làm kế toán hoặc một người làm kế toán kiêm nhiệm; đơn vị kế toán ngân sách và tài chính xã, phường, thị trấn thì không thực hiện bổ nhiệm kế toán trưởng mà chỉ bổ nhiệm phụ trách kế toán.
b) Các doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa được bố trí phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng.
3. Thời hạn bổ nhiệm kế toán trưởng của các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, thời hạn bổ nhiệm phụ trách kế toán của các đơn vị quy định tại điểm a khoản 2 Điều này là 5 năm sau đó phải thực hiện các quy trình về bổ nhiệm lại kế toán trưởng, phụ trách kế toán.
4. Khi thay đổi kế toán trưởng, phụ trách kế toán, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán hoặc người quản lý, điều hành đơn vị kế toán phải tổ chức bàn giao công việc và tài liệu kế toán giữa kế toán trưởng, phụ trách kế toán cũ và kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới, đồng thời thông báo cho các bộ phận có liên quan trong đơn vị và cho các cơ quan nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch biết họ tên và mẫu chữ ký của kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới. Kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc kế toán của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc. Kế toán trưởng, phụ trách kế toán cũ vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình phụ trách.
5. Bộ Nội vụ hướng dẫn phụ cấp trách nhiệm công việc, thẩm quyền, thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, thay thế kế toán trưởng và phụ trách kế toán của các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước.”
Như vậy, khi không có kế toán trưởng thì phải bố trí người phụ trách kế toán thời gian tối đa là 12 tháng, sau thời gian này đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng.
Mức xử phạt khi để thủ kho kiêm làm kế toán
Điều này cũng được quy định rõ trong Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn thi hành:
– Theo quy định tại Khoản 3 Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán quy định về trường hợp những người không được làm kế toán:
“3. Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa”.
– Như vậy thì người làm thủ kho, thủ quỹ không được kiêm làm kế toán cho công ty. Pháp luật không cho phép nên trường hợp doanh nghiệp có để tình trạng này là vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt theo quy định.
– Mức xử phạt vi phạm đối với hành vi vi phạm về việc bố trí người làm kế toán được quy định tại Điều 17 Thông tư 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập
“Điều 17. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán
1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Thuê tổ chức, cá nhân không đủ tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề kế toán để làm dịch vụ kế toán cho đơn vị mình;
b) Không thực hiện bổ nhiệm lại kế toán trưởng, phụ trách kế toán theo thời hạn quy định;
c) Không tổ chức bàn giao công tác kế toán khi có thay đổi về người làm kế toán, kế toán trưởng, phụ trách kế toán;
d) Không thông báo theo quy định khi thay đổi kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán.
2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị kế toán; không bố trí người làm kế toán, làm kế toán trưởng hoặc không thuê tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán, làm kế toán trưởng theo quy định;
b) Bố trí người làm kế toán mà pháp luật quy định không được làm kế toán;
c) Bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán không đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định;
d) Bổ nhiệm kế toán trưởng, phụ trách kế toán không đúng trình tự, thủ tục theo quy định.
3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Bố trí người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ hoặc mua, bán tài sản trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa;
b) Bố trí người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định;
c) Thuê người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả:
Bổ nhiệm hoặc thuê người làm kế toán, kế toán trưởng, phụ trách kế toán có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định đối với các trường hợp quy định tại điểm a, b khoản 1; điểm b, c khoản 2; điểm b, c khoản 3 Điều này.”
Như vậy, tùy vào từng trường hợp cụ thể để áp dụng khung và mức phạt phù hợp. Bên cạnh đó, cần thực hiện các biện pháp khắc phục theo quy định đối với từng trường hợp.
Mời các bạn xem thêm viết
- Ủy ban nhân dân cấp xã thuê dịch vụ làm kế toán có được không?
- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ không?
- Các trường hợp không phải nộp thuế nhà thầu 2022
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết Kế toán X tư vấn về “Thủ kho được kiêm làm kế toán công ty không?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Đội ngũ luật sư của Công ty Kế toán X luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc liên quan đến Công việc phải làm báo cáo thuế tháng, quý, đăng ký tạo chữ ký số, token, chữ ký điện tử, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp,… của bạn. Nếu có những vấn đề nào chưa rõ cần được tư vấn thêm quý độc giả hãy liên hệ ngay tới hotline 0833102102 để được các chuyên gia pháp lý của Kế toán X tư vấn trực tiếp.
Mời quý khách liên hệ đến hotline của Kế toán X hoặc liên hệ qua các kênh sau:
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 10 Quy chế Quản lý ấn chỉ Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 4281/QĐ-TCHQ năm 2016 quy định như sau:
Yêu cầu về kho ấn chỉ và thủ kho ấn chỉ
2. Yêu cầu về thủ kho ấn chỉ:
a) Cơ quan Hải quan các cấp phải có thủ kho ấn chỉ. Nghiêm cấm thủ kho làm kiêm nhiệm công tác kế toán ấn chỉ, kế toán tiền thuế, trực tiếp quản lý thu thuế, phí, lệ phí…
b) Thủ kho ấn chỉ là người trực tiếp quản lý ấn chỉ trong kho nên phải nghiêm chỉnh chấp hành và nhắc nhở những người khác làm đầy đủ những điều quy định trong nội quy kho.
c) Thủ kho không được cấp phát ấn chỉ khi không có chứng từ hợp lệ và không được tự ý sửa chữa số liệu ghi trên chứng từ do người nhận xuất trình.
Theo đó, nghiêm cấm thủ kho ấn chỉ Hải quan làm kiêm nhiệm công tác kế toán ấn chỉ, kế toán tiền thuế, trực tiếp quản lý thu thuế, phí, lệ phí…
Theo quy định tại Điều 52 Luật Kế toán 2015 và Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì những người không được làm kế toán bao gồm:
– Người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc.
– Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.
– Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc hoặc tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc hoặc phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính – kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán, trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
– Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Đồng thời, Khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
24. Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.”
Như vậy, giám đốc công ty sẽ không được kiêm kế toán trừ các trường hợp sau:
– Doanh nghiệp tư nhân;
– Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu;
– Các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật.
