Nhiều trường hợp các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử cần phải hủy hóa đơn điện tử vì một số lí do. Tuy nhiên, việc hủy hóa đơn điện tử cần phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn khi thực hiện Phương pháp hủy hóa đơn điện tử trên TB03. Để nắm rõ hơn về Phương pháp hủy hóa đơn điện tử trên TB03, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Kế toán X nhé.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Cần tiến hành hủy hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào?
Theo quy định của pháp luật, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, các tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Trường hợp thứ nhất: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.
- Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Đối với cả hai trường hợp trên, ngoài việc cần tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử có sai sót thì các đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp còn phải lập cả hóa đơn điện tử thay thế.
Ngoài ra, với các trường hợp sai sót khác, các công ty, doanh nghiệp không tiến hành hủy hóa đơn mà sẽ xử lý theo cách khác, đúng như quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Yêu cầu khi hủy hóa đơn điện tử
Nhằm đảm bảo thực hiện hủy hóa đơn điện tử đúng cách, khi tiến hành hủy cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán, có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
- Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
- Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
Quy trình hủy hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử
- Cần lập biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử.
- Trong biên bản hủy hóa đơn điện tử này, cần ghi rõ nội dung sót sót và nội dung điều chỉnh lại cho đúng.
- Lưu ý: biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên mua và bán.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập
- Các thao tác để hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Trước tiên, cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng để khai báo thông tin “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
- Tiếp đó, lưu “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” rồi xuất ra file XML, file này sẽ dùng cho vào hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử để gửi tới cơ quan Thuế có thẩm quyền.
- Sau khi đã hoàn tất hồ sơ và gửi đi, nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
- Cuối cùng, khi đã thực hiện phương pháp hủy hóa đơn điện tử ở 02 bước trên, để hoàn tất việc hủy, cần lập hóa đơn điện tử thay thế.
- Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.
Cách ghi Thông báo hủy hóa đơn điện tử TB03
Trong Thông báo hủy hóa đơn điện tử TB03, doanh nghiệp cần lưu ý ghi chính xác các thông tin quan trọng như sau:
– Nêu phương thức hủy hóa đơn
– Điền “Thực hiện hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử”
– Nêu thời gian thông báo hủy hóa đơn
– Nêu chi tiết Mã hóa đơn, loại hóa đơn, chi tiết mẫu số và ký hiệu hóa đơn
– Điền ngày lập thông báo
Hướng dẫn Phương pháp hủy hóa đơn điện tử TB03/AC trên HTKK
Các bước hủy hóa đơn điện tử trên TB03 trên HTKK được thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK, chọn mục Hóa đơn, chọn tiếp “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB03/AC)”
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin trên tờ khai TB03/AC
Bước 3: Kết xuất file dưới dạng xml
Bước 4: Nộp mẫu TB03/AC trên trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp đăng nhập trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ để nộp mẫu TB03/AC
- Vào mục “Đăng ký tờ khai” để thực hiện đăng ký mẫu TB03/AC trước khi nộp
- Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp vào mục “Nộp tờ khai XML” và tải file lên như nộp các tờ khai thông thường khác.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Phương pháp hủy hóa đơn điện tử trên TB03 năm 2022″. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu, làm thủ tục chốt thuế chuyển quận , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử ..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Điều 15. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
…
3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.
…”
Như vậy, hiện tại không thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử được nữa và phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng.
Thủ tục hủy hóa đơn gồm những bước sau đây:
– Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
– Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức).
– Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Lưu ý, đối với hộ, cá nhân kinh doanh giải thể sẽ không cần phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
Về hồ sơ hủy hóa đơn điện tử khi công ty giải thể, thành phần hồ sơ sẽ bao gồm:
– Biên bản hủy hóa đơn;
– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy gồm: tên, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Những nội dung cần đưa ra trong thông báo này sẽ gồm: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số…đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy
Hồ sơ hủy hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
