Thủ tục hủy hóa đơn điện tử là thủ tục do người bán hoặc cơ quan thuế thực hiện để làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử có thể thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy phương pháp và cách thức hủy hóa đơn điện tử khi không sử dụng được thực hiện như thế nào? Nếu không hủy hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt ra sao? Bài viết dưới đây của Kế toán X sẽ giúp bạn đọc và doanh nghiệp có câu trả lời về vấn đề này. Mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết rõ hơn về vấn đề đang quan tâm.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thế nào là hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn?
Để thực hiện thủ tục hủy hoặc tiêu hóa hóa đơn cần phải hiểu rõ thế nào là hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy.
Hủy hóa đơn là gì?
Hủy hóa đơn được quy định rõ tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”.
Tiêu hủy hóa đơn là gì?
Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích tiêu hủy hóa đơn như sau:
“11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”.
Từ quy định như trên có thể thấy hủy và tiêu hủy hóa đơn có sự khác nhau về bản chất, đó là:
- Khi hủy hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng (áp dụng khi hủy đơn có sai sót theo quy định).
- Khi tiêu hủy hóa đơn thì hóa đơn đó không còn “tồn tại” trên hệ thống nếu là hóa đơn điện tử hoặc không còn tồn tại trên thực tế nếu là hóa đơn giấy.
Theo quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngay sau khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được Cơ quan thuế chấp thuận thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định cũ trước đây và hủy hóa đơn giấy còn tồn.
Phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi không sử dụng
Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện theo Điều 27 Nghị định 123 như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử cũ đang sử dụng, doanh nghiệp thực hiện liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử của mình để hỗ trợ thủ tục ngừng trên phần mềm để tránh việc phát sinh việc vẫn phát hành xuất hóa đơn sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng trên phần mềm
- Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử, chọn “Thông báo phát hành/Hủy”.
- Tích chọn dải số phát hành chọn “Hủy số” và “Ghi”. Sau khi thực hiện hủy dải số thì trên phần mềm, đơn vị truy cập trang thuedientu.gdt.gov.vn nộp tờ khai TB03/AC hủy hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế.
- Phương pháp hủy hóa đơn điện tử
- Khi gửi thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC đến cơ quan thuế, doanh nghiệp cần phải ghi đầy đủ thông tin tại chỉ tiêu “ Phương pháp hủy hóa đơn”
- Đối với hóa đơn giấy ghi: Cắt góc
- Đối với hóa đơn điện tử theo quy định trước đây ghi: Hủy điện tử
- Đối với hóa đơn tự in ghi: Hủy trên phần mềm
Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ còn tồn như sau:
- Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp liên hệ với bên cung cấp hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng trước đó để yêu cầu thực hiện thủ tục hủy các HĐĐT mẫu cũ còn tồn mà doanh nghiệp chưa sử dụng.
- Theo quy định tại thông tư 78, đơn vị đang cung cấp phần mềm HĐĐT cho doanh nghiệp có trách nhiệm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện bước này.
- Bước 2: Doanh nghiệp làm thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC
- Sau khi hủy HĐĐT theo mẫu cũ thành công, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy còn tồn – Mẫu TB03/AC và gửi về cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành bước này trong vòng 5 ngày kể từ ngày hủy hóa đơn thành công.
- Bước 3: Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu mới của Thông tư 78
Hiện nay, các tổ chức cung cấp HĐĐT đều hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi miễn phí; các hóa đơn cũ còn tồn chưa sử dụng cũng sẽ được chuyển sang dạng hóa đơn mới theo TT78 mà không mất phí.
Lưu ý: Sau khi đã chuyển sang HĐĐT mẫu mới, doanh nghiệp không được phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu cũ nữa
(Chú ý: Không được phát hành hóa đơn điện tử cũ sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Cách ghi Thông báo hủy hóa đơn điện tử Tb03/AC
Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03AC
Mẫu TB03/AC – Thông báo kết quả Hủy hóa đơn
Trong mẫu TB03/AC, doanh nghiệp cần lưu ý ghi chính xác các thông tin quan trọng sau:
- Nêu phương thức hủy hóa đơn
- Nếu là hóa đơn giấy: cắt góc, xé nhỏ hoặc đốt
- Nếu là hóa đơn điện tử mẫu cũ: điề “Thực hiện hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử”
- Nêu thời gian thông báo hủy hóa đơn
- Nêu chi tiết Mã hóa đơn, loại hóa đơn, chi tiết mẫu số và ký hiệu hóa đơn
- Điền ngày lập thông báo
Hướng dẫn Phương pháp hủy hóa đơn điện tử TB03/AC trên HTKK
Các bước hủy hóa đơn điện tử TB03/AC trên HTKK thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK, chọn mục Hóa đơn, chọn tiếp “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB03/AC)”
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin trên tờ khai TB03/AC theo hướng dẫn tại mục 3
Bước 3: Kết xuất file dưới dạng xml
Bước 4: Nộp mẫu TB03/AC trên trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp đăng nhập trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ để nộp mẫu TB03/AC
Vào mục “Đăng ký tờ khai” để thực hiện đăng ký mẫu TB03/AC trước khi nộp
Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp vào mục “Nộp tờ khai XML” và tải file lên như nộp các tờ khai thông thường khác.
Không hủy hóa đơn theo quy định thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý như thế nào?
Căn cứ theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn như sau:
- Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
- Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
- Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.”
Và căn cứ theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ như sau: - Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định này.”
Như vậy có thể thấy tùy thuộc vào thời hạn chậm trễ trong việc tiêu hủy hóa đơn bao nhiêu ngày thì sẽ có mức xử lý vi phạm hành chính tương đương và mức xử phạt quy định tại Điều 27 là đối với cá nhân nên trong trường hợp của bạn là doanh nghiệp thì mức phạt sẽ gấp 2 lần quy định trên.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Phương pháp hủy hóa đơn điện tử không sử dụng năm 2022 “. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức và vận dụng những kiến thức đã tìm hiểu để áp dụng vào thực tế đời sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký hóa đơn điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, nộp thuế tndn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc, hạch toán thuế độc lập, thủ tục miễn thuế thu nhập cá nhân khi bán nhà, hạch toán thuế phụ thuộc, hạch toán thuế độc lập, bảo hiểm cho người lao động, nộp thuế tndn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc, thủ tục hoàn thuế giá trị gia tăng, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833.102.102.
Mời bạn xem thêm:
- Các chứng chỉ hành nghề kế toán năm 2022
- Khai thuế, tính thuế trực tiếp của nhà cung cấp ở nước ngoài được quy định thế nào?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
- Các trường hợp không phải nộp thuế nhà thầu 2022
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử gồm các loại:
+Hóa đơn xuất khẩu
+Hóa đơn giá trị gia tăng
+Hóa đơn bán hàng
+Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
+Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan
Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Doanh nghiệp có thể đăng ký các ký hiệu hóa đơn khác nhau cho từng cơ sở, đối với từng ký hiệu khi lập hóa đơn phải tăng từ số nhỏ đến số lớn.
