Phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 78 như thế nào?

Thông tư 78 là thông tư mới nhất quy định về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, việc phát hành hóa đơn điện tử cũng sẽ có một số thay đổi. Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ được cách phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 78 như thế nào? Để hiểu rõ hơn về Phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 78, hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 78/2021/TT-BTC
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quy trình phát hành Hóa đơn điện tử bao gồm 03 bước: Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; Khởi tạo Hóa đơn điện tử; Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng. Cụ thể như sau:

Thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị cần làm thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu và dải số hóa đơn đăng ký. Tuy nhiên, theo quy định mới tại hông tư 78/2021/TT-BTC, đơn vị chỉ cần đăng ký sử dụng theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm NĐ 123/2020/NĐ-CP).

Dù sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của CQT, đơn vị cũng cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ 2 trường hợp:

Trừ 02 trường hợp:

• Sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ; 

• Tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế

Quy trình đăng ký cho từng trường hợp như sau:

Bước 1: Từ tháng 11/2021, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo đến từng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh để Thông báo về thời điểm thực hiện chuyển đổi và các đơn vị phải có có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế hoặc người nộp thuế có thể chủ động nộp tờ khai đăng ký sử dụng.

Bước 2: Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế – Hệ thống hóa đơn điện tử. Việc nộp tờ khai sẽ được thực hiện trực tuyến, NNT không cần nộp bản giấy trực tiếp cho Cơ quan thuế.

Bước 3: Ngay sau khi doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký, Cơ quan Thuế sẽ có phản hồi bằng Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT là tiếp nhận hoặc không tiếp nhận.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kế từ ngày nhận tờ khai đăng ký, cơ quan thuế sẽ phản hồi theo mẫu Thông báo 01/TB-ĐKTĐ là chấp nhận hay không chấp nhận. Cơ quan Thuế sẽ gừi thông báo đến email theo địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Vì vậy người nộp thuế cần rà soát kỹ địa chỉ email để nhận được các thông tin của Cơ quan Thuế.

Bước 4: Kể từ thời điểm Cơ quan Thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 123/2020/NĐ- CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC và phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn).

Đồng thời, người nộp thuế thực hiện hủy hóa đơn theo quy định, gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC và báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26/AC đến Cơ quan Thuế theo hình thức điện tử.

Khởi tạo Hóa đơn điện tử như thế nào?

Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

 Đăng ký, nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

• Truy cập vào website: thuedientu.gdt.gov.vn. Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

• Tiếp đó, chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai;

• Sau đó tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục.

• Sau khi đã đăng ký xong các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách:

Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML” để nộp.

Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, Hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong một File Word.

– Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên  thuedientu.gdt.gov.vn. các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.

Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01- Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 02- Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

• Mẫu hóa đơn (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu: phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc);

• Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.

• Chữ ký số để ký điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Lập thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK

• Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn/ Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

• Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML” để gửi Thông báo phát hành lên cổng thông tin thuedientu.gdt.gov.vn

Để đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế cần phải khai hồ sơ đăng ký gồm 02 mẫu:

• Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01– Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ);

• Cam kết (Mẫu số: CK01/AC – Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ  Tài chính).

Sau khi nộp thủ tục đăng ký lên Cơ quan thuế, trong thời gian một ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo (Mẫu số 02 – Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ) cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Chú ý:  

• Sau khi nộp xong 02 ngày, các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

• Cách kiểm tra: Truy cập vào Website: https://thuedientu.gdt.gov.vn/Tracuu/Tokhai/Thongbaohoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 78 như thế nào?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầ , đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, các bước khôi phục mã số thuế cá nhân bị khoá, quyết toán thuế; hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính năm..… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102

Câu hỏi thường gặp