Hiện nay, hóa đơn giá trị gia tăng là một trong những loại hóa đơn được sử dụng rất phổ biến hằng ngày. Theo đó, hóa đơn giá trị gia tăng khi xuất ra thì cần phải đáp ứng các điều kiện và nguyên tắc theo quy định của pháp luật. Vậy theo quy định, Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức nào? Nội dung nào bắt buộc phải có trên hóa đơn giá trị gia tăng? Theo quy định, Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào? Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng điện tử ra sao? Cách xử lý khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng sai? Sau đây, Kế toán X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này và cung cấp những thông tin liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Luật Thuế giá trị gia tăng 2008
Khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng (hay được gọi phổ biến bằng cái tên“Hóa đơn đỏ”) thực chất là là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hành động này thường được nhắc đến bằng cụm từ “xuất hóa đơn”.
Loại hóa này theo mẫu do Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn thực hiện, áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức nào?
– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
Nội dung nào bắt buộc phải có trên hóa đơn giá trị gia tăng?
Hóa đơn giá tri gia tăng là một loại hóa đơn, chính vì vậy, các nội dung ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng phải bao gồm các nội dung bắt buộc như đối với một hóa đơn nói chung, được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Dưới đây là những nội dung bắt buộc của hóa đơn giá trị gia tăng:
1. Tên loại hóa đơn
Đây là tên của loại hóa đơn mà nhìn vào đó, khách hàng cũng như người mua có thể nhận diện được loại hóa đơn mình đang được sử dụng. Trường hợp hóa đơn còn được dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.
3. Tên liên hóa đơn
Đối với mỗi số hóa đơn thì có thể có nhiều liên. Tuy nhiên, mỗi số hóa đơn phải có ít nhất 2 liên trở lên nhưng đối đa không quá 9 liên. Trong đó:
+ Liên 1: Người bán lưu;
+ Liên 2: Giao cho người mua.
Đối với các liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.
4. Số thứ tự hóa đơn
Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
6. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
7. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.
8. Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
9. Tên tổ chức nhận in hóa đơn;
Lưu ý là đối với hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.
10. Hình thức thể hiện trên hóa đơn:
– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Lưu ý là trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
– Chữ số trên hóa đơn là các số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9;
Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào?
Khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng thì doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo những nội dung sau:
Thứ nhất: Đúng với các thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ hai: Để đảm bảo tính trung thực và chính xác, hóa đơn giá trị gia tăng không được tẩy xóa, sửa chữa.
Thứ ba: Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai. Lưu ý, hóa đơn không được sử dụng mực đỏ.
Thứ tư: Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
Thứ năm: Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng điện tử ra sao?
Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
– Tổng số tiền thanh toán.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì nội dung hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
Cách xử lý khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng sai
Trong trường hợp, hóa đơn đã xuất có sai xót, thì doanh nghiệp cần tiến hành xử lý, khắc phục sai xót đối với hóa đơn đó. Tùy từng trường hợp, việc xử lý hóa đơn có thể áp dụng các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điện tử đã xuất và đã được gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp có thể xử lý như sau:
Thứ nhất: Với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ khi có sai sót thì có thể tiến hành hủy hóa đơn. Tuy nhiên, việc hủy hóa đơn, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng sẽ chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của bên mua và bên bán.
Thứ hai: Với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, khi phát hiện sai sót cũng có thể hủy đơn nhưng cũng chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
Lưu ý rằng: Thời hạn có hiệu lực của việc hủy hóa đơn điện tử sẽ theo thời hạn mà các ben đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sau khi hủy hóa đơn, người bán thực hiện lập một hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua. Trên hóa đơn mới này phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày … tháng … năm”.
Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.
Đối với trường hợp, sau khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và nêu rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế hóa đơn bị sai sót. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử mới phải nêu rõ sai sót và nội dung điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…., ký hiệu….
Căn cứ vào hóa đơn điện tử mới, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Mời bạn xem thêm:
- Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân online
- Cách tính hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy định năm 2022
- Thủ tục miễn thuế thu nhập cá nhân khi bán nhà năm 2022
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như hạch toán thuế độc lập, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đóng mã số thuế cho doanh nghiệp, đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X.
Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định, khi trên hóa đơn có ngày ký khác với ngày lập hóa đơn điện tử thì bạn sẽ kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
Theo quy định, nội dung hóa đơn điện tử vẫn có thể để trống tiêu thức đơn vị tính, số lượng và đơn giá trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể, nếu tổ chức kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”. Tiêu thức số lượng và đơn giá bắt buộc phải ghi.
Theo Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
