Hiện nay, hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến và tại Nghị định 123/2022/NĐ-CP cũng đã quy định về thời điểm xuất hóa đơn điển tử như thế nào cho đúng. Ngoài ra về vấn đề xuất hóa đơn điện tử năm 2022 cần tuân thủ các nguyên tắc đúng theo quy định hiện hành. Vậy Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử năm 2022 là gì? Mời bạn cùng Kế toán X tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thế nào là hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định rõ tại điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”
Khi nào được xuất hóa đơn điện tử?
Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:
Tại Điều 4 quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:
“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này…”.
Tại Điều 13 quy định về áp dụng hóa đơn điện từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
“… 3. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý như sau:
… c) Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn GTGT điện tử.
Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu…”.
Cách xuất hóa đơn điện tử theo quy định
Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cơ bản
Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cơ bản trên phần mềm VIN-HOADON:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm VIN-HOADON.
Bước 2: Vào mục Hóa đơn, chọn Lập hóa đơn mới.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn.
Bước 4: Chọn Lưu tạm.
Bước 5: Chọn hóa đơn vừa tạo, nhập email gửi hóa đơn nháp qua cho khách hàng kiểm tra lại thông tin và chọn Gửi HD nháp. Nếu khách hàng yêu cầu sửa lại, nhấn chọn nút Chỉnh sửa để sửa hóa đơn nháp.
Bước 6: Chọn Xem hóa đơn và nhấn chọn Ký để ký hóa đơn (Lưu ý: không có Token thì không ký được hóa đơn).
Bước 7: Sau khi ký thành công thì nhấn F5 để kiểm tra xem cơ quan thuế đã cấp mã cho hóa đơn đó hay chưa.
Theo dõi chi tiết hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 tại đây.
Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn thay thế
Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm VIN-HOADON:
Bước 1: Chọn Thay thế tại mục Hành động của hóa đơn cần thay thế.
Bước 2: Nhập thông tin Số biên bản hủy, Ngày biên bản hủy và chọn Tạo mới (Lưu ý: Số biên bản hủy do người chọn tùy chọn). Hệ thống sẽ hiển thị Biên bản hủy hóa đơn để người dùng bổ sung các thông tin, rồi nhấn chọn Lưu biên bản.
Bước 3: Nhập lại thông tin hàng hóa và chọn Ký hóa đơn.
Bước 4: Vào mục Xử lý hóa đơn để chọn Quản lý hóa đơn sai sót.
Bước 5: Chọn loại Thông báo và Thông tin hóa đơn, sau đó, chọn Lưu.
Bước 6: Gửi thông báo đến cơ quan Thuế.
Theo dõi chi tiết hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử thay thế theo Thông tư 78 tại đây.
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử năm 2022
Khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, 3 nguyên tắc quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý, đó là:
- Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
- Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
- Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai
Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
Trong quá trình sản xuất, phân phối, tiêu dùng và cung ứng hàng hóa, dịch vụ, phần thuế làm tăng thêm giá trị sản phẩm sẽ được ghi vào loại hóa đơn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng và đóng vào Ngân sách Nhà nước.
Những nguyên tắc cần phải tuân thủ khi thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng, đó là:
- Phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên nội dung hóa đơn;
- Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng đã được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền;
- Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn;
- Phải ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn;
- Phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung trong hóa đơn điện tử: danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu,…
Các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ những thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
- Số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có);
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
Cách xử lý các hóa đơn điện tử bị xuất sai
Có 3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện có sai sót:
- Hủy bỏ hóa đơn
- Điều chỉnh hóa đơn
- Thay thế hóa đơn
Người dùng sẽ thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử bị xuất sai, đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao hàng nhưng chưa kê khai thuế. Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy.
- Lưu ý: Trên hóa đơn được xuất lại, phải có dòng chữ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi.
Với trường hợp điều chỉnh hóa đơn, cách này sẽ được áp dụng khi hóa đơn điện tử bị xuất sai, đã gửi cho người mua và thực hiện kê khai thuế. Cả hai bên tiến hành làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót và ký.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử năm 2022 là gì?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký hóa đơn điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, giấy ủy quyền quyết toán thuế tncn, quyết toán thuế tncn online, chốt thuế chuyển quận .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Mời bạn xem thêm:
- Các chứng chỉ hành nghề kế toán năm 2022
- Khai thuế, tính thuế trực tiếp của nhà cung cấp ở nước ngoài được quy định thế nào?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
- Xuất nhập khẩu tại chỗ có chịu thuế nhà thầu không?
Câu hỏi thường gặp
Đối với công chức thuế
a) Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;
b) Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
c) Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.
Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan
a) Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
c) Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.
Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
