Vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, các chứng từ thu phí, lệ phí do cơ quan thuế đặt in hoặc tự in bị mất, cháy, hỏng không sử dụng được. Vậy trường hợp này sẽ được xử lý ra sao? Bài viết dưới đây của Kế toán X sẽ trình bày cách xử lý khi mất biên lai thu phí, lệ phí đã sử dụng.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Mất biên lai thu phí, lệ phí đã sử dụng phải làm thế nào?
Xử lý biên lai đặt in, tự in trong trường hợp mất, cháy, hỏng được quy định tại Điều 40 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
Trường hợp phát hiện mất cháy hỏng khi đã lập hoặc chưa lập biên lai
Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí nếu phát hiện mất, cháy, hỏng biên lai đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp với nội dung như sau:
- Tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng biên lai
- Mã số thuế, địa chỉ; căn cứ biên bản mất, cháy, hỏng
- Tên loại biên lai
- Ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai từ số… đến số…
- Số lượng biên lai bị mất, cháy, hỏng
- Liên biên lai
Thời gian nộp thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp: chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng biên lai.
Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Báo cáo về việc mất, cháy, hỏng biên lai thực hiện theo Mẫu số BC21/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trường hợp người nộp thuế, người nộp phí, lệ phí làm mất, cháy, hỏng chứng từ, biên lai
Trong trường hợp này người nộp thuế, người nộp phí, lệ phí được sử dụng bản chụp liên lưu tại tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, trên đó có xác nhận, đóng dấu (nếu có) của tổ chức thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính.
Do bị mất biên lai, chứng từ gốc, không thể đối chứng nên khi sử dụng liên lưu tại tổ chức thu thuế, phí, lệ phí thì các tổ chức này và người nộp chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng biên lai.
Đăng ký biên lai điện tử ở đâu?
Căn cứ Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định đăng ký sử dụng biên lai điện tử như sau:
1. Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo điểm b khoản 1 Điều 30 thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử của tổ chức thu các khoản phí, lệ phí và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này sau khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử để xác nhận việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử.
2. Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này tới các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.
3. Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều này phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử tại khoản 1 Điều này tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Định dạng chứng từ điện tử được quy định như thế nào?
Theo Điều 33 Nghị định này định dạng chứng từ điện tử được quy định như sau:
1. Định dạng biên lai điện tử:
Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:
a) Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);
b) Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
c) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này.
2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.
3. Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Kế toán X về vấn đề “Mất biên lai thu phí, lệ phí đã sử dụng phải làm thế nào?“. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trên có thể cho bạn thêm kiến thức về chứng chỉ kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và có thêm sự tư vấn về vấn đề trên cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như đăng ký hóa đơn điện tử, cách phát hành hoá đơn điện tử, mẫu báo cáo tài chính năm, công việc phải làm báo cáo thuế tháng, tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử, đóng mã số thuế doanh nghiệp, dịch vụ đăng ký mã số thuế cá nhân .… hãy liên hệ đến đường dây nóng của Kế toán X, Liên hệ hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Khoản 3 Điều 78 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 quy định về thủ tục nộp tiền phạt vi phạm hành chính như sau:
Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính bị phạt tiền phải nộp tiền phạt một lần, trừ trường hợp quy định tại Điều 79 của Luật này.
Mọi trường hợp thu tiền phạt, người thu tiền phạt có trách nhiệm giao chứng từ thu tiền phạt cho cá nhân, tổ chức nộp tiền phạt.
Theo Khoản 1 Điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Có hiệu lực từ 1/7/2022) có quy định về lập lập biên lai như sau:
Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai, nếu ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng; tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước).
Theo Khoản 5 Điều 9 Thông tư 78/2021/TT-BTC (Có hiệu lực từ 01/07/2022) quy định về sử dụng biên lai, chứng từ, cụ thể:
1. Cục Thuế in, khởi tạo và phát hành biên lai thuế Mẫu CTT50 Phụ lục I.C ban hành kèm theo Thông tư này theo hình thức đặt in, tự in, điện tử để sử dụng thu thuế, phí, lệ phí đối với hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai và thu nợ đối với hộ khoán, thu thuế sử dụng đất nông nghiệp, phi nông nghiệp đối với hộ gia đình, cá nhân.
2. Tiêu chí xác định địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai thuế: Căn cứ tình hình thực tế quản lý tại địa bàn Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực có trách nhiệm xác định và cập nhật Danh sách địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai thuế trình Cục Thuế phê duyệt. Những địa bàn được sử dụng biên lai thuế là địa bàn đáp ứng đồng thời 03 điều kiện: không có điểm thu, chưa thực hiện ủy nhiệm thu thuế và thuộc địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn theo quy định về đơn vị hành chính cấp xã thuộc vùng khó khăn.
3. Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế, trường hợp tổ chức có nhu cầu sử dụng các loại chứng từ khác theo quy định tại khoản 2 Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức có văn bản gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để được chấp thuận, thực hiện.
4. Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức có văn bản gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để được chấp thuận, thực hiện.
